小强升职记-2

◎ 虽然尽职尽责地写营销策略、制作销售汇总表，但是仍然会被客户投诉和被老总训斥，说明你没有抓住重点，没有解决掉最紧迫的事情。◎ 在写博客和上网聊天的过程中很多事情被拖延了，比如应该进行的客户安抚工作。“如果你能在周一就去安抚客户并且好好款待客户的话，那么上司的训斥和第二次拜访就不会发生；如果你能利用下午的时间好好地分析一下目前的销售状况，那你的报表和分析报告将比现在强10倍；如果你能腾出一些时间和有经验的同事多进行一些深入交流的话，你的销售技巧将出类拔萃。”“嗯……”小强这会儿已经听呆了，停顿一下才说：“我现在才知道，我的日子过得有多浑浑噩噩，所以才把工作做得一团糟，真是惭愧……我一定要好好跟您学学。您快告诉我，有哪些方法能够帮助我提高工作效率。”“这个问题一言难尽，简单地说，你需要学习时间管理。”“时间管理？”小强升职记 第一部分 神奇的时间日志（3）“就是说学会安排和利用自己的时间，在合适的时间做合适的事。”“哦……”小强若有所悟，他确实觉得自己在利用时间方面太随意，想起什么就做什么，所以很容易浪费时间，做事情的效果也不好，“就像老板管理员工一样，把自己的所有时间都管理起来，让它们高效运转，是吗？”“提高效率只是时间管理的一个方面。你想想，如果你在一条错误的路上飞奔，那会怎样？”“会离目标越来越远。我明白了，不仅要效率高，还要方向正确才行。”“对。水流的方向是由渠道决定的，没有渠道的水只会向四面八方渗透，然后干枯在土地之中，永远也到不了大海。时间也是一样，如果不给它合适的渠道，它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了掌握自己的渠道，让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。”“这个比喻很有意思。时间的‘渠道’具体怎么讲呢？”“就是我们在使用时间方面养成的习惯。比如说我们在工作中经常需要判断：哪些事情是重要的，哪些是不重要的；哪些事情是紧急的，哪些是不紧急的，等等。我们通过这些判断来决定先做什么事，再做什么事；哪些事情上多花一些时间，哪些事情上少花一些时间。这就是我们习惯的使用时间的方式。”“听起来有点深奥，但我很感兴趣。”“其实也不是那么难，以后我慢慢给你讲你就明白了。”“谢谢你，老付！我感觉我就要开始一种新的生活了，就从学习时间管理开始。”小强坚定地说。“这是个很好的开始。加油！”老付高兴地说。“哦，对了，我可以先叫你一些提高工作效率的小窍门，你先试试。”过了一会儿，老付突然想起来。“好啊好啊！洗耳恭听。”小强充满期待地说。老付的话：提高工作效率的方法1．找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。2. 回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的分析材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。3. 看新闻用RSS。现在很多网站包括搜狐在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL，更重要的是RSS广告很少，也没有铺天盖地的超链接，能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是靠罗盘在大海里航行，方向始终掌握在自己的手中。4. 减少检查邮件的次数。每天两次足够了，并且应该注意，往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此，应该找些事做来分散自己的注意力。5.能休息的时候尽量休息。有午休时间的人是幸运的。一般情况下，在休息时间我会设置一个闹铃，时间定为半小时，在这半小时中脑子里什么都不想，好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。“太感谢你了，老付！我先记下来，从明天开始，我就按照你说的办，我一定要改变效率低下的现状！”小强利用老付教给他的方法，给自己的一天划定了几个时段，他规定自己一定要按照这个准则来度过每个工作日。结果发现这方法确实管用，让他可以随时掌握自己一个小时之前做了什么、现在正在做什么、一会儿应该做什么。这样一来，他感觉头脑清晰多了，工作效率也提高了一些。下面是小强的时间段规划：小强的每日时间段规划当然，这个时段的划分只是相对的。比如说，9：00—10：00应该是工作时段，但如果这段时间内有一些其他事情的打扰，那就另当别论了。也就是说，如何处理临时突发事件呢？别急，小强后来也碰到过类似的问题，到时候看看老付是如何建议他的。小强升职记 第一部分 小强第一次思考人生：找到自己的价值观四、找到自己的价值观以前小强最讨厌见的人就是老付，倒不是对老付本人有什么成见，主要是每次见到老付他总会询问项目进展情况、布置新的任务等，让小强觉得很烦。用小强自己的话说就是：“整天跟催命鬼似的，感觉上辈子欠他的一样。”现在的小强却像老付的“粉丝”一样，心里对老付崇拜得五体投地。但是白天在办公室他还不敢太张扬，那感觉就像是自己搞到了一张心中偶像的演唱会门票，想要告诉所有人，又怕有人将自己手里宝贵的门票抢走一样。两周前，老付帮他找到时间黑洞和高效时段之后，就出差去了上海。在这段时间内，小强通过记录时间日志不断地优化自己的时间安排技巧，但是有一个问题还是令他非常地迷惑：如何将最重要的事安排在自己的最高效时段。其实这个问题的关键就是：什么是最重要的事？小强等不及老付回来就给他发了一封E-mail，内容只有一行字：最高效的时段应安排最重要的事，但什么才是最重要的事？在第二天的早晨9点，小强收到了老付的回信——这是老付的处理邮件时段——也只有一行字：你的价值观在哪里？小强一下懵了：什么是价值观？虽然每天都有人提起人生观、价值观、世界观，但是它们具体指什么，却很少有人说清楚。小强赶紧上网搜索。所谓价值观是指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。“这样看来，需要先找到自己的价值观，然后才能根据价值观对人、事、物作出评估，最后才能决定什么是最重要的事，以及它们值得我花费多少时间。但是我的价值观究竟是什么呢？我平时是以什么为标准来评判事情对我是不是重要，以及哪件事情更加重要的呢？糟糕，我以前一定是有一个标准的，但是现在我怎么忘得一干二净了呢？不行，还是写E-mail问问老付吧。”小强下班后没有离开办公室。即使老付不在，他仍然将这个时间段留给自己去思考关于“成长”的问题。小强升职记 第一部分 价值观没有对错仍然是第二天一大早，老付的E-mail如约而至：Hi，小强:你的记忆力并没有问题，你不用为此感到难堪，因为价值观不在你的记忆系统里，它在你的经验中。我们要做的，也不是从你的记忆中苦苦搜索，而是从你的经验中去提炼。你让我想到了一个故事：有一个老人，留着一把花白的大胡子。有一天，邻家小孩问他，你这么长的胡子，晚上睡觉的时候，是把它放在被子里面呢还是放在被子外面呢？ 老人竟一时答不上来。晚上睡觉的时候，老人想起了小孩问他的话。他先把胡子放在被子外面，感觉很不舒服；他又把胡子拿到被子里面，仍然觉得很难受。就这样，老人一会儿把胡子拿出来，一会儿又把胡子放进去，折腾了一个晚上，他始终想不出来，过去睡觉的时候胡子是怎么放的。你虽然说不出来你的价值观是什么，但是过去你的的确确是按照自己的价值观进行评估和取舍的，所以请你不要着急，它就在那里，没有消失，我会和你一起提炼出你的价值观的。价值观就像我刚才说过的那样没有对错之分，每个人在自己的人生路上都有自己的走法：第一种人，拿着地图走路，这样的人喜欢在做一件事情之前先做好详细的计划，然后按照自己的计划去办事。第二种人，看着路牌走路，这样的人喜欢走一步看一步，每到一个十字路口，都要选择一次方向，最终走向哪里，自己都不知道。第三种人，顺着方向走路，这样的人只选择一个大方向，然后就朝着这个方向努力，架桥过河，披荆斩棘，靠一个信念坚定地走下去。你能说哪一种走法是错的吗？建筑设计师是第一种人，科研人员是第二种人，创业者是第三种人。问题是，你是哪种人？你愿意做哪种人？小强看到老付的E-mail后思考了很久。他现在太需要一位人生的导师了，自参加工作以来，整天都是浑浑噩噩的。到底自己追求的是什么？每天工作是为了什么？什么样的人生才有意义？小强第一次站在一个更高的位置上审视自己，第一次思考关于人生规划、职业规划的问题，好在他还有老付，这个拉着他向前走的老付。小强立刻写了一封感情真切的E-mail给老付，请求分享他的价值观。小强升职记 第一部分 如何找到自己的职业价值观（1）老付的回复：通过你的E-mail我看到你已经在思考你的个人价值和社会价值，这非常不错。每一个在职场上成功的人，都是与自己竞赛的胜利者，都是职业生涯的规划者，都是人生规划的实践者。既然你要我分享自己的价值观，那好，我就和你分享一下我的职业价值观，它是价值观在工作中的具体体现。1.管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。2.成就感：工作的目的和价值在于不断创新，不断取得成就，不断得到领导与同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。3.社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。当我找到了自己的职业价值观之后，在处理工作中的事务时就得心应手多了，比如有这么两件事情同时向我扑来，我如何决定它们的优先级呢？一件事情是解决一个公司所有人都没有办法搞定的技术难题，另一件事情是主持一个新项目的管理工作。如果按照我现在的价值观来看，管理肯定是在第一位的，因此我会选择主持新的项目；如果放到10年前，那时候我的价值观和现在不一样，我会更加注重成就感，因此我会充满激情地投入到技术攻关中去。你从这个小例子中得到了什么启示吗？小强可不是泛泛之辈，他给老付回信：你是想告诉我：价值观是有可能由于经验的积累、环境的变更而不断调整的，对吗？我很羡慕你有这么明确的职业价值观，我的价值观还在和我捉迷藏，你能帮我找到自己的职业价值观吗？第二天一早，老付的E-mail如约而至：其实想找出自己的价值观并非难事，我自己的价值观也是根据一份《职业价值观自测量表》得来的，我把它转发给你，当你完成这份测量表的时候，你的价值观也就展现在你的面前了。职业价值观自测量表说明：下面有52道题目，每个题目都有5个备选答案，请根据自己的实际情况或想法，在题目后面圈出相应字母，每题只能选择一个答案。通过测验，你可以大致了解自己的职业价值观念倾向。A——非常重要B——比较重要C——一般D——较不重要E——很不重要1. 你的工作必须经常解决新的问题。 A B C D E2. 你的工作能为社会福利带来看得见的效果。 A B C D E3. 你的工作奖金很高。 A B C D E4. 你的工作内容经常变换。 A B C D E5. 你能在你的工作范围内自由发挥。 A B C D E6. 工作能使你的同学、朋友非常羡慕你。 A B C D E7. 工作带有艺术性。 A B C D E8. 你的工作能使人感觉到你是团体中的一份子。 A B C D E9. 不论你怎么干，你总能和大多数人一样晋级和涨工资。A B C D E10. 你的工作使你有可能经常变换工作地点、场所或方式。A B C D E11. 在工作中你能接触到各种不同的人。 A B C D E12. 你的工作上下班时间比较随便、自由。 A B C D E13. 你的工作使你不断获得成功的感觉。 A B C D E14. 你的工作赋予你高于别人的权力。 A B C D E15. 在工作中，你能试行一些自己的新想法。 A B C D E16. 在工作中你不会因为身体或能力等因素，被人瞧不起。A B C D E17. 你能从工作的成果中，知道自己做得不错。 A B C D E18. 你的工作经常要外出，参加各种集会和活动。 A B C D E19. 只要你干上这份工作，就不再被调到其他意想不到的单位和工种上去。A B C D E20. 你的工作能使世界更美丽。 A B C D E21. 在你的工作中，不会有人常来打扰你。 A B C D E22. 只要努力，你的工资会高于其他同年龄的人，升级或涨工资的可能性比干其他工作大得多。 A B C D E小强升职记 第一部分 如何找到自己的职业价值观（2）23. 你的工作是一项对智力的挑战。 A B C D E24. 你的工作要求你把一些事物管理得井井有条。 A B C D E25. 你的工作单位有舒适的休息室、更衣室、浴室及其他设备。A B C D E26. 你的工作让你有可能结识各行各业的知名人物。 A B C D E27. 在你的工作中，能和同事建立良好的关系。 A B C D E28. 在别人眼中，你的工作是很重要的。 A B C D E29. 在工作中你经常接触到新鲜的事物。 A B C D E30. 你的工作使你能常常帮助别人。 A B C D E31. 你在工作单位中，有可能经常变换工作。 A B C D E32. 你的作风使你被别人尊重。 A B C D E33. 同事和领导人品较好，相处比较随便。 A B C D E34. 你的工作会使许多人认识你。 A B C D E35. 你的工作场所很好，比如有适度的灯光，安静、清洁的工作环境，甚至恒温、恒湿等优越的条件。 A B C D E36. 在工作中，你为他人服务，使他人感到很满意，你自己也很高兴。A B C D E37. 你的工作需要计划和组织别人的工作。 A B C D E38. 你的工作需要敏锐的思考。 A B C D E39. 你的工作可以使你获得较多的额外收入，比如：常发实物、常购买打折扣的商品、常发商品的提货券、有机会购买进口货等。 A B C D E40. 在工作中你是不受别人差遣的。 A B C D E41. 你的工作结果应该是一种艺术而不是一般的产品。A B C D E42. 在工作中不必担心会因为所做的事情领导不满意，而受到训斥或经济惩罚。A B C D E43. 在你的工作中能和领导有融洽的关系。 A B C D E44. 你可以看见你努力工作的成果。 A B C D E45. 在工作中常常要你提出许多新的想法。 A B C D E46. 由于你的工作，经常有许多人来感谢你。 A B C D E47. 你的工作成果常常能得到上级、同事或社会的肯定。A B C D E48. 在工作中，你可能做一个负责人，虽然可能只领导很少几个人，你信奉“宁做兵头，不做将尾”的俗语。 A B C D E49. 你从事的那种工作，经常在报刊、电视中被提到，因而在人们的心目中很有地位。A B C D E50. 你的工作有数量可观的夜班费、加班费、保健费或营养费等。A B C D E51. 你的工作比较轻松，精神上也不紧张。 A B C D E52. 你的工作需要和影视、戏剧、音乐、美术、文学等艺术打交道。A B C D E评分与评价：上面的52道题分别代表13项工作价值观。每圈一个A得5分、B得4分、C得3分、D得2分、E得1分。请你根据下面《评价表》中每一项前面的题号，计算一下每一项的得分总数，并把它填在每一项的得分栏上。然后在表格下面依次列出得分最高和最低的三项。如果你身边的同事也愿意做这样的职业价值观测试的话，你会发现一个非常奇妙的现象：平常和你关系比较密切的同事，他们得分最高的三项和你是差不多的，关系比较疏远的同事则恰恰相反。这说明什么？说明价值观是我们看不见的触角，当你和其他人接触的时候，总是会先用触角感应一下对方是否和你是一类人。当然，对于这些你可能一无所知，但是你确实在这么做！今后在你挑选自己的伙伴或者合作者时，不妨先考虑一下对方的价值观是否和自己相符。小强，我希望你能明确地把握自己的价值观，因为它是影响你一生的关键因素。在你找出你的价值观之后，将它们写在一张卡片上，这样你就可以不断地巩固、修正它。将卡片放在你抬眼可见的位置，这很重要。小强升职记 第二部分 打通“任督二脉”之后：传说中的“四象限法则”第二章 让种子发芽种子要发芽，需要种子的内在力量的努力。这个过程也许艰难，但一定要坚持下去。让种子的生命力迸发，让成长的过程持续下去！你了解了自己的时间使用状况，下定决心要学习时间管理，并找到了自己的职业价值观后，现在勇敢地开始时间管理的征程吧。本章要向“老付”学习一些关键的时间管理方法，包括：■“四象限法则”——帮助你判断事情的轻重缓急，并告诉你如何做出有针对性的处理。■时间投资法——看看你有多少时间资本，怎样让这些时间资本创造最大的价值。■衣柜整理法——这是时间管理的绝招，涉及时间管理的全部流程，将告诉你怎样为繁杂的工作事务分类，怎样将新的事务加入自己的工作清单并有效处理，等等。打通“任督二脉”之后一、传说中的“四象限法则”老付终于出差回来了。那是一个万里无云的下午，老付看着小强制作的精美的“价值观卡片”说：“看得出你在这玩意儿上下了不少工夫，确实够漂亮的。怎么样？已经一个多月了，你找到并确定好自己的价值观了吗？”“当然了，看，都按照你说的写在卡片上了。”小强得意地说。“很好，那我们今天可以继续讨论传说中的‘四象限法则’了！”“等等，老付，什么是‘四象限法则’？为什么是‘传说中的’？我都听晕了。”“呵呵，说它是‘传说中的’，是因为我们身边十个人里有八个人都知道‘四象限法则’，但是这八个人里没有一个能完全掌握并且很好地应用这个法则。”“难道我是那两个不幸者中的一个？老付，什么是‘四象限法则’啊？”“没关系，虽然你知道这个法则比别人晚，但是我可以保证你是比他们更早将这个法则应用到日常工作中的。呵呵，所谓‘四象限法则’，是由著名管理学家史蒂芬?科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论，把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。我在纸上画给你看。”时间管理四象限“我们平时遇到的事情都可以放到这四个象限里进行研究，是著名的‘四象限分析法’在时间管理上的著名应用，呵呵。那么为什么80%的人在工作中都不能很好地应用这个理论呢？那是因为他们虽然有了这本‘武林秘籍’，却不知道要练此功必先打通任督二脉，所以才导致他们无功而返，甚至走火入魔。”“那我的任督二脉打通了吗？”小强迫不及待地追问。“早已让老朽打通了，呵呵。”老付捋着下巴上根本不存在的长胡子。“所谓的‘任督二脉’，指的就是如何评估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的紧迫程度。还记得吗？在我出差的那段时间里我们一起找到了你的职业价值观，那就是你评估一件事情重要程度的标准，而紧迫程度则是任务的时间底线。那80%的人之所以在应用这套理论的时候失败，就是因为他们没有很好地解决这两个问题。我想问问你，假设你现在把一天的工作都分门别类地放到了这四个象限里，你会将自己的精力放在哪个象限上呢？”“嗯，让我想想，如果是我的话，我会将精力放在第一象限和第三象限上，因为他们都是最迫切需要解决的事情，是要立即去办的。”小强略微思考后说。“这个答案值得商榷，大部分的低效管理者都选择了和你一样的答案。他们天天在处理火烧眉毛的事情，就像是救火队员一般，那边出事了，就赶紧跑过去应付；这边出事了又立即赶回来处理。同时他们竟然还从这‘忙碌’中产生了一种‘成就感’，真是让人啼笑皆非。这些事情是需要立即去办的没错，但是他们并不值得你投入太多的精力和时间。要知道，在一个错误的基础上，做再多正确的事情都是没用的。让我们来具体地分析一下四个象限吧。”第一象限：重要而且紧急。举例：处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情必须马上去做，否则后果将会非常严重。但是在你立即去做的同时你应该思考这样一个问题：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？第二象限：重要但不紧急。举例：编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。这些事情虽然看起来不紧急，但是我们却不能置之不理。如果你现在不重视它，它随时都会发展成重要而且紧急的事情，比如说，你已经发现了儿童牙刷这个细分市场还没有被竞争对手占领，但是你将制定针对这个市场的产品策略放在第二象限迟迟不处理，结果某一天你逛超市的时候发现，哇，竞争对手的儿童牙刷已经投放市场了。那么这个时候，制定产品策略的事情就转移到了第一象限，重要而且紧急。可见，对待这个象限的事情，即使没有立即去做的必要，也至少要做一份时间计划表。你可以思考这样一个问题：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？第三象限：不重要但紧急。举例：办公室里的突然来电、临时会议等。这个象限里的时间投入是相当可惜而且无奈的，忙了半天可能一点效果都没有，包括你在内的很多人都会被假象所迷惑，认为‘紧急’的就是‘重要’的。其实‘紧急’和‘重要’一点关系都没有。在这个象限，我们应该思考这个问题：我们如何尽量减少第三象限的事务？第四象限：不重要而且不紧急。举例：看无聊的电视节目、一个人闲逛等。这个象限里的事情都是用来打发时间的，仅仅当做前三个象限的调剂的话还说得过去，如果过多地沉迷于这个象限，我们的价值就会大打折扣。在这个象限，我们应该思考这个问题：我们在工作中是否有必要进入这个象限？小强升职记 第二部分 改造你的任务清单“前面是我对四个象限的介绍，那现在，小强啊，请你把这周做的所有事情写在这张白纸上。”“好的，幸亏我每天都记录下自己做的所有工作。”小强的一周事务清单1.临时参加技术研讨会2.帮助同事解决写程序时遇到的技术难题3.领导安排写一个项目说明文档4.对产品进行全面的测试5.看《火影忍者》连载漫画6.打若干用于沟通的电话7.编写产品销售策略8.通过网络收看NBA转播9.安抚愤怒的客户10.归档自己的所有重要文件11.和领导一起去参加产品推介会12.给办公室领A4打印纸13.解决产品出现的严重问题“你觉得现在可以把它们放入四个象限吗？”老付问。“好像……有些困难，有点儿老虎吃天，无处下口的感觉。”“是的，这也是几乎所有人遇到的问题，所以，我们要先对你的清单进行改造。你需要给你的清单多加上几个字段，他们分别是：重要程度，紧迫程度和优先级。具体的做法是：◎ 先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。◎ 再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。◎ 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”改造后的小强清单重要程度紧迫程度优先级临时参加技术研讨会不重要紧急高帮助同事解决写程序时遇到的技术难题不重要紧急低领导安排写一个项目说明文档不重要紧急中对产品进行全面测试重要不紧急高看《火影忍者》连载漫画不重要不紧急低打若干用于沟通的电话不重要紧急中编写产品销售策略重要不紧急高通过网络收看NBA转播不重要不紧急中