哈佛经典谈判术-4

一天，公司的销售经理经过办公区，往销售员的办公室里看了一眼。一个销售员正在办公室里，但并没有在打电话，也没有在处理文件或者做其他任何和他的工作有一丁点儿关系的事情。他坐在椅子上，脚跷在桌子上，正在认认真真地折叠纸飞机，每折好一个纸飞机，他就把它飞出去。办公室的地上现在已经到处都是纸飞机了。销售经理生气地冲进去，质问销售员在做什么。走开！ 销售员很粗鲁地回答。销售经理十分愤怒，还没有人这么无礼地跟他说过话。他生气地找到他的上司区域经理，告诉了他这些情况。区域经理也被惹火了，于是两个人一起来到了销售员的办公室。这两个怒气冲冲的男人来到销售员的办公室，区域经理说： 现在你听激进地确定优先顺序和准时回家(2)着，你不能用这样的态度对待你的经理。我相信你对他说了无礼的话。这是真的吗？你还有什么好说？这个销售员仍在专心地折飞机，他抬头看看这两个人，漠不关心地说： 你怎么不跟他一起走开呢？区域经理震惊得哑口无言，碰巧这天区域经理的上司 大区经理也正在总公司。于是销售经理和区域经理找到他，告诉了他所发生的事情，并要求立即开除这名销售员。这次他们三个人 销售经理、区域经理和大区经理，一起来到销售员的办公室，他们进门的时候，一架纸飞机正好飞过来，差点戳到大区经理的眼睛。我觉得这样很不好。 大区经理说。我可不这么想。 销售员说着，手里又拿起一张纸。但是你叫两位先生走开。你可不能在这里对别人说这么无礼的话。这是很严肃的事情。你有什么要解释的吗？销售员抬头看看大区经理，说： 去跳海吧，你！三个人目瞪口呆地离开办公室。销售经理和区域经理提议 叫人力资源部来处理他 。他们看着大区经理，看他准备怎么做。他的销售业绩如何？ 大区经理问了一个出人意料的问题。区域经理吃了一惊，他看看销售经理，等他回答。非常好， 销售经理说： 他的销售业绩将会超出本季度的销售目标的，但那不是重点那么本年的销售目标他能超过吗？ 大区经理问。区域经理又看看销售经理。会的， 销售经理说： 他是一个非常好的销售员。大区经理转身开始向门走去，其他两人紧跟在他后面。你去哪里？ 他们齐声问。我去跳海， 他说： 你们两个可以自己安排。你可能已经发现，我喜欢这个故事，它再次说明了一个道理 如果你知道你真正的优先顺序是什么，其他的事情都无关紧要。激进地确定优先顺序并且巧妙地说 不 ，会有什么不利之处吗这么做确实会有一些不利之处：有些事情不能完成，那就意味着有人会不满意。但是如果你做了真正重要的事情，那么这些人的不满就会被看做是在鸡蛋里挑骨头，于是你就只剩下两个问题了 内疚和寻求支持。你可以用我们前面提到过的办法来对付内疚；不要再赞成你并不真正信奉的行为规则了，把弗兰克?西纳特拉（FrankSinatra）的名曲 我的路 放入音响设备，大声地播放，并且按照歌词中说的去做，做你自己。至于寻求支持，为什么你在意其他人怎么想你？如果你正在做至关重要的事情，那么其他的事情就无关紧要，其他人会同意这个看法的，只要他们同意了这一点，他们还有什么其他不满就是他们自己的问题了，不是吗？总结(1)在第2章，我们介绍了怎样用你的每日清单来完成事情（下面一节再复述一遍具体做法），本章则讨论怎么做到：激进地确立优先顺序，让ABCD分类法像孩子们的游戏一样有趣。巧妙地说 不 ，不要做任何无关紧要的事情。这样，我们的三个过滤器中的前两个就可以协同作用了，但是我们还剩下一个过滤器，它可以再一次让我们避免做很多事情，在第6章到第10章中，我们将来讨论这个 制订计划少比多好 过滤器。处理每日清单的方法1.检查你的生活清单，看看哪一件事需要你今天采取行动，对这样的事情，在你的每日清单中写下需要做些什么。2.看看你的记事簿，是否有其他的事情，比如约会之类的事情，需要把它们填写在每日清单上。3.问问你自己，是否还有其他事情，可能需要今日完成。4.这个清单是你的入围事项清单 可能完成的事情的清单。5.现在在你的清单上，用A、B、C、D分别标注出每个事项。6.这四个字母的含义如下：A我今天必须我完成。如果完不成的话，行星就会相撞，恒星就会陨落，老板就会躁动，股价就会暴跌。对于A类事项，你要尽全力去做。但它真的那么重要吗？不能等等吗？看看下面更多的分类吧。B如果今天做完的话会很不错。C实际上我今天不会完成这个事项。D删掉它。我可以找别人来做这件事。7.先做所有的D类事项，也就是把它们从清单中删除。8.现在做所有的A类事项。9.当你完成了所有的A类事项后，就停下来，回家去，走吧 走！B类和C类事项怎么办呢？答案就是，今天先忘掉它们，改日再做。这里有几个关键点。首先，如果在这一天中有新的事情冒出来怎么办呢？你可以把这件事添加在你的清单里，按照ACBD分类法给它归类，如果它属于是A类或者D类就做去做，否则就不做。如果这一天结束时有一个A类事项没有完成呢？那么它就不可能属于A类，当这种情况发生时要注意，因为你可以从中学到更加激进、严格和残酷的分类技术，相信很快你就会擅长分类了。制订计划少比多好最后总会有些事情是你必须要做的！这些事情很重要，它们是在优先顺序中靠前的事情，所以你才让它们通过漏斗。对于这些事情，你在做他们的时候一定要确保付出尽可能少的精力，这时就需要给它们制订计划，并且按照计划开展工作。我们要用接下来的几个章节讨论计划的制订，这并不是因为制订计划非常复杂，它其实并不复杂，尽管很多人都让你感觉到它很复杂，为了说明你可以几乎不费吹灰之力地就制订出计划来，我将会讨论：你的必做事项是什么；为什么你需要完成你的必做事项；给你举出大量的例证，这样你就比较容易明白了。为什么需要制订计划不管什么事情，都是通过一系列的事件来完成的，无论是像泡茶这么简单的事情，还是像北京奥运会那么既庞大又复杂的事情，都是通过一系列的事件来实现的。制订计划就是预计尽可能多的事件。我首先要回答的问题是：为什么制订计划很重要？为什么没其他东西可以替代计划的制订？正如我们前面说的，一件事情是通过实现一系列的事件来完成的，而建立这一序列的事件有三种方法，现在让我们来依次看看这三种方法。建立序列事件的第一个方法就是听天由命 什么事都不做，就让命运和计划来帮你建立吧，有什么样的付出，就会有什么样的结果。每天早上你都问自己， 我今天会做什么呢？ 然后你就埋头做某件事，直到你发现需要从别人那里得到一些东西，这件事才继续做下去，于是你穿到走廊，或者穿过办公间，找到那个人，问他： 你有那个什么什么吗？ 结果他或她的回答是： 没有，到周五才会有呢。 于是你说： 好吧，这件事就等到周五再说，我先做点别的什么好了。 然后你就做别的事情，所以按照第一个方法，这一序总结(2)列事件就这么建立并展开了。你会说，这真是荒唐，没有人会这么做的，但是我敢打赌在你的公司里现在就有些工作是这么开展的，是命运在控制这些事情的发展，之所以会发生这样的情况，并不是因为人们愚蠢或者无能，而是因为他们太忙了，他们没有足够的时间，他们没有足够的时间供给来应付他们承诺实现的需求，而且他们同时开展多项工作，处于 多任务状态 。如果你发现你自己也 没有什么的时间 ，那么这样的情况就会发生，命运接管了一切，并开始控制事情的发展。如果你运气够好的话，那么这些事情还是会完成，至于会不会按计划完成，那基本上就不太可能了，当命运在作主宰的时候，事情就不太可能按计划完成。所以，虽然很多人在无意之中采取第一种办法，但它的确是很糟糕的办法，相信你会同意这一点。第二种办法是实时建立序列事件。比方说，你每天早上都有一张清单，然后你开始从清单上的第一个事项开始做起，这时有人请你参加9点的会议，你答应了，当你正在开这个会的时候，有人敲了敲会议室的门，然后这个人探进脑袋对你说： 我能打扰你一会儿吗？ 于是你出了会议室跟他谈话，但正当你们正在谈事情的时候，你的手机响了，于是你接听手机，而这时你的座机又响了，你又接听座机，正在接听电话中间，你的电脑响起了有新邮件到达的提示音，因此你就过去看看是关于什么的邮件，接着跟把你叫出会议室的人谈事情，还要接听电话，然后回到会议室现在你应该明白这第二种办法是什么样了，一整天里你这从一件事跳到另一件事，必须去这里，必须去那里，做那件事，见那个人，参加那个会议 你可能已经习惯了 灭火 工作。实时建立序列事件就是这样一个概念：你做的所有事情都是在 灭火 ；没有事情是已经被预先计划好的。当然，我承认确实会发生一些 灭火 工作，虽然大家都很努力，但不管计划有多么严谨，仍然会有不可预料的事情发生，但是，并不是项目中发生的任何一件事都应该是一项 灭火 工作，很多事情其实是可以预测得到的，只要我们去想一想。所以，虽然很多人按照第二种办法来建立序列事件，但这不是一种聪明的办法，它可能会让大家的生命变得短暂而且不快乐。于是现在就剩下第三种，也就最后的选择了 制订计划，或者换一句话说，从一开始就建立序列事件 在我们努力之前。我们仍然会有 灭火 工作，但是我们可以节省下 灭火 的精力用在真正出乎预料的事情上。如果你好奇为什么我们应该制订计划，我会回答因为它对我来说就是答案，因为没有其他的合理的替代方案。如果我们有三种选择，那么制订计划 即从一开始就建立序列事件，具有另外两种方法无法比拟的优势。计划是什么一想到要制订计划，或者按照上司的说法是 制订一个项目计划 ，人们可能就会觉得有点苦恼，计划？真是恐怖！计划其实并不真的恐怖，一个计划包含下面几个部分：我们正在试图做的事情是什么？要完成这件事，我们必须要做些什么工作？谁来做这些工作？谁来控制这个计划的执行？如果出现了问题，我们有多大的安全余地？下面是写作这本书的计划：首先，我们要做的事情是什么呢？是写作一本60000字的书。那么需要完成一些什么样的工作呢？你可以在清单中看到这些工作以及完成它们的时间。谁来做这些工作呢？这里就没有授权了 全部工作都由我自己来做！谁来控制这个计划的执行呢？也是我，我需要保证在截止日期前完成工作，并在情况发生变化的时候来对这个计划进行修改。最后，安全余地有多大？那就是序号为12的那一栏，万一出现了问题，还有10天的余地来应付，仍然可以让我在9月29日的截止日里完成计划，不要管这个计划看起来像是用了电脑软件做出来的（当然我确实是用了电脑软件！）。总结(3)这样的计划可以就用一张纸之类的东西画出来，要记住，不管是埃及人建造金字塔，还是很多的战争和帝国的成败，靠的是写在纸上的计划。所以，这就是计划。其实并不是那么难，对吧？