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高效能人士的七个习惯-5

作者:史蒂芬·柯维 字数:9417 更新:2023-10-08 20:36:36

虽然确实的金额不详,但我相信这笔开销不下数千美元。为了秉持个人尊严的原则,IBM宁愿付出这些代价。这对在场的每个人都是最好的教育机会,我也留下了深刻的印象。  另一家连锁旅馆的服务态度,同样令我难以忘怀。那决不是表面功夫,而是全体员工自动自发的表现。  当时我因为主持一项研讨会而住进这家旅馆,由于到得太迟,已无餐点可用。前台人员却主动表示,可以到厨房跑一趟,还殷勤询问:“您要不要先看看会议厅?有没有需要我效劳的地方 ?您还需要其他东西吗?”当时并没有主管在旁边监督。  第二天研讨会开始,我发现所带的色笔不够,便趁空抓住一名服务员,说明困难。  他瞥了我的名片一眼,然后说:“科威先生,我会解决这个问题的。”  他并没有推脱:“叫我到哪儿去找。”或者:“请你问前台。”他一口承担下来,而且表现出为服务深感荣幸的样子。  事后我又观察到不少员工热心服务的实例,这引起了我的好奇心。为什么这个机构能够彻底奉行顾客至上的原则?我访问了各阶层的员工,发现个个士气高昂,态度积极。于是我请教经理秘诀何在。  他取出整个连锁网的共同使命宣言给我看。  我看过以后说:“这的确不同凡响,但很多公司都订有崇高的目标,却不见得能够实践。”这位经理接着又取出专属于这家旅馆的经营目标,是另一份组织宣言:“这是根据总公司的大原则,并针对我们的特殊需要而拟定的。”  “是谁订立的呢?”  “全体员工。”  “清洁工、女侍、文书职员都包括在内?”  “是的。”  这两份宣言代表整个旅馆的中心思想,无怪乎营运成绩斐然。它既有助于员工与顾客、员工与员工之间的关系,也左右了主管的领导方式,甚至影响到人员的招募、训练与薪资福利。  后来,我住过同一连锁网的另一家旅馆,那里的服务水准也毫不逊色。当我问服务员饮水机在哪里时,他亲自领我到饮水机前。  更令人印象深刻的是,那里的职员居然向主管主动承认错误。当我住进旅馆的第二天,客房部经理打电话来为服务不周表示道歉,并招待我们用早餐。只为了一位服务员送饮料到我们的房间时,迟了15分钟,虽然我并不在乎。这名服务员若不主动报告,没有人会知道。但是他承认错误,使顾客获得更好的服务。  惟有参与,才有认同  许多组织——包括家庭,都有一个最根本的问题,就是成员并不认同集体的大目标,反而常有个人目标与企业目标背道而驰的情形。另一方面,不少企业的薪津制度与其标榜的理想不相符合。  所以在检讨企业的使命宣言时,我一定调查有多少人参与制定,又有多少人知道它的存在,并且真正认同与奉行。惟有参与,才有认同,这个原则值得强调再强调。  小孩子或新进人员很容易接受父母与企业加诸其上的观念,但长大成人或熟悉环境后,就会产生独立意志,要求参与。假使没有全体成员参与,实在难以激发向心力与热忱。这便是为什么我要一再强调,组织应开诚布公,不厌其烦地广征意见,订立全体共有的使命宣言。  立即行动  一、记下你做本章开头那个心灵实验时的想法,将心得列表整理。  二、确立重要的人生角色,并检讨你对目前所扮演的角色是否满意。  三、每天抽空撰写个人使命宣言,并搜集可用的资料。  四、阅读附录一,你的行为符合其中哪种类型?你是否满意?  五、设想近期内会面临的某种状况,并写下你希望获得的结果与应该采取的步骤。  六、与家人或同事分享本章的精华,并建议大家一同拟定家庭或企业的共同目标。第二部分 个人的成功:从依赖倒独立第五章 习惯三:要事第一(上)(1)  ——自我管理的原则  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。  重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。  ——歌德(Goethe),德国诗人  请先用几分钟的时间简短回答以下两个问题,这对你培养习惯三将是非常重要的。  ●有哪件事,你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响,可是却迟迟没有去做?  ●在事业上有哪件事会产生类似的效果?  我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。现在先步入正题——习惯三:要事第一(put first things first)。这个习惯落实了前两个习惯,在日常生活中,随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。  要事第一是通过独立意志的发挥,建立以原则为重心的处事态度,进而达到有效的自我管理。  前面已强调,管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动,有某种哲学为基础而更近乎艺术,讲究的是关于人生目标、使命等大道理。  不过大方向确定之后,应落实于日常生活,此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。我个人对此的格言是:左脑管理,右脑领导。  独立意志:有效管理的先决条件  除了自我意识、良知与想象力之外,真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。有了它,人类得以做各种抉择,并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。  独立意志具有不可思议的力量,屡屡创造奇迹。不过对一般人而言,如何在日常每个决定中发挥独立意志,才是最重要的课题。  独立意志的强弱,可由自制力——是否言出必行、言行一致——见出端倪,因此自制力是一项极为重要的品格。  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。  自制力一词来源于信徒,他们信奉一种哲学,一套原则或价值观,信奉一个压倒一切的目标或代表这个目标的人。  换句话说,自制力来自内部,那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒,具有让感情、冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。  葛雷(E.M.Gray)所著《成功的共通性》(The Common Denominator of Success)一文,深获我心。终其一生,葛雷都在寻找所有成功者共通的秘诀。最后他发现,勤奋、运气或灵活的手腕虽很重要,却非关键,惟有掌握重点才是成功的不二法门。他说:  成功者能为失败者所不能为,纵使并非心甘情愿,但为了理想与目标,仍可以凭毅力克服心理障碍。  强烈的进取心可使人勉为其难,排除不急之务的牵绊。  四代时间管理理论的演进  习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题,我研究多年的心得是:如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时间管理的精髓所在。  有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。  ●第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。  ●第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。  ●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。  这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。  现在,又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。第二部分 个人的成功:从依赖倒独立第五章 习惯三:要事第一(上)(2)  ——自我管理的原则  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。  重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。  ——歌德(Goethe),德国诗人  请先用几分钟的时间简短回答以下两个问题,这对你培养习惯三将是非常重要的。  ●有哪件事,你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响,可是却迟迟没有去做?  ●在事业上有哪件事会产生类似的效果?  我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。现在先步入正题——习惯三:要事第一(put first things first)。这个习惯落实了前两个习惯,在日常生活中,随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。  要事第一是通过独立意志的发挥,建立以原则为重心的处事态度,进而达到有效的自我管理。  前面已强调,管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动,有某种哲学为基础而更近乎艺术,讲究的是关于人生目标、使命等大道理。  不过大方向确定之后,应落实于日常生活,此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。我个人对此的格言是:左脑管理,右脑领导。  独立意志:有效管理的先决条件  除了自我意识、良知与想象力之外,真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。有了它,人类得以做各种抉择,并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。  独立意志具有不可思议的力量,屡屡创造奇迹。不过对一般人而言,如何在日常每个决定中发挥独立意志,才是最重要的课题。  独立意志的强弱,可由自制力——是否言出必行、言行一致——见出端倪,因此自制力是一项极为重要的品格。  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。  自制力一词来源于信徒,他们信奉一种哲学,一套原则或价值观,信奉一个压倒一切的目标或代表这个目标的人。  换句话说,自制力来自内部,那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒,具有让感情、冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。  葛雷(E.M.Gray)所著《成功的共通性》(The Common Denominator of Success)一文,深获我心。终其一生,葛雷都在寻找所有成功者共通的秘诀。最后他发现,勤奋、运气或灵活的手腕虽很重要,却非关键,惟有掌握重点才是成功的不二法门。他说:  成功者能为失败者所不能为,纵使并非心甘情愿,但为了理想与目标,仍可以凭毅力克服心理障碍。  强烈的进取心可使人勉为其难,排除不急之务的牵绊。  四代时间管理理论的演进  习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题,我研究多年的心得是:如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时间管理的精髓所在。  有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。  ●第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。  ●第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。  ●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。  这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。  现在,又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。第二部分 个人的成功:从依赖倒独立第五章 习惯三:要事第一(中)  集大成的时间管理理论  第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事,会带给人成就感,可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此,所完成的只是必要而非重要的事。  然而好此道者不在少数,因为阻力最少,痛苦与压力也最少。更何况,根据外在要求与规律行事,容易推卸责任。这类经理人缺乏效率,缺乏自制力与自尊。  第二代经理人自制力增强了,能够未雨绸缪,不只是随波逐流,但是对事情仍没有轻重缓急之分。  第三代经理人则大有进步,讲究理清价值观与认定目标。可惜,拘泥于逐日规划行事,视野不够开阔,难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间,这是第三代理论最严重的缺失。  不过以上三代理论的演进,仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上,开创新局面。以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;强调产出与产能齐头并进,着重第二类事务的完成。  管理方法六标准  有效的个人管理方法须符合以下标准:  一、一致:个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。  二、平衡:管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾,但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失?  三、有重心:理想的管理方法会鼓励并协助你,着重虽不紧迫却极重要的事。我认为,最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中,每天各有不同的优先标的,但基本上7日一体,相互呼应。如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订定优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事历。  四、重人性:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。  五、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。  六、携带方便:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。  根据实际经验,我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实,许多优秀的第三代管理工具,也值得采用,只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心,建立起充分掌握重点的一周行事历。  个人管理四步骤  有效的个人管理可分为四个步骤:  ●确定角色——首先,写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题,就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外,父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的,都可以纳入其中。  不必想得太严肃,仿佛立下终身职志,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。  请看以下两例,是一般人如何看待他们所扮演的各种角色:  一、个人  二、丈夫/父亲  三、新产品经理  四、研究经理  五、人事经理  六、行政经理  七、公司董事长  一、个人发展  二、妻子  三、母亲  四、房地产推销员  五、主日学老师  六、交响乐团董事  ●选择目标——其次,为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果,列入目标栏中(请看表五 -2)。  这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联,至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言,也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中,务必有一些真正重要但不急迫之事。  ●安排进度——现在,根据上面所列目标,安排未来7天的行程。比方说,目标之一是完成个人使命宣言初稿,那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天),正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。  再比方,锻炼身体是你的目标,那么不妨安排3至4天,每天运动1小时。  有些目标可能必须在办公时间完成,有些得在全家共聚一堂时实现。  每个目标都可当做某一天的第一要务,更理想的是当做特殊的约会,全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨,凡是符合个人目标的加以保留,否则便取消或更改时间。  在表五-2中,一共有19个目标,大致都很重要,分别安排在7天内。左下角的方格是“精益求精”栏,提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面,来检讨追求人生目标后的情况。详情请参阅第十章。  经过一番规划,这张“一周行事历”中,居然还留有不少空白。足以应付突发事件,调整工作日程,建立人际关系,或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中,便无须瞻前顾后。  ●逐日调整——每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事,在此可以派上用场,使事情井然有序,不致因小失大。  从以上的实例,你是否已心领神会这种做法的可贵之处?依据我个人的心得,以及许多人受益的情形,我深信这种做法确实不同凡响。  执行程序  第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后,计算机必须加以执行。  顺从别人的意愿,完成他人眼中的要务,或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动,岂不轻松愉快?至于执行自己依理性原则设计出的程序,则或多或少考验着自制力,此时就得靠诚心正意的修养功夫,坚定意志。  俗语说:“天有不测风云,人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历,必要时仍须有所更动。只要把握原则,任何调整都心安理得。  我有个儿子,一度对追求效率十分着迷,每天的行程都安排得相当紧凑。到后来,日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利,他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项,事先的计划完全打破。  原本他只安排了10至15分钟打电话,向女友解释一切。没想到,解释了1个半小时,还难以收场,因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明,对人不可讲效率,对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。  为人父母者,尤其是母亲,常耗费所有的时间照顾小孩,以致一事无成,备感挫折。但挫折多来自有所期望,而这期望反映的却是社会价值观,不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感,可以依靠习惯二——以终为始。  第四代个人管理理论的特点,在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。第二部分 个人的成功:从依赖倒独立第五章 习惯三:要事第一(下)  高效能的秘诀——授权  授权是提高效能或效能的秘诀之一,可惜一般人多吝于授权,总觉得不如靠自己更省时省事。  其实把责任分配给其他成熟老练的员工,才有余力从事更高层次的活动。因此,授权代表成长,不但是个人,也是团体的成长。已故名企业家潘尼(J.C.Penney)曾表示,他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后,他毅然决然放手让别人去做,结果造就了无数商店、个人的成长与发展。  由此可见,授权也与公众的成功有关,这一点留待第六章加以讨论。此处专论授权与个人管理技巧的关系。  授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母,自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书,都属于这一类。  反之,管理者注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母,领导一群设计人员的建筑师,或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。  假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果(如图5-7),那么管理者经由有效的授权,每投入1小时便可产生10倍、50倍,甚至100倍的成果,其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已(如图5-8)。  两种类型的授权  授权依型态可分为两种,一是“下达指令”型,一是“充分信任”型。  下达指令  放不开手的管理者坚持一人独挑大梁,属下惟命是从,意即不做任何决策、不负任何责任。  有一次,我们全家去滑水。擅长滑水的儿子由我驾船拖着滑行,我的妻子负责拍下他的精采动作。起先我叮咛她慎选镜头,因底片所剩不多。后来发现她对相机性能不熟,就频频面授机宜:要等太阳落在船的前方,且儿子表现美妙动作时再按快门。  可是愈担心底片不够或妻子技术欠佳,我愈无法放手让她拍。到最后,演变成我下口令,妻子才按快门。  这就是下达指令型的授权,必须亦步亦趋地监督。这种方式常被采用,但成效如何呢?有多少人能够如此事无巨细地管理属下呢?  充分信任  充分信任型的授权,才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果,不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务,并对结果负责。起初,也许会比较费时,但绝对值得。  充分信任型授权必须双方对以下事项,有足够的默契与共识:  ●预期的成果:管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通,宁可多花时间讨论,确定彼此认知无误。讨论重点在成果,不在手段。  ●应遵守的规范:授权有一定的限度,所以必须加以规范,但切忌太多,约束太多。  然而也不可过度放任,以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍,应事先告知对方,避免无谓的摸索。  ●可用的资源:双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。  ●责任的归属:约定考评的标准及次数。  ●明确的奖惩:依据考评结果订定赏罚,包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。  仍以我家为例来说明。有一年,我们开家庭会议,讨论共同的生活目标以及工作分配。会议结果不问可知,因为孩子还小,我与妻子分担了大部分工作。当时年仅7岁的史蒂芬已相当懂事,自愿负责照顾庭院,于是我认真指导他如何做个好园丁。  我指着邻居的院子对他说:“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除了上油漆以外,你可以自己想办法使院中充满绿意,用水桶、水管或喷壶浇水都行。”  又为了把我所期望的整洁程度具体化,我俩当场清理了半边的院子,好给他留下深刻的印象。  经过两星期的训练,史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主,我只在有空时从旁协助。此外,每周两次,他必须带我巡视整个院子,说明工作成果,并自行判断表现成绩。  当时并未谈到零用钱的问题,不过我很乐意付这笔钱。我想,7岁大的孩子应该已有责任感,足以负担这个任务。  那一天是星期六,一连过了3天,史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定,我不奢望他立即行动,星期天也不是工作日,可是星期一他依然故我。到星期二,我已经有些按捺不住。不幸的是,下班之后,院内脏乱依旧,史蒂芬却在对街的公园里嬉戏。  我感到极度失望,忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效,却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕,才对他说:“照前几天的约定,你现在带我到院子里,看看工作成绩,好不好?”  才出门他就低下头,过不多久更抽噎地哭起来。  “爸,这好难哟!”  很难?我心里想:你根本什么都没做。不过我也明白,难的是自动自发,于是我说:“需不需要我帮忙呢?”  “你肯吗?爸!”  “我答应过什么?”  “你说有空的时候会帮我。”  “现在我就有空。”  他跑进屋去拿来两个大袋子,一人一个,然后指着一堆垃圾说:“请把那些捡起来好不好?”  我乐于从命,因为他已开始负起照顾这片园地的责任。

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