把时间留给最重要的事-2

我的建议是：如果你还没有午睡的习惯，就尽快尝试一下吧！说到这点，许多人都会抱怨自己的同事们没有这个习惯或者自己缺少合适的午睡环境。我们完全可以自行创造出一个尽可能理想的环境。我们完全可以自行创造出一个尽可能理想的环境。比方说，你可以为自己准备一个运动软垫或是野外露营用的睡袋，把办公室里的沙发布置得舒舒服服，让自己在公司也可以美美地睡上一觉。不过，享受之余你也千万不能忘记上闹钟。因为，当人进入睡眠半小时后，身体就会开始分泌嗜睡的荷尔蒙，准备进入深层睡眠状态。如果午睡超过了这个时间，你不但不会感到神清气爽，反而会更加昏昏欲睡，整个下午都打不起精神。撑不下去了！经过一整天的工作，我们的注意力、体力和工作效率都会在下班前的一个小时左右降到最低点。在这种情况下，大多数人都会忍不住要大喊一声："我撑不下去了！"但是，没有任何人希望自己因为早退被老板炒鱿鱼。无法专心工作，又不能回家好好休息-难道真的要白白浪费这一个小时的时间？ 我的建议是：时间无论如何都不是用来浪费的！我们可以用这一个小时来处理一切不需要太多脑力的例行事务，比如，回复E-mail、制订下一天的日计划、预订出差的酒店和机票、安排近期的会议、签署文件…… 休息一会儿吧！要想提高工作效率，适当的休息当然是少不了的。而且，休息绝不是浪费时间！恰恰相反，即使是很短时间的休息，也能够在很大程度上为我们的身心注入新的能量。不过，你是否知道休息也有消极和积极之分？首先，所谓消极的休息就是静静地坐着，什么都不干；而积极的休息就是做一些肌肉伸展活动或者户外运动，到室外去，享受一下新鲜的空气。当然，如果你有兴趣的话，最好进行一些有趣的运动，例如在街心公园里玩一会儿单排轮滑；但即使你不喜欢运动，慢慢散一会儿步也是不错的选择。这样一来，你就为下午的工作准备了一份好心情和足够的精力了！大脑运动 运动不只对身体有益，对我们的头脑同样有着不可忽视的积极作用。以下这些运动就是我们休息时的最佳选择： ?自我按摩能够提高人体对外界刺激的敏感度，使细胞更加年轻。?练习一些简单的小魔术能够让人在锻炼身体运动机能的同时培养注意力。?自由泳能够提高我们的身体素质，同时训练左右脑的配合度。?掷飞镖能够加速体内的血液循环，还可以提高肢体动作的协调度。?掷回力标是一种很了不起的技能，而且它还能够增强我们的三维空间感和抽象思维的能力。这些运动大多不太常见，却对脑力劳动者大有裨益。如果你对其中某几项感兴趣的话，就赶快去试一试吧！请记住，一定要养成让自己在工作的时候及时得到休息的习惯。即使你正沉浸在一项重要的工作之中，也不要害怕自己的思维和灵感会被不时的休息打断，因为，休息往往能够让你事半功倍。最科学的工作节奏是每隔一个半小时休息一次。人们一般都认为，能够毫不间断持续工作的人一定能够节省更多的时间，完成比常人更多的任务-但这其实是一种最大的误解。不懂得劳逸结合的人会逐渐失去创造力，很容易变得疲劳和迟钝，感受不到生活中美好的事物。通常来说，办公室的环境在下午都会变得比较闷热，空气质量也不太好，我们的工作效率因此而变得越来越低：不断出错，总是需要返工，不满意自己的成果……在这种情况下，请你一定要记住：这并不是你个人能力的问题！你只是需要休息了！我们的身体不是铁打的，我们的大脑也不是永动机。一般来说，人在连续工作一个半小时之后就需要一次短时间的休息，而最长的工作时间也最好不要超过两小时。如果你发现自己的身体发出了以下这些信号，就请尽快停下手中的工作，让自己放松一下： ?出现持续的疲劳感。?打哈欠，不由自主地喘粗气。?总是想伸伸懒腰或者活动一下筋骨。?很难集中注意力，说话总是跑题。?总是想站起来，到处走走。?头疼。?肌肉酸痛。?眼睛酸胀干涩。?打冷战、打喷嚏。?口渴、肚子饿。…… 当你的身体出现这些症状的时候，千万不要埋怨自己，也不能对其视而不见。请你休息一下吧！长此以往你自然会发现休息的诸多好处。"能量糖果" 特别重要的任务会消耗许多能量和精力。研究证明，人在精神高度集中、大脑高速运转的情况下，每隔10~20秒钟就需要重新调动所有的脑细胞。因此，你在处理这类任务时，尤其需要注意劳逸结合，不断补充消耗掉的体力和精力。我们知道，糖分能够迅速为身体补充能量。要想为疲惫的大脑重新充电，我们需要怎样的"能量糖果"呢？我建议你： ?时不时地站起来，伸展一下四肢，做一次深呼吸。?走动一下。?喝一杯温水。?在窗前站一会儿，眺望远处的景物。?闭上眼睛，轻轻按摩一下眼周的肌肉。?抬高双腿，让血液回流到脑部，补充脑部的氧分。当然，如果你不需要减肥的话，最好还是让自己吃上几颗真正的糖果，及时补充身体和大脑所需的能量。工作中，请勿打扰！在前一节中，我们谈到了休息的诸多好处。但请你注意，工作过程中不断被人打断的状态，绝对不属于休息的范畴！而且，由于你在每次被打断之后都需要重新找回工作状态、整理被干扰的思绪，这还是一种对时间和精力的极大浪费！出于这些原因，我们一定要为自己设置一道明确的"隔离线"，并且学会坚定却不失礼貌地拒绝他人不合时宜的干扰。可惜，现在的许多人对这些界限并不敏感：他们既没有自己的"隔离线"，也不懂得尊重他人设定的界限，因此对自己和身边的人的时间和生活质量都带来极其负面的影响。因此，在这一节中，我们就要学习如何有意识地对待生活中的种种界限，如何用适当的方式保护自己的以及他人的界限。冲突点 以下这种情形对你来说肯定一点都不陌生：你正在专注于一项重要的工作任务，但外界的干扰却一直持续不断-新来的同事总是有不清楚的问题需要你帮忙；电话不断地响起，都是关于鸡毛蒜皮的小事；即使在家里工作，也得不到清净，因为孩子总是会不时地走过来向你展示他的绘画新作或是今天得到的小红花……当然，人际关系至关重要，但你呢？你自己的事情应该放在怎样的位置上呢？无论这些干扰每次会持续多久，你的工作都已经被打断。你不得不重新集中注意力，找回原有的思路，使自己再次进入工作状态-这个过程不仅会耗费许多时间和精力，也会给我们的心情造成消极的影响！具体来说，我们画出了一个注意力水平的曲线图。从这幅图中我们不难看出，在工作持续被打断的过程中，我们的效率水平呈现出锯齿状的变化趋势。因此，我们将这种情况称为"锯条效应"。请稍等！一位刚刚买了新车的朋友想与你交流驾驶的经验；隔壁办公室的一位同事要为客户准备产品资料，总是来敲门询问你的意见；你的秘书恰巧正在收集部门里每个人的生日日期……没错，人际关系是十分重要的，可是，为什么偏偏都在这个时候呢？难道大家都不能稍等一会儿吗？ 要想避免这种窘况的出现，你可以怎样做呢？ ?发出明确的信号。如果你需要在某段时间内集中处理一项重要的任务，不希望被频繁打断，就请把办公室的门关上。因为，敞开的大门永远都只意味着四个字-"欢迎打扰"。?如果还是有人敲门进来，就马上向他解释清楚，你现在正处理一份重要的工作，跟他约定另一个时间。当然，具体的措辞一定要得体。?如果对方坚持事情紧急，不得不立即处理，你就应该言简意赅地解决对方的问题，尽快结束这次对话，将干扰降到最低。?根据事情的不同性质，你还可以将对方的问题委托给自己的同事或秘书，请他们来帮助解决。我的建议是：如果在某些特殊情况下，对方不得不长时间地打断你的工作，最好的办法就是带着这位访客离开你的办公桌。如果办公室里恰巧有会客室，那就最好了！没有的话也不要紧，你可以借用公司里空闲的小会议室。这样一来，你既可以让正在进行的工作不被打乱，又能够在谈话之后马上回到自己的座位上，继续处理未完成的工作-这就是最糟糕的情况下的最优解决方案。"清静的一小时" 这里所说的"清静"与午睡并无关联，这一个小时不是我们之前提到的休息时间。恰恰相反，这段不受任何干扰的时间是用来处理最重要的工作的。请你尝试一下，每天都为自己预留出"清静的一小时"。在这段时间里，你要尽可能避免一切干扰：关闭手机的铃声，打开固定电话的自动答录机，或者请你的秘书或是同事们替你接听电话，记下对方的留言。但是，需要注意的一点是，这种帮助应该是相互的。请你也尊重他人"清静的一小时"，并且在其他同事需要的时候主动担当临时的接线生。如果仍然有人希望在这段时间打断你的工作，就请你用坚定的语气拒绝他。不过，礼貌始终是很必要的！你可以跟他约定一个对双方都合适的时间，对方一般都会表示尊重，识相地离开，让你继续自己的工作，这就能够将干扰降到最低。此外，请你将这"清静的一小时"有目的地安排到自己的日计划中，而制订这种计划的理想时间是每天的清晨。暂时的逃离 "身不由己"是我们每个人都不可能完全避免的一种状态。在某些情况下，我们根本就不可能按照自己的想法腾出这样清静的一个小时。这时，我们就要想到那句老话了：三十六计，走为上计！你可以跟同事或上司打个招呼，说自己有事要暂时离开办公室，然后躲到公司的一间小会议室或是闲置的办公室里去处理自己的工作。如果你能离开公司的话，那就更好了！书店里的一个小角落或者一间舒适的咖啡厅都是不错的选择。这种偶尔撒之的小谎能够让你重新找回童年的兴奋感觉，而新鲜的工作地点能够激发你的创造力。而且，最重要的就是毫无干扰的工作环境-你会发现自己的工作效率得到了显著的提高。与这么多的好处相比，无伤大雅的一个小谎绝对是值得的！大扫除：更多空间=更多时间 办公桌上的文件堆成了山，办公室的地上满是陈年的报纸和广告传单，书架里的书放得乱七八糟，档案夹和名片盒里也是一片狼藉……看来混乱的办公环境真是一个恼人的问题。跟许多人一样，你是否也经常会为了寻找某份文件或是某个客户的名片而翻箱倒柜？你是否总是因此烦恼不已，觉得这种毫无意义的小事浪费了自己的许多精力、体力和最重要的时间？不必担心！解铃还需系铃人。混乱是由你一手造成的，所以你自然也可以凭借自己的力量解决这个问题。首先，我们要从问题的根源入手。尽管这听上去有些老土，但我还是要说：养成保持整洁的好习惯！与其贪图一时的方便，弄得自己身边的环境混乱不堪，然后再耗费大量的时间和精力重新整理，还不如在平时就摒弃乱丢乱放的坏毛病。混乱是普遍存在的问题 对于所有人来说，混乱的工作和生活环境都是一个让人头疼的问题，但是每个人应对混乱的方式和习惯却是各种各样：有的人习惯每天拿出一点时间，始终保持环境的整洁；有的人喜欢把东西随心所欲地乱摆乱放，直到某一天忍无可忍了才来一次彻彻底底的大扫除；还有的人甚至会把混乱看做有创造力的表现……你又属于哪种类型呢？ "收藏家" "这个东西留着肯定还会有用的！"这就是"收藏家"们常常挂在嘴边的话。在他们眼里，即使是破旧的收音机、参加博览会带回的参展商赠品、过期的挂历或是公司以往的产品目录也总是有自己的价值，不应被随便丢进垃圾桶。节俭固然是好习惯，但这种收藏癖好的直接结果就是：书架、抽屉、文件夹，甚至是整个家里和办公室都被塞得满满的，再也找不到地方来安置自己新的"收藏"。□ 比较符合我的情况 □ 比较不符合我的情况 拖延型 这种类型的人总是会将整理的任务一拖再拖，因为他们觉得整理房间是最浪费时间的事情。如果有空闲的时间，他们宁可去干些更有意思或者更有意义的事情。□ 比较符合我的情况 □ 比较不符合我的情况 反叛者 这种类型的人总是生活在一片混乱之中：刚吃完的比萨饼外卖盒随手就放在书架上，昨晚喝完的空咖啡罐还倒在书桌上，几年前买回来的一盒办公文具还没拆封就被扔在了墙角……他们就像反叛的年轻人一样，总是对规则有着极强的抗拒心理，认为秩序这种老土的东西是绝对不值得追求的。□ 比较符合我的情况 □ 比较不符合我的情况 念旧者 这类人与"收藏家"十分类似，但他们的收藏品仅仅局限于一类东西：同事们集体活动时做游戏用的破旧沙袋，全家外出旅游时带回的车票和景点门票，每年收到的新年或圣诞贺卡，还有无数的照片和明信片……在念旧的人看来，一切充满回忆的东西都是无价之宝，都要小心翼翼地放在防潮箱里保存起来。但最讽刺的是，他们一旦把自己的宝贝们收藏起来，就再也不会重新拿出来一一回味了。□ 比较符合我的情况 □ 比较不符合我的情况 一切都井井有条吗？ 无论你的混乱是由哪一种原因引起的，解决的办法都只有一个：卷起袖筒，打扫卫生！但是，以下的几个小建议也许能够帮助你更轻松地开始对抗混乱，并且长期保持整理房间的好习惯。想象的力量 想象一下，如果你的办公室变得干净整齐，物归其位，那该有多好啊！不许逃避 在开始动手之前先喝杯咖啡？先跟同事聊聊天？不行！一旦下定决心进行大扫除，就不许有任何形式的逃避。你需要做的只是：开始动手！设定时间限制 别看打扫是件小事，但你同样需要为它制订相应的时间计划：把全部工作分成几个阶段，每天完成其中的一小部分。此外，你还可以把休息和空闲的时间都充分利用起来，进行一些小范围的整理，还可以顺便锻炼身体。检查整理的效果 每当你完成了一个阶段的整理工作之后，就要记得留意一下自己的工作效率有何改变。例如，哪些物品的新位置有助于提高你的效率，哪些没有帮助？要知道，即使是整理房间也是需要开动脑筋的，有目的地不断调整整理的方式才能得出最理想的实际效果。物归原处 既然你已经细心地考虑过所有物品应该安放的地方，而且也付出了那么多的汗水和心血，那现在唯一的一项任务就是珍惜自己的劳动成果了。如果能够在日常使用的过程中养成物归原处的好习惯，你就可以大大降低大扫除的次数和频率了。我的建议是：无论你选择怎样的处理方式，选择在什么时候进行处理，时间和精力的投入都是无可避免的。但这种做法能够为你清除前进路途中琐碎的障碍物，为你创造出理想的工作和生活环境，这就是你享受未来时间的最佳保障。因此，在完成了大扫除的工作之后，请你及时地给自己一些奖励：一张好听的CD、一束鲜花或是一瓶美酒，随便什么都可以。最重要的是，你要默默地告诉自己："这是我凭借自己的劳动换来的享受。""找到"而不是"寻找"！如果你总是需要花费很多的时间来寻找自己的眼镜、钱包或车钥匙，那就要赶快想个办法来捉住这个可恨的"时间盗贼"了！因为，我们需要的只是"找到"这一结果，而并不欢迎"寻找"这个恼人的过程。首先，请你为自己的所有东西各自安排一个固定的位置-钱包始终放在夹克的同一个口袋里，摘下眼镜后记得放回眼镜盒里，在家门口的墙上最好再安装一个小小的钥匙柜，每天回家之后都把钥匙挂在小柜子里，出门之前就不用再急急忙忙地到处找钥匙了。此外，我们的手提包和文件夹也是最容易出现混乱问题的地方。你肯定也会经常在这两个包之间翻来翻去，却始终都找不到自己想要的那一张小纸片吧？这就说明这两个"大胖子"是该减肥了！几个一次性的打火机、零零散散的化妆用具、已经写不出字来的圆珠笔、过期的停车票……每天都把这些零碎的东西带在身边肯定是个累赘！现在就赶快把它们拿出来，清理一遍，把该留在家里的收拾好，把彻底没用的扔进垃圾桶。然后，你就可以拥有一个整洁的手提包和文件夹了！最佳办公桌 根据一项统计数据，如果一个人的办公桌上任何时候都堆满了东西，那么他在一天的工作中就必定要拿出至少一个半小时的时间来翻找自己需要的东西。如果你也十分不幸地属于这类人的话，就不要再任由自己浪费这段宝贵的时间了。下面，我就要向你介绍一种让自己变成一张整洁的办公桌的主人的秘诀，那就是所谓的"3R原则"：干脆-清除-整理 （Radikales-Raus-R妘men）。一旦下定决心，就请尽快开始行动。任何拐弯抹角的借口-例如吃早餐、读报纸、打电话、回邮件等等，都不能成为合理的推辞理由。无论你的办公桌是多么混乱不堪，解决的办法都只有一个-一口气拿出两到三个小时的时间，把桌上的每一份文件、每一张小纸条都拿在手上看一遍-而且只能看一遍，然后从以下四种处理方法中选择一种： 1. 立即处理。2. 委托他人处理。3. 整理存档。4. 扔进废纸篓。1. 立即处理的原则-"DIN" 所有被划分到这一类别里的事情都是十分重要的。因此，请你无论如何都要在三天之内抽出时间来将它处理完。此外，在平时整理办公室的时候，你是否每次看到那一堆尚未完成的任务都会这样自我安慰："只要我下定决心，一定能够把这些长年累月积累下来的麻烦事全部都处理得漂漂亮亮！"不要在自欺欺人了！只要静下心来回想一下过去的经历，你就不得不承认，这种想法是根本不切实际的。所以，我接下来要说的第二点注意事项就是：不要让自己同时处理五件以上的事情。只有这样才能保证你的计划切实可行，也只有这样才能从根本上解决你的混乱问题。许多人都有这样的疑问："只要一次成功的大扫除，以后就再也不需要一次性处理这么多堆积下来的任务了吗？"我的答案是：不一定！从长远的角度来说，任何需要立即处理的事情都必须遵循一条最基本的原则，那就是"DIN"-Do It Now，也就是我们常说的雷厉风行。无论在任何时候，都请你不要纵容自己的惰性，采取拖延战术。因为，这种消极的做法只会让不起眼的小事随着时间的拖延而逐渐变成影响大局的根本问题，使你有朝一日深受其害。我相信，聪明的你一定懂得防微杜渐的道理！2. 委托他人处理 如果有可能的话，请你尽量将次要的任务委托给同事或下属处理。但是，委托并不等于推脱。在请求对方帮助的同时，你还需要向对方解释清楚你的具体要求和期待，并且在必要的情况下做出足够的指导。此外，在选择委托对象的问题上你也要做出充足的考虑：谁能胜任这项任务？谁有时间帮这个忙？谁能最好地理解我的意图？……这同样是保证委托效果和不让自己返工的一个必要步骤。最后一点：请你顾及对方的感受。如果你能够向委托的对象阐明任务的重要性和意义，并且给予极大的鼓励和表扬，那么这对对方来说就必定是一种莫大的肯定和激励。3. 整理存档 办公桌上一片狼藉，各种各样的纸张和文件堆成了小山，从来都找不到自己需要的东西……你是否已经厌倦了这种长期的无序状态？那么，你从现在开始就要将自己训练成一位高效的"档案管理员"。无论是需要近期处理的文件还是长期存档的资料，你都要精心地一一管理。最有效的管理办法就是将资料清晰地归类，再按拼音的字母顺序排序。你还记得我们之前提到的自我规划吗？这类资料同样属于我们需要收集的范围。你可以将类别总称为"我"，放在字母W的目录下；也可以将它称为"将来"，放在J目录下-这都不要紧，你完全可以根据自己的个人喜好进行选择。重要的是这方面的具体内容，例如你的人生规划、年计划、与上司进行年度总结谈话的提纲草稿，甚至你的假期出游计划等等。一般来说，我们都认为存档的资料都是整理成册，被安放在档案室一角的。其实不然！你可以为每个字母准备一个单独的文件盒，常用的字母-可以用厚一些的，不常用的-就可以薄一些。这种收藏手段的最大好处就是，所有尺寸的小纸条或是小册子都可以直接放进盒子里，你不必耗费大量的时间将所有资料都装订成册，查找的过程也十分方便快捷。此外，如果条件允许的话，你还可以将所有的文件盒都放在一个带有滚轮的小架子上，这样你就可以将自己的所有资料放在触手可及的地方，在不知不觉间省下许多时间和来回走动的麻烦。在开始整理之后，你是否会发现有些资料很难归类？如果严格遵守类别的限制，这些资料就会散落在办公室的不同角落，再次造成混乱；但如果随意放进一个相近类别的文件盒里，等到需要的时候又很可能会找不到。更让人头疼的是，我们的资料中其实绝大部分都属于这种类型。那该怎么办呢？ 我的建议是：你需要一个独立的"超级文件盒"来放置这些难以归类的资料。而且，请你将这个文件盒放在自己触手可及的地方，一旦需要任何文件，就从这里开始找起。红色、黄色还是绿色？ 如果你觉得分类的管理方式还不够方便，那就可以进一步借助颜色来为自己创造出更加一目了然的查找方式。红绿灯是日常生活中最常见的颜色信号，也最能够引起我们的联想：红色的任务代表十分紧急，黄色代表一般紧急，绿色则代表可以稍微延期处理。将每份文件或者资料分类放进文件盒之前，首先分析一下它的紧急程度，然后再用其中一种颜色的贴纸做好标记。这样一来，你就可以在浏览文件夹的同时快速了解每项任务的紧急程度，更好地安排自己的工作顺序了。而且，这个按照颜色分类的概念不仅适用于文件的收藏和整理，你还可以将它应用在你的电脑图标、日程安排或是办公室里的通告板上。4. 扔进废纸篓 破旧的文件夹、没有墨水的圆珠笔、过期的报纸杂志、多余的产品目录……每次大扫除的时候，我们都会从不同的角落里收拾出许许多多类似的垃圾。看着这些再也用不着的东西，你还考虑什么呢？干脆扔进废纸篓吧！千万不要因为无法下定决心，就把所有东西都不加选择地整理存档，这种做法只会增加你找到真正需要的东西的难度，使你背负不必要的包袱。判断是否需要存档的标准就是：所有在过去的6个月时间内都没有派上用场的东西，就可以被扔进废纸篓了。经过深思熟虑之后，如果你还是不能确定某份文件或资料是否有用，那就请你准备一个"回收站"。就像电脑的回收站一样，你可以把暂时用不着的东西扔进这个文件盒中，然后养成习惯，每个月都抽出一小段时间来浏览一下过去几周中留下来的这些"鸡肋"。如果在拿起某份文件时，你发现自己根本就没有意识到它已经被扔到了一边，那你就可以放心地把它"咣当"一声扔进垃圾桶了。"麻疹检验" 办公桌上每天都会出现许多新的文件，但你绝对不能任由它们不断堆积，成为又一个混乱的源头。每当你拿起一份文件时-无论是你自己需要浏览其中的内容，还是同事来找你讨论相关的问题，就用红笔在上面花上一个小红点。当你发现自己的桌上出现越来越多这样的"麻疹"时，你就知道是时候该整理桌面了。它们的命运究竟是应该被扔进废纸篓、存档在案、委托给他人处理还是立即由你亲自处理，就要由你自己决定了！不要小看这些像麻疹一样的小红点。只要你养成习惯，它们就能够帮助你更好地掌控全局，省下许多反复翻查文件的麻烦和时间。保持整洁 你是否觉得整洁的办公环境只能在大扫除之后保持很短的时间？其实，这完全是你的习惯问题！你需要从根本上改变自己的观念：办公桌是个神圣的地方，只有最重要的物品才有权利占领这个与你距离最近的桌面。这份文件暂时没有用处？拿走！这个电话本你很少用到？拿走！所有并非随时需要的东西都拿走！所有多余的、应该淘汰的东西都直接扔掉！另外，你还要在最大程度上减少自己的办公用具，合理利用办公桌以外的文件盒和柜子。只有这样，你才能够为自己预留出足够的思考空间： ?遇到很大的工作压力时不应该再浪费时间去整理办公室-这就大错特错了！一张整洁的办公桌能够立即让你感到神清气爽，更快地进入工作状态，更轻松地完成工作任务。?当你处理完一项工作时，请马上把相关的资料和文件各归其位。这样，你才能随时保持桌面的整洁，省去反复进行大扫除的麻烦。?请你养成习惯，每天下班之前都简单整理一下自己的办公桌和办公室。这种做法不仅是对下班前时间的最佳利用方式，还能使你在第二天上班的时候更快进入状态。?请你在整理办公室的时候将同类的东西放在一起。例如，钢笔、墨水和笔芯就应该放在同一个抽屉里。留意一下，你的办公室的布置是否有助于提高工作效率，哪些事情浪费了最多的时间，然后尽快解决这些日积月累的琐碎问题，把自己从烦恼中解救出来。万事开头难，持之以恒地保持努力的成果也同样不容易。因此，一次性的大扫除并不是我们的终极目的，我们追求的是持久的井井有条的环境。但是，也请你千万不要走极端-你不需要把抽屉里的铅笔像骑兵站队一样整整齐齐地排成一列；你也不必把抹布放在手边，时刻保持桌面一尘不染。只要记住，整洁的环境是时间和生活质量的重要部分，你就能够自觉地要求自己了。全面调整！井井有条的办公桌能够激发更大的工作热情，办公室的整体环境更能够左右我们的心情，影响我们的心理状态。现在就请你环顾一下四周，看看你的整个工作环境，你觉得满意吗？有没有可能做出进一步的改善？或许，某些能够体现你个人品位的物品-例如一个漂亮的镇纸、一个从跳蚤市场淘来的古董打孔器、一盏设计别致的台灯-就是最好的选择。此外，你还可以借用一些与工作无关的东西来装点自己的办公环境。大多数人都会选择一些有品位的油画或新鲜的盆栽植物。但除此之外，我还建议你挑选一些旅游时带回来的纪念品，因为这些小东西可以勾起你的快乐回忆，还能不时地提醒你，生活中并不只有工作。如果可能的话，你甚至可以挑选一种你最喜欢的颜色来涂满办公室的一面墙，这无疑是一种对灵感的最直接的刺激。我的建议是：总体来说，请你用生活中的积极元素来布置自己的办公环境。这绝对能够帮助你更好地掌握生活的平衡：既提高工作效率，又保证生活质量。信息管理：以最快的速度找出重点 你是否曾经计算过，自己的一小时值多少钱？当然，你可以粗略地用年收入除以总计的工作小时数来计算出自己的时薪，但这并不是我们讨论这个问题的重点所在。你真正需要知道的，是一个小时的时间对于自己来说究竟意味着什么。如果有一个小时的空闲时间，你愿意用它来收发信件、整理报刊、聆听推销员的产品介绍或是打扫散落在房间里的纸屑吗？我相信，大多数人的答案都会是否定的。如果你也和他们一样的话，就请用接下来的几分钟认真阅读一下这一节的内容吧： 如何处理信件？ 你是否每天都会收到成堆的邮递信件，真正有用的却总是少之又少？保险公司推出了新险种会给你寄详细介绍，出版社每个月会给你寄来试读杂志，各种各样的调查问卷也络绎不绝地飞到你的信箱里。尽管越来越多的公司已经转用E-mail的形式来进行产品宣传，但传统的邮递广告仍然在很大程度上困扰着我们。毕竟，要想从中找出重要的信件，我们就不得不从头到尾把这些信息浏览一遍。这难道不是一项极其费时费力的工作吗？ 是时候为这些洪水般的信件筑造一道堤坝了！在下次浏览信件的时候，请你顺便筛选出无用的垃圾广告，把这些公司的回邮地址收集起来。然后找一段空闲的时间给他们一一回信，坚定而有礼貌地拒绝对方的宣传。通常情况下，营销人员在收到这种信件之后都会把你的名字从收件人的名单中删除，因为既然已经确定你不是自己的潜在顾客，他们就自然没有必要再浪费自己的宣传资料和邮寄费用了。这样一来，你的收件箱就会渐渐变得"干净"起来：经实验证明，这个办法能够有效减少70%的垃圾信件。那其余的信件该怎么办呢？请看以下几条小建议： ?每天都用一段固定的时间来处理当天的所有来信。?坚持收集垃圾信件寄信人的回邮地址，每隔一段时间就按照上述做法回绝一部分来信。?改掉优柔寡断的毛病，不要再反复打量自己收到的信件。每封信件都只拿在手上看一遍，然后马上根据其内容决定相应的处理方式：直接扔掉？委托他人处理？还是亲自上阵？ ?如果决定亲自处理，那就请你记"KISS原则"：Keep It Short and Simple！言简意赅！除了尽可能精简回信的内容以外，你还要根据具体情况选择不同的回信方式：有时只需在原信上直接插入批注，有时只需回复一张手写的便笺，有时必须将回信内容输入电脑、打印出来，然后亲笔签名，有时可以用传真或者E-mail，有时根本不用书面回复，只要给对方回个电话就可以…… 如何处理报纸杂志？ 处理信件的办法当然也适用于报纸和杂志：你应该在这些小事上尽可能 "吝惜"自己的宝贵时间。当秘书在你工作的时候送进来一份报纸或是一本杂志，你是否会忍不住翻看起来？还安慰自己："我只是简单地浏览一下而已，很快就看完。"但是，这恰恰就是我们最常犯的错误，绝大部分的工作就是因此被打断的。所以，最直接的办法就是暂时把这些诱惑放在一边，继续手头的工作。除此之外，我还有更加具体的建议： ?将每天收到的报纸和杂志放在一起，安排出一段固定的时间来进行通读。不要让原本十分有意义的阅读成为你的工作干扰。?不要毫无重点地仔细阅读每一篇文章，而应该有意识地选出一些你真正感兴趣的或是对你有实际帮助的内容，在相应的页面上做好标注，然后请自己的秘书在稍后的时间里将这些内容复印下来，分门别类地整理好。这样，你就可以轻轻松松地得到一本专门为自己"定制"的杂志了。此外，如果你发现某份报纸或者杂志的内容经常不合自己的心意，那就请尽快退订吧！?你可以在出门的时候随身携带当天的复印资料，以此消磨无聊的等待时间。?经常和同事们交流阅读的心得，了解彼此的阅读兴趣和偏好。每当看到某位同事可能会感兴趣的内容时，就请秘书也为他准备一份复印件。长此以往，同事之间就会形成一个信息交流的网络，大家都会从中受益。总而言之，请你将有限的时间投注在精选的复印集上。这种做法无疑要比全篇阅读所有文章要明智得多。简明扼要 如果条件允许的话，请你尽量在阅读的同时养成记笔记的习惯。而且，这些笔记的内容同样应该以简明扼要为主，例如原文的重点词、中心句、基本思想脉络、你从中得到的心得体会等等。这样一来，你就可以用最少的时间提炼出最精华的内容。此外，如果你对文章摘要感兴趣的话，互联网上就有许多名人名家的经典文摘，其中也不乏时间管理和职业规划建议方面的内容。快速阅读：更高效地获取信息 在许多人的概念当中，既要快速阅读又不想影响理解几乎是不可能的。但这其实是一个很大的误区。事实上，只要掌握了合适的技巧，你、我、任何一个人都能够做到这点！但请你注意，提高阅读速度的目的并不仅仅是为了更快地处理文件、会议记录或专业文章。我们之所以羡慕那些拥有快速阅读能力的人，更多是因为他们能够在提高阅读速度的同时理解和吸收更多的信息。如果说这些高效阅读的人有什么秘诀的话，那就应该是注意力的高度集中，以此来减少视线在文章的字里行间来回跳跃的频率，以及反复阅读同一句子的次数。其实，快速阅读的技巧并不难掌握。你只需要稍微改变一下原有的阅读习惯就可以显著提高自己的阅读效率： ?尽量避免重复阅读已经看过的内容。即使暂时看不懂，你也可以直接往下读，因为通过上下文之间的联系，我们通常都可以得到正确的整体理解。此外，不要让视线无意识地在行与行之间不断地跳跃。?尽量选择默读的方式，即使是在脑中默念读到的内容也不行。因为，声音效果通常会比单感官的阅读更能吸引我们的注意力，并因此大大降低阅读速度。这也就是说，排除了听觉的干扰，你的眼睛就自然能够在更短的时间里读取更多的信息。?尝试拓宽自己的视线范围，这也就是说，让自己在同一时间内读到更多的字。你可以为自己设定一个具体的目标，从一次三个字开始，然后增加字数。?最后，请你在阅读的时候尽可能集中注意力，不要东张西望，也不要耳听八方，只专注在你眼前的文章上。你是否也想成为一个快速阅读者？那就尽管试一试吧！在初级阶段中，请你不要给自己设立过高的不现实的目标。其次，注意既不要极端地将阅读当做唯一的信息来源，也不要仅仅关注与工作有关的内容。在练习快速阅读的同时，你可以偶尔给自己一些奖励，在合适的时候重新回归到以往的慢速阅读，享受一下自己喜欢的文学作品，感受悠闲的阅读乐趣。如果你更喜欢有声书，就戴上耳机慢慢听吧。电子阅读怎么读？ 对许多人来说，最痛苦的阅读莫过于在电脑屏幕上看文件了。但是，这其实远没有大家想象的那么糟糕。只要掌握了正确的方法，电子阅读反而能够提供比传统纸介阅读更高的效率。因为，每个人对行间距的感受都不一样，电子版的文档恰恰可以满足不同人在这方面的要求。调节好适合自己的行间距，我们的眼睛就可以更好地聚焦在每一行的文字上，从而自然而然地一次扩大横向的视线范围。除了行间距之外，我们还需要特别注意以下几点：首先，电脑屏幕不宜过亮。否则，我们的眼睛在很短的时间里就会感觉干涩、疲劳；此外，眼睛与屏幕之间的距离也有讲究，最佳距离是50~80厘米；最后，请你坚决抵制高分辨率的诱惑，尽管调高分辨率能够让画面显得更加精致，色彩更加鲜艳，但这种设置的最大缺点就是文字过小，这同样会导致过度用眼的问题。而且，读者还必须费力地将视线聚焦在每一个字上，这种结果显然与我们快速阅读的目的背道而驰。网上阅读又该怎么读？ 互联网的世界越来越丰富，网上阅读也随之发展成为人们不可或缺的一个信息来源。说到网络与其他媒体最显著的区别，我们不得不提的就是这两个快捷键：Ctrl C和Ctrl V。通过简单的"复制"和"粘贴"，我们几乎可以将所有网上的内容都存储到自己的硬盘里，留待日后不时之需。但是，尽管这种功能在很大程度上意味着前所未有的便利，但它同时却也是一个最大的陷阱：我们不仅会在不知不觉中收集了过多无用的信息，还会错将电脑硬盘看做自己的大脑，产生了记忆的惰性。这种习惯的直接后果就是电脑越来越满，真正的大脑却记不住任何有用的信息。因此，一个聪明的网上阅读者应该同时扮演猎手和收藏家的角色-在草率地确认储存或打印之前，请你先以猎手的敏锐洞察力来判断一下：你是否确实需要这些信息？它们还有实效性吗？你究竟是否需要为自己收集更多的信息从而增加阅读负担？如果以上问题的答案都是肯定的话，你才可以变成"收藏家"，保存并整理好你认为重要的信息。除此之外，网上还有一个链接的陷阱。这也就是说，如果你只是毫无意识地随处乱看乱点，就会不知不觉浪费掉许多时间。因此，请你在搜索信息的时候时刻谨记自己的目标，不要迷迷糊糊地掉进这个隐形的陷阱。如果担心自己的自律能力，你还可以在上网这个问题上为自己设定一个时间限制，随时将自己的时间牢牢掌握在手中。击退视疲劳 电脑屏幕是个累人的东西-对我们的眼睛来说更是如此！因此，如果你必须在电脑前工作，就一定要养成定时休息的好习惯，不仅是放松眼睛，也是为自己的身体注入新的活力。眺望远处：每次连续工作一个小时之后，你都需要站起来休息几分钟，走到窗边，眺望一下远处的风景。这不仅能够为你的脑部细胞补充氧气，也能够使你的眼睑肌肉得到很好的放松。"黑色屏幕"：看久了彩色屏幕，眼睛太累？那就换个"黑色屏幕"吧！找个舒服的姿势坐好，双手合掌按紧，快速搓至发热，然后闭上眼睛，用掌心按在上面不动。觉得手不够热时就再次重复之前的步骤。请注意，在闭上眼睛之后不要转动眼球，这样双眼才能得到最好的休息-而且，既然你并不是真的要从这个"黑色屏幕"上看到什么，那又何必"劳烦"自己那双已经酸胀的眼球呢。眨眼＋打哈欠：请你在休息的时候刻意加快眨眼的频率，并不时地打几个哈欠。这样有助于增加泪液的分泌，湿润疲劳的眼球和干涩的眼部皮肤。回顾：利用"清单的清单"解决混乱问题！购物计划、假期安排、办事的先后顺序、手头上的任务……事无大小，只要是有可能引起混乱的事情，我们都应该为之列出一张清单。清单的作用有很多：它能够给我们提供清晰的逻辑结构，让我们的工作和生活井井有条，从而为我们创造出更多的时间。因此，遇到任何混乱的状况找不出头绪的时候，我们都可以无须任何考虑就直接坐下来为它列一张清单。而且，我们也不必拘泥于格式，大可以放心地想到什么就写什么，只要在处理这件事情的过程中不断地补充新的内容或者进行必要的修改，我们就可以成功地借助这份清单获得清晰的概览和具体的细节。养成这种习惯，我们就不会再丢三落四，总是不得不返工重来了。每个人对清单的需求都不一样，但以下这几种清单却应该人手一份： ?健康清单：其中包括定期体检的预约号、家庭医生的诊所地址和电话号码、家附近药店的电话号码、附近医院的急救号码等等。?家庭维修清单：其中包括水、电、煤气维修公司的电话、家电的保修号码和客服电话等等。?生日清单：其中包括亲戚好友的生日日期和你计划送出的生日礼物。?度假清单：其中包括全程的所有交通信息以及你计划携带的所有东西。?清洁清单：包括一切你认为需要清洁和打扫的物品和房间。?清理清单：包括一切你打算扔掉的东西。此外，千万不要忘记你的个人幸福感清单！一旦想到什么自己想要的东西或是希望做的事情，就把它记在这张清单上，在适当的时候找出其中的一项来奖励自己。而且，请你一定要坚持记录这方面的内容！"清单的清单" 你是否清楚自己需要哪些清单？那么多清单是否也难免会让你感到混乱？那就让我们来为自己的清单列一份清单吧！把现有的和计划使用的清单都一一列举在这份"清单的清单"上，它就能够帮助你轻松地管理自己的所有清单，让你彻底避免混乱情况的发生。