金字塔原理_-12

什么是结构顺序?结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。你想象的"某事物"既可以是真 的，也可以是概念性的；既可以是一个物体，也可以是一个过程。但是，这个"某事物"必须被合理地划分为不同的部分。创建逻辑结构在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时，你必须保证划分后的各部分符合以下要求：★ 各部分之间相互独立(Mutually exclusive)。★ 所有部分完全穷 (Collectively exhaustive)。我将这两个要求简称为 MECE。当你编制组织结构图时(见图 6—3)，你肯定会不自觉地使用这一概念。81图 6—3 具有"相互独立／完全穷尽"性的公司组织结构相互独立说明轮胎部的组成同硬件部的不同，而体育设备部的组成则同其他两个部都不相同。也就是说，各部分之间没有重叠。完全穷 指的是所有三个部门加起来就是阿克伦轮胎橡胶公司的全部组成。也就是说，没有遗漏的部分。如果你在将某个整体划分为部分时应用了这两条规则，那么划分出来的结构肯定包括了所有需要向人们说明的部分。最简单的结构顺序就是指按图上各部分出现的顺序进行说明。但是，应当以怎样的顺序将各部分放人示意图呢?当人们制作组织结构图时，经常会问这个问题。你在图中填写各部分的顺序能够反映你使用的划分原则。一般有三种划分组织活动的方式：根据活动本身(如：研发、营销、生产)、根据活动发生的地点(如：美国东部、美国中西部、美国西部)、根据针对特定产品、市场或客户的活动的集合(如：轮胎部、硬件部、体育设备部)。★ 如果划分时强调活动本身，那么各部分反映的是一个逻辑过程，因此应采用时间顺序。★ 如果划分时强调地点，那么各部分反映的是地理现 ，应采用结构顺序。★ 如果划分时强调与某一产品或市场有关的活动，那么划分就是一种归类。各部分思想应采用重要性顺序，判断重要性的标准可以是你确定的任何相关排序标准(如：销售量、投资额等)。假设在市政府重组过程中，你成立了关于以下方面的一些部门：1．住房2．交通3．教育4．娱乐5．个人医疗826．环境卫生你认为这些都是市政府应当负责的一些领域，其顺序是假设该市所有建设都从零开始时市政府对其关注的程度。在创建新的组织 构时，强迫自己采用此种顺序，可以使你检查各部分的总和对于你的目的来说是否具有完整性。但是，在划分组织结构以外的事物时，你的目的通常是分析各部分的功能。因此，这时你应当按照功能划分，各部分的顺序则按其预期可起到的作用排列。因此，如果你准备讨论雷达装置，你就应当以雷达装置各部分的功能为思想组织顺序：1．调制器2．射频振荡器3．带扫描装置的天线4．接收器5．指示器调制器的功能是吸收能量，而射频振荡器则能够发射能量。天线的功能是将能量聚集在天线杆上，接收器的功能是接收天线扫描装置传回的信号，而指示器的功能是显示数据。描述逻辑结构一旦逻辑结构建立起来，就可按照自上而下、自左而右的顺序依次描述各个部分。在上例中，对雷达装置进行技术性的描述应当采 这一顺序，对其他任何 械装置进行技术性描述也应当遵循这一顺序。但是，在描述各部分时，有时也可采用过程顺序(时间顺序)。举个例子，下面是一张西奈沙漠的地图(见图 6—4)。地图下方的文字是对地图中各个地理部分的描述：83在任何一张中东地区的地图上，西奈半岛都端坐正中。西奈半岛是一个倒置的等腰三角形，像一块锋利的楔子生生插入非洲与西亚之间。出于不同的地缘政治考虑，对西奈半岛存在多种说法：有人说，西奈半岛是埃及东部领土的延伸，是神圣的埃及领土，只是在一个多世纪以前因开凿苏伊士运河而将其同本土割离；有人说，西奈半岛是以色列南部领土的自然、合理的延伸，是内盖夫沙漠的主体；有人说，西奈半岛是沙特阿拉伯北部的附 地区，同其本土之间仅有狭窄的阿卡巴海湾一水之隔；还有人说，西奈半岛自古以来就是连接东西部的大陆桥，是商队通行和军队入侵别国时的便捷通道。人们从不同的地缘政治角度看待西奈半岛，其顺序就是人的眼睛看地图时的顺序：从左上角开始、沿顺时针方向进行。首先，人们看到的是西奈半岛与埃及之间的运河，然后是以色列南部，然后是沙特阿拉伯北面，最后再反转方向，自东向西。这就说明，原文作者在写作时想象到了读者在看地图时的顺序，在描述地图时也采用了这一顺序。对结构提出修改建议人们在处理逻辑结构时经常会想象与之相关的逻辑过程，尤其是在对已有结构提出修改建议时。例如，假设图 6—5 是一个市政府的组织结构图，其中包括 25 个部门，分别向 23个委员会汇报。84你建议用由 6 个部门分别向 6 个委员会汇报加上一个行政管理分支的结构替代以上结构如图 6—6。图 6—6 修改后的市政府组织结构图从第一个结构转变为第二个结构需要进行四个方面的改革。在报告中，你应当采用什么顺序提出你的改革建议呢?这些改革同等重要，因此不能按重要性顺序排列。理论上，这些改革也必须同时进行，因此也不可采用时间顺序。在此类情况下最适合采用的顺序就是当你在白纸上依次画出各个部分、向读者展示时使用的顺序。在本例中，第一步就是将众多委员会合并为政策与财政委员会下 的 6 个委员会(如图 6—6 左侧所示)。第二步是将各部门合并，并分别与 6 个委员会匹配。第三步是成立两个为政策和财政委员会提供支持的委员会。最后一步是成立由行政长官领导下的管理团队，以管理文书工作。85报告中具体的措辞可如下：为了完善市政管理体制，提高其完成重要工作的效率，市议会应当采取如下措施：1． 为人民提供直接服务的职责赋予政策与财政委员会下的 6 个委员会；2． 原有各个部门组成 6 个项目管理部门，分 由一名项目负责人领导，并分 对 6个委员会负责；3．组成行政及其他内部事务管理机构；——成立常务委员会；——赋予人事委员会更积极的作用，以激励市政工作者；4．任命一名行政长官，以领导市政在编人员。利用结构顺序概念检查写作思路与时间顺序概念的作用一样，你也可以利用结构顺序的概念检查分组中是否存在逻辑错误。假设你是某大城市的交通局局长，现在有一份文件等待你的审批：我们认为，此项工作的目标包括：1．评估和分析维修区域及建筑区域的现场施工情况；2．了解现场工程师是否具有足够的组织和管理灵活性，以便对公众提出的日常使用问题和要求作出适当的反应；3．评估和分析初期工程、道路和桥梁设计、环保问题、用地许可和交通管理等领域的问题；4．评估和分析交通局的组织结构；5．找出在每一研究领域的优势和劣势。这些思想的顺序是什么?这些思想是从哪里来的?你可以很容易地看出，第五点与其他几点不同，因为第五点是针对前面所有四点的。我们可以将第五点剔除出去，暂不考虑。然后我们再来看作者其他四点的主题：1．维修建造2．日常使用3．初期工程道路和桥梁设计环保问题用地许可交通管理4．组织结构如果从道路建设等过程的角度看，我们可以假定以上思想应包括以下四个步骤：1．设计 3．使用862．建造4．维护因此，原文作者的意思也许是这样：该项工作的目的是检查交通局的组织结构和管理是否适应完成其职责。其职责包括四个方面。下面，我想再举一个例子。这个例子比较难，因为其罗列的思想之间的联系非常随意。其 ，作者在写作之前确 对文章结构进行过构思，但是，因为作者对这种结构了解得不很清楚，也就无法利用其指导他的思维。这个例子是一家饮料生产公司的工作人员写的。这家饮料公司已经决定将其产品的包装由玻璃瓶改为塑料瓶。但是，在产品包装的来源上，公司面临两种选择：一种是从外部购买塑料瓶；另一种是自行开发塑料瓶生产能力。该作者的立场是反对自行生产塑料瓶。投资生产塑料瓶 面临一系列内部及外部风险和限制：1．技术风险——不成熟的设计问题；2．环保风险——法律可能禁止生产不可回收塑料制品；3．优惠风险——在通货膨胀期 客不一定会欢迎优惠包装；4．非独家经销：(1)外部销售 降低营销作用；(2)因所有权问题难以向其他公司销售；5．投资大——投资回收期过长；6．对每股收益造成负面影响(因杠杆作用而加大)；7．近期研发费用；8．公司现金流量问题——现有业务发展需要资金；9．玻璃制造商们大幅降低产品价格，而塑料制品的通胀率比玻璃制品低；10．在我们进入塑料制造行业时，其他塑料制造商可能会大幅降低产品价格，因为其投资利润率偏低(多数处于 7％-10％的范围内)；11．容器行业的典型特征是低利润，进军该行业的关键是低成本生产。进入该行业可能导致我们的股价收益率下降。你是不是看得有点头 ?但是，对这段文字的检查过程同检查其他文字一样。首先，依次检查作者的每一条反对意见，了解其提出反对意见的原因。为什么作者认为这些问题是不利因素呢?我们逐条将作者反对的原因罗列在下面，希望你能够看出一些线索。1．高成本2．法律限制3．被迫降低销售量或价格874．低销售量5．高投资、低投资回报率6．每股收益率下降7．高成本8．必须贷款9．被迫降低价格10．被迫降低价格11．毛利低、股价收益率下降商业人士在谈论成本、销售量、价格、投资和投资回报率时，都假定对方了解这些因素之间的关系，如图 6—7 下面的标准投资回报率树形图所示。如果你按照此树形图将相关因素一一对号入座，你就能够比较容易地了解作者的思想：此项目将对投资回报率造成负面影响。关于每股收益率和股价收益率的两点涉及另一个树形图(如图 6—8)，传达另一个信息：此项目将对每股收益率造成负面影响。图 6—8 股价树形图我们还剩下两点没有处理：第 8 点， "我们必须贷款" ，和第 2 点，"如果法律禁止生产不可回收的塑料制品，我们就可能无法销售塑料瓶装饮料"。其 ，如果我在"利润"这一88因素下增加"税金和利息"的因素， "贷款"这一项就可以纳入以上的树形图中了。我前面没有列入这一项，是为了使树形图更容易理解。我们试着将所有的因素组织在一起，可以看出，原作者的意图是想这样表达：我们在进入塑料容器生产行业之前应该慎重考虑：如果法律禁止生产不可回收产品，我们可能根本没有办法上马该项目。即使该法律未能出台，该项目也 降低我们的盈利能力。从近期看，降低每股收益率。从远期看，降低投资回报率。．了解了作者的思想后，你就可以仔细地考虑其每一个观点是否站得住脚。我想，肯定有的观点站不住脚，因为我知道这家饮料公司不但进入了塑料容器生产行业，还 得了巨大的成功。显然，原文作者没有考虑到的一个因素是对塑料容器可能对产品销售产生的有利影响进行评估。我重申一点：写作时，必须首先构思文章的结构，否则你可能根本不知道自己已经写得一塌糊涂。按照结构进行写作能够使你及时地发现错误和遗漏。重要性顺序最后，我们来看看重要性顺序，也称程度顺序，是你对一组因为具有某种共同点而被聚集在一起的事物所采用的顺序，如：三个问题、四个原因、五个因素等。在这里将思想简单罗列出来而缺乏深入思考的现象尤为严重。创建适当的分组在对事物进行分组时，你可能会说 "： 这 家公司存在三个问题。 "这时，你的大脑自动将这三个问题同该公司可能存在的其他问题分隔开，形成如图 6—9 所示的分支结构。从名称上看，这两个组完全穷 ，按照分组的意图，它们也应当相互独立。为了证明这两个组具有相互独立性，你必须明确地指明每组中的问题具有共同特征，然后根据你的知识，确保将所有具有该特性的问题列入该组。然后，在每组中根据各个问题具有该特性的程度高低进行排序——最具有该特性的问题排在第一位。89??具有某种共同点并可据此排序图 6—9 通过分组将思维集中于某有限范围内很多人问过我，在确定了各要点的相对重要性(具有某特点的相对程度)后，是否必须将最重要的列在第一位。他们指出，如果将最不重要的放在第一位，依次增加重要性，将最重要的思想放在最后，这样会更具有戏剧性效果。的确，这样会更具有戏剧性效果，但是戏剧性是出于感情的考虑，而不是出于逻辑性的考虑，因此这是一个写作风格的问题。有时，你完全可以按先弱后强的顺序写作，以产生更大的感情冲击力。但是，多数情况下，你应该将最重要的思想放在第一位。举个例子，假设你列出以下要点：