金字塔原理_-5

配，你所要讨论的主题对读者是有意义的。6．作出该建议确 可行这样的表述后，你将沿金字塔结构进一步向下思考，以确定读者在看到这样的表述后会产生什么新的疑问。(为什么这么说?)7．针对"为什么?"之类的问句的回答必须是"原因"，因此，你在关键句这一层次上提供的所有要点必须都是"原因"。你的原因是什么呢?★ 该建议将提供我们所需的信息；★ 该建议将增加我们的现金流量；★ 该建议将减少我们的工作量。8．在确定了以上要点都是正确的且符合逻辑之后，下一步就是继续沿金字塔结构向下思考，提供能够支持以上观点的思想。但是，在像上例这样篇幅较短的文章中，也许无需再进一步构建金字塔结构，就可以开始动笔了。也许你可以在写到具体的每一部分时很容易从你的脑海中获得支持以上观点的思想。从以上步骤可以看出，这种方法迫使作者在构思写作时仅从他的头脑中获 与读者的问题有关的信息。但是在具体操作中，这种方法能够迫使作者全面地考虑该问题，而不是像表3—1 的例子中那样只考虑了问题的一部分。而且，如果作者在写作时能够遵循这种自上而下的思想组织结构，读者就能够非常容易地理解作者的全部思想(如图 3—2)。S=大客户建议改变记账方式C=你们问我该建议是否可行Q=该建议是否可行？自下而上法很多时候你也会发现你思考得还不够成熟，无法构建出金字塔结构的顶部。譬如，有时你无法准确地确定要讨论的主题，有时对读者头脑中的疑问尚不清楚，有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时，可向下 动一个层次，从关键句层次上着手。如果你能够确定任何关键句，那很好；但多数情况下你可能还无法确定。不要着急，你31可以按照以下"三步走"的过程自下而上地组织你的思想。1．列出你想表达的所有思想要点。2．找出各要点之间的逻辑关系。3．得出结论。表 3—2 混乱的思路致：主题：TTW以下是对本人近两周工作成果的小结。我们都知道， 版成本是所有新版书籍的成本中最重要的部分，约占精装本成本的 40%和简装本的 50%—55%版成本主要包括：机器 版校对30％-50％17％-25％初校样及校订 10％-16％编整版及布版10％、20％10％～15％TTW 与平均标准进行对比可以发现，TTW 在 版工艺上的生产力相对较低。目前，版评估员正在对我向他们提供的一些典型案例进行研究。该企业对每一项 版工作基本都要重复相同的步骤，以保证较高的质量。这也是其在简单业务的 版上不具竞争力的原因之一。爱斯勃雷(Aylesbury)公司对 TTW 公司的 版成本较高的原因非常感兴趣。我已经同罗伊，沃尔特、布赖恩?汤普森的乔治?肯尼迪谈过此事。肯尼迪愿意进行一项实验，以找出：(1)该企业的 版工序中是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些 版任务而言；(2)其较低生产力的原因即为什么低于平均标准。TTW 公司目前的 版任务已经超负荷了。 版部门的大部分 I 作都无法按时完成。 目前这种生产能力低下的现象在手工 版工序上尤为空出。TTW 公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低，因而越来越难以吸纳和保留 版工作。现在，TTW 公司正面临工会提出的一项新的要求。有两名 版工已经离开。该企业 版部门的员工目前少于编制，而员工的加班工作量超过了 50％。结论：1．降低 版成本似可采取如下方法：32A．简化价格较低的 版项目的工序。D．改变工作方法、提高生产效率。2．为了简化某些项目的工序，必须针对某些项目进行一些实验，对其整个工序进行全程跟踪，控制因改变校对次数和时机而对 版质量造成的边际效应，并观察客户对此的反应。此举 约的费用可能达到 版总成本的 10%。我认为，第二种降低 版成本的方法需要进行细致的方法研究。TTW 目前在 字和手工 版上的效率低于平均标准 20％—50％。该企业应当能够有所改善。3．如果我们 TTW 同贝尔德公司、波奈尔公司或沃特路公司进行比较，也许可以有所发现。乔治?肯尼迪和罗伊?沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究。 是，我已经告诉过他们，也许他们不会有很大的发现。4．爱斯勃雷对 TTW 公司的 版成本也存在不同的看法。格里?卡尔弗特认为 TTW 公司的 版成本肯定过高，乔治，肯尼迪则认为尚无确凿证据显示其 版成本过高，而罗伊?沃尔特则认为他还无法对此下结论。他们似乎都非常愿意对此进行调查。作者：日期：还是让我们以一篇需要重写的文章(表 3—2)作为例子，说明此方法的作用。这是一名年轻的咨询顾问在第一次参加工作两周后向其业务经理呈送的一篇备忘录。客户是英国的一家印刷厂(TTW)。除了备忘录中所述的内容，我对有关情况或主题一无所知。因此，我们所做的一切都必须在这篇文章提供的信息以内进行，对这名顾问所做表述的正确性也不可妄加评论。我们所要做的只是使他的文章思路更加清晰。步骤一：列出要点问题1．排版工作效率低2．对每项排版任务均采用相同的工序3．对简单任务的报价不具竞争力4．无法按时完成5．工资偏低6．人员短缺7．加班过多8．在排字和手工排版上的效率低于平均标准解决方案1．简化价格便宜的排版任务的工序2．改变工作方法、提高生产效率33我们首先看看解决方案，因为确定行动性思想(即关于采 行动的思想)的有效性比确定描述性思想(即说明情境的思想)的有效性更容易一些(参见第七章《概括分组思想》)。简化工序同改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢?答案是没有任何关系，这两者说的都是同一件事。因此，这一步分析没有什么收获。然后再来看看问题。很快，我们就能看出来，其中显然隐含着一些因果关系。我们应可能清楚地将其结构画出来。步骤二：找出逻辑关系5低工资2工序无区分6缺少员工8效率低于平均标准4无 法 按 时完成1生产效率低下7加班过多（？）成本过高3价 格 无 竞争力对此分析揭示出两条单独的思路，当然也有可能某些应当列出的要点并未被列出。现在你可以得出一些结论：那名顾问或者想说，因为该企业的生产效率低、加班过多，导致其成本过高；或者想说，为了降低成本，必须简化工作方法、提高工人工资。步骤三：得出结论那名顾问想说明的究竟应当是哪一个呢?你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么?显然，读者知道成本是一项重要因素，知道 TTW 公司在报价上不具竞争力，可能还知道在 TTW 公司没有人知道其成本是否过高。这样，你的思路应当如下所示：1．主题2．疑问3．回答4．情境＝制版成本。＝制版成本是否过高?＝是的。＝制版成本是总成本中最重要的一部分。5．冲突 ＝不知道制版成本占总成本的比例是否过高，但竞争力较低的事 说明可34能如此。疑问(2)回答(3)＝制版成本可以被降低吗?＝可以。6．新的疑问 ＝如何 现?7．关键句水平。＝省略制版过程中不必要的步骤，并且将工人工资提高到具有竞争力的表 3—3 结论清晰的例子致：主题：TTW我过去两周在爱斯勃雷公司研究排版部门的成本。我们都知道，排版成本占精装本成本的 40％，占简装本成本的 50％-55％。TTW 公司并不知道其排版成本是否过高，但是人们认为该公司在简单排版任务上缺乏竞争力。经过初步调查，我们认为该公司可能能够通过以下方法大幅降低其排版成本：★ 省略排版过程中不必要的步骤★ 将工人工资提高到具有竞争力的水平略步骤TTW 阿公司在排字和手工排版方面的工作效率比平均标准低 20％-50％。观察其排版方法可以发现，该公司对每一项排版任务，不管是圣经还是恐怖小说，基本都采 同样的步骤以保证质量。这是该公司缺乏竞争力的部分原因。我就这一发现同罗伊?沃尔特、布赖恩?汤普森和乔治?肯尼迪讨论过。肯尼迪愿意进行一项 验，以找出：(1)该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些排版任务而言；(2)其低于平均标准的原因。下周我们将全程跟踪几项简单排版任务，控制因改变校对次数和时 而对排版质量造成的边际效应，并观察客户对此的反应。此举节约的费用可能达到排版总成本的 10％。我们还将进行一项细致的方法研究，以 量缩短该公司与平均标准的差距。增加工资TTW 公司支付给工人的工资比该地区其他印刷厂的低，因此难以吸纳和保留排版工人。有两名排版工人刚刚辞职，使该公司排版部门的员工人数低于编制。因此，大多数排版任务都无法按时完成，工人的加班工作量也超过了 50％。该公司目前正面临着工会提出的一项新的要求，可能会被迫增加工人工资。如果这样，该公司应该能够招收适当的人选，减少加班费用。35作者：日期：表 3—3 是包括了以上思想且更容易被接受的一种写法。你可能并不同意这名年轻顾问的思路，但至少这样可以将其思路清楚地表达出来，读者也才能够决定是同意其观点，还是找出其中的可质疑之处。我将该备忘录完整地重写了一遍，因为我想说明一点，总的序言部分可以包括关于关键句要点的表述。这样，读者就可以在开始阅读的最初 30 秒内了解你的全部思路。由于文章的剩余部分都只是为了解释或支持你已提出的观点，读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到会使其大吃一惊的重要思想。这样，如果读者的时间有限，他就可以只简单地浏览一下文章。际上，如果读者在阅读的头 30 秒内还不能清楚地了解你的全部思路的话，你就应该重写这篇文章。此外，标题及小标题能够突出文章结构中的重要部分，以便读者迅速地找到关于某一个问题的详细论述。如果文章篇幅较长，这种方法尤其有效。但是为了达到较好的效果，你还应当注意标题的用词(参见第十章)，即标题应反映某种思想，而不是某种类别。例如，不要将标题定为"我们的发现"或"结论"。因为这样的标题对于读者快速浏览没有什么帮助。最后，我简单说说写作风格。你能够发现，TTW 备忘录原文及改写后的备忘录在语言的使用及句子的措辞上几乎没有什么区别。这说明，改写后的文章的清晰思路来自于金字塔结构，而不是写作风格的变化。初学者注意事项金字塔原理的规则能够使你从金字塔结构中任何一个位置上的思想着手，发现其他所有相关思想。但是，你必须采 自上而下法或者自下而上法。我已经 力使你了解一般性的思维方法，但是在具体应用时会遇到各种可能，出现问题也是难免的。对金字塔原理的初学者经常提出的问题，以下是我的回答：1．一定先尝试自上而下法一旦你着手将思想变成文字，它就似乎戴上了最美丽的光环，令你感觉"字字珠玑"，甚至使你不愿意进行必要的修改。因此，不要试图一下子就把整篇文章都写出来，因为你稍后就可能很容易地想出文章的结构。一旦你的思想变成了文字，你就很可能会觉得写得不错，而根本不管你的思路 际上是不连贯的。2．将"情境"作为构思序言部分的起点一旦你知道自己想在序言的主体部分说些什么——情境、冲突、疑问和回答——你就可以根据你想产生的效果，以任何顺序写出这些要素。选择不同的顺序会影响文章的文风，当36然你肯定想运用不同的文风写不同的文章。但是，一定要从"情境"开始构思，因为按照这个顺序，你更容易准确地找到"冲突"和"疑问"。3．不要 略对序言部分的思考当你坐下来开始写作时，经常头脑中已经有了一个完整的主要思想。这样，触发主要思想的"疑问"也很明显。这时，你就很容易直接跳到关键句层次，开始回答由主要思想引起的新的疑问。我劝你不要这样做。因为多数情况下，你都会发现自己还在对 于"情境"或"冲突"范畴的信息进行组织，这样会使你自己陷入复杂、混乱的论证中。你应当先整理出