4经营成本　　记住你每次购买物品都需索取发票。发票是一种凭证，上面记录了你的购买时间和金额，你可以利用发票来填写日记账。　　保存好你的发票，在下次计税的时候，它们实际上就值钱了。美国税务法允许业主从他们的应纳税收入中扣除许多的费用，这些抵扣项目能节约你部分钱，但你必须保存发票以证明你实际发生了这些费用。　　将你的收据保存在文件盒中。在另一个文件盒中则保存所有的发票。　　使用你每天的分类账　　如果你的账目余额为0，总账或日记账余额是由总现金收入减去总现金支付的差额决定。一天后，若你的财务记录正确，你手中的实际现金数目应等于分类账中的现金余额。　　只要你每个营业日都认真做记录，保持良好的财务记录是十分简单的事。假如你漏过了几天没记录或试图在头脑中记下数目，那么维持这些记录的可靠性就十分难了。有时当交易发生时，你实在太忙而没有时间记录，但只要你遵从以下的规则，你就可以使用书面记录来帮助你日后填写流水记账。　　记录流出、流入你公司的现金能教你如何调整经营努力方向从而使你的业务成功。业务分类账或会记账可以告诉你，你是如何花钱的。你还可以通过降低某些费用或增加收入来提高你的现金余额。　　你还可以从表4B中看到，你的损益表并不在流水账或会计分类账目范围之内。简单地将每个栏目中数字汇总，并将列为（1）、（2）、（3）栏目中的总计数字填入损益表栏目中适当的地方。当你知道了损益表栏目中的净收入时，你就可以计算出业务的投资回报率：净收入除以投资总成本，再乘以100。　　现金流　　你可以使用分类账或流水账来记录你每个营业日收入和花费。保存好你每次购买的收据将有助于你养成记录现金流的习惯。现金流是指一段时间内你的公司现金收入与现金支付的差额。在某时刻衡量你公司现金流大小的指标是你流水账中的现金余额。　　假如你的现金余额是负数，即使你的业务是赢利的，仍可能破产。为避免陷入现金紧缺而不能付清账单，必须遵守以下三个原则：　　1尽早地回收现金。当你销售产品时，尽量在完成销售时取得现金。　　2尽量在不惹恼供应商的同时，拖迟付款的时间。许多账单都有应付的期限，比如说电话账单一般在30天内付款。这意味着你可以在不惹恼电话公司的情况下，占用30天的资金。让他们催促你付款，但决不要在未获得供应商许可情况下将付款拖延至付款期限后。　　3准确了解、掌握自己的现金余额。　　收取你的现金并拖延付款!　　保持良好财务记录　　贾森经营着T恤衫印染业务。以下是他7月份的交易记录。研究一下贾森是如何在他的分类账目中（表5A和5B）记录每项交易的，以及他是如何计算收入和投资回报率的。假设开始现金余额为1 000美元。　　1.为创立业务，贾森7月1日买了一个印染架、墨、楔子和其他的基本用品，共花了250美元。　　2.7月2日，他从批发商那以240美元的价钱购买了48件T恤衫。　　3.7月6日，贾森在当地跳蚤市场登记，在7月的每个周末销售他的T恤衫。登记费花了他100美元，他接着又去打印店花了20美元制作名片，10美元制作传单。　　4.7月7日，贾森去了跳蚤市场。他以12美元每件价格卖掉了所有的T恤衫。　　5.7月10日，贾森又返回批发商那，以300美元的价格买了60件T恤衫。　　6.7月14日，他以每件12美元价格卖掉了48件T恤衫。为了处理最后的12件，他将价格降到每件10美元。　　7.7月16日，贾森以300美元价格买了60件T恤衫。花了50美元购买墨水和宣纸，又花了10美元买印刷宣传单。　　8.贾森于7月21日返回跳蚤市场，但下午下了雨，他仅以每件12美元的价格卖掉36件。　　9.7月25日，他以120美元买了并丝印了两打多T恤衫，在7月28日最后的跳蚤市场上，贾森以12美元每件卖掉了他所有剩余的T恤衫（48件）。　　使用贾森的记录作为模型，为你想开的公司连续做至少8天以上交易购买和销售的分类账。仔细记录你的现金余额。　　案例研究：个人美容服务　　托昆波将她高中时做的业务带到了大学。在学校里，她一个星期大约为四个顾客修剪指甲。她所耗用的成本很小，因为她一般都是在自己的房间或顾客的房间里提供服务。托昆波通过传单宣 传她的业务。　　贾森的业务分类账　　日〓期说〓明到/从已收现金已付现金现金余额　　6/30/001 000　　7/1/00丝印供应ACE艺术250750　　7/2/004打T恤JOE批发240510　　7/6/00注册费跳蚤市场100410　　7/6/00名片印刷店20390　　7/6/00传单印刷店10380　　7/7/00卖4打T恤＄12跳蚤市场576956　　7/10/005打T恤JOE批发300656　　7/14/00卖4打T恤＄12，每打＄10跳蚤市场6961 352　　7/16/005打T恤JOE批发3001 052　　7/16/00丝印墨印刷店501 002　　7/16/00宣传单印刷店10992　　7/21/00卖3打＄12(雨)跳蚤市场4321 424　　7/25/002打T恤JOE批发1201 304　　7/28/00卖4打T恤＄125761 880　　总〓计2 2801 4001 880　　表5A〓贾森业务分类账，左页　　贾森的业务分类账　　初始投资收益(1)销售商品成本(2)经营成本(3)　　250　　240　　100收益表　　20　　10收益(1)：$2 280　　576减销售成本(2)：$960　　300毛利润：$1 320　　696减经营成本(3)：$190　　300利润：$1 130　　50税：$2825　　10净利润：$8475　　432　　120　　576投资回报率　　(净利润÷初始投资)　　2502280960190847.5÷250=339%　　指导　　1在交易发生时记载，　　2保留发票和收据。　　3保计税率为25%　　或利润×0.5，这样　　1 130×0.5　　表5业务分类账，右页　　莫妮卡是另一位年轻妇女，她创立了个人美容修饰业务——为黑人梳辫子。不巧的是，堪萨斯州不允许没有美容许可证书15岁少女进行经营。具有讽刺意味的是，因为堪萨斯美容协会的一名官员了解到她曾获得创业奖，她的美容店不得不关闭了。　　堪萨斯的业务可为她一个月赚取100美元收入。委员会通知她不参加美容学校一年的课程学习，就不能开展梳辫子业务去获利，但几乎没有学校教授编辫，也没有学校可接纳她，除非她已满17岁。　　莫妮卡的困境引起了《华尔街日报》的注意，该杂志发表了一篇文章批评堪萨斯美容协会。“委员会不让我挣钱，”莫妮卡在文章中说道，“不让像我这样的孩子学习如何经营。”　　莫妮卡的故事说明了在创立自己业务之前，研究所有州和地方法律的重要性。为了解你可能需要的许可证，请联系当地的商会。你还需到你所在州或当地的健康委员会那里进行体检。　　建议　　●当提供个人美容修饰服务时，要始终保持设备的清洁，许多州要求修指甲师对所有的修甲设备进行消毒。　　●友好地对待你的顾客，头发或指甲修理对顾客来说是十分轻松和令人享受的服务。第8章 掌握你的成本　　当我看见我喜欢的东西时，我就买下来；有机会我再试着卖掉它。　　——洛德·格拉德(Lord Grade)(b1906)英国电影电视创业者　　保持良好的财务记录有助于你记录经营业务所需的成本。找到创造性地削减成本的方法能使你衰败的生意绝处逢生。任何人都可花费无数的钱来发明一个伟大的产品，但他或她或许为此用完了超过产品本身价值的资本。创业者的目标是以低于消费者支付愿意的成本来推出产品。　　在NFTE，我们在过去两年中，对于花在每个孩子上的项目成本降低了30%，良好的财务记录显示我们可以削减的成本是商务夹的成本。那是一个装满了书、收据簿、计算器和其他学生经营业务时所需物品的书包。我们通过寻找价格更低的供应商，大批量定货，在增加书包容量的同时，降低了它的成本。　　创业者的故事：　　伦纳德·雅克比和斯蒂芬·梅耶,雅克比和梅耶　　削减行政成本的多少在很大程度上决定了一个业务的赢利和亏损。降低成本能有助于公司通过以比竞争对手更低的价格提供产品和服务进入新市场。1976年，创业者律师盖尔·考夫(Gail K off)与律师伦纳德·雅克比(Leonard Jacoby)和斯蒂芬·梅耶(Stephen Meyers)合作使用这种策略来开发法律服务市场。　　考夫和她的伙伴意识到富有的人能够承担得起律师费用，但穷人却得不到法律帮助。中产阶级和工人阶层则经常被律师不放在眼中。确实，美国法律协会估计有70%的人没有可能享受到法律服务。　　雅克比和梅耶的办法是成立了零售性质的法律诊所——社区的法律事务所，它能以合理的价格为中等收入的人提供高质量的法律服务。　　不同于人们一般看到的豪华的律师事务所，雅克比和梅耶的顾客可以访问公司全国110多家小的办公室。考夫和她的合伙人发明了一种后来在他们所有的分支机构都采用的办公室管理系统。提高办公室效率是削减成本的另外一种方法。　　只有处理大量的案子，才能保持费用的低廉。因此，雅克比和梅耶成了第一个做广告的法律公司。在电视广告中，雅克比和梅耶提供了价格便宜的法律咨询服务，并保证客户能获得预计费用的书面估价单。　　今天，雅克比和梅耶每个月服务1万多人。联邦贸易委员会强调指出法律诊所刺激了法律服务市场的发展，使市场更具有竞争性，从而使消费者能以低价格获得优质的服务。　　创业者的故事：　　亨利·福特 福特公司　　当亨利·福特试图使每个美国家庭都拥有一辆汽车的梦想成为现实时，建造这种“无马拉车”的成本却挡住了路。那时汽车刚被发明，制造成本十分高。它被认为是有钱人的玩物，但福特下决心制造一种许多消费者都能购买的汽车。　　那时，汽车只是一次生产一辆。这是十分缓慢而又成本很高的过程。为了降低制造成本，福特发明了流水线。这些车子通过传输带，滚过工人旁，工人对车子进行组装。后来，流水线的概念被许多公司采用，促进了许多大工业发展。　　福特的思想是削减成本，从而卖出普通百姓消费得起的汽车，并仍能获得利润。他的公司后来成为世界上最大的汽车制造商之一。他通过在大规模基础上引入规模生产的概念，革新了行业的发展。　　成 本　　创立并运营业务的成本可分为以下部分：　　1初始成本　　2商品成本　　3经营成本，包括固定成本和可变成本　　初始成本是指创立业务时一次性支付费用的成本，它也被称为“初始投资”或“种子资金”。举例说，餐馆的初始成本有炉子、食品加工机器、桌椅、餐具以及其他并不经常可以替换的物品，其中还包括一次性购买土地和建造房屋的成本。　　对于一个销售热狗的摊位来说，初始成本包括以下：　　热狗车＄1500　　城市经营许可证200　　热狗、面包、芥末的供应300　　名片和宣传单50　　电话应答机　　总计启动成本　　100＄2 150　　经营成本　　公司的经营成本是指那些经营业务必不可少的成本，不包括生产、销售商品的成本。经营成本可以分为以下六个部分，一种简单的记住几乎所有的公司都会发生的这六种经营成本的简便方法是记住代码单词USAIIR，它代表：　　1公用事业费（煤气费、电费、电话费）(Utilities)　　2工资(Salaries)　　3广告(Advertising)　　4保险(Insutance)　　5利息(Interest)　　6租金(Rent)　　经营成本也称为管理费用。　　管理费用可划分为固定成本和可变成本　　经营成本可以划分为两种类型：固定成本和可变成本。　　固定成本是无论销售额多小，始终保持不变的经营成本。租金就是固定成本，一个鞋店无论每月销售200或300双鞋，它都必须付同样的租金，因此，租金被视为固定成本。　　可变成本是随着销售量大小变化的经营成本，但它不能直接分配到销售单位中去。若成本能直接分配到商品单位中去，它就应看做是销售成本的一部分。　　可变成本的一个例子是电费。比如说一个花店在复活节或母亲节的几天中在冰箱里贮存了许多花。冰箱需要电力才能使花处于冷冻状态。　　商店销售的花越多，电力费用作为经营成本也就越高。在小业务经营中，那些保持不变的成本是固定成本。那些随着销售量变化，但不能分配到特定的产品单位中去的成本被看做是可变成本。　　　　销售产品或服务的成本　　产品销售成本可理解为是销售一个单位产品的成本。提供服务的成本则是服务额外一个顾客耗的成本。对于雅克比和梅耶来说，产品销售成本指的是为一个顾客提供法律服务的成本。餐馆里，食物销售成本指的是给顾客食物的服务成本。随着服务顾客数量的增加，食品销售的总成本也随之增加。　　下表中是销售火鸡三明治的成本。　　　　项目分析每个三明治的成本　　火鸡（4盎司）＄26每磅÷4＄065　　面包（1大卷）0.32每卷×1/2宗 0.16　　蛋黄酱（1个）1.6每3.2盎司罐÷32〓0.05　　莴苣（1盎司）0.8每磅÷16〓0.05　　蕃茄（4盎司）〓2.2每磅÷1/8〓0.28　　泡菜（1/4）〓0.20每个÷4〓0.05　　包装纸〓10.00每1 000÷1 000〓0.01　　产品销售成本＄1.25　　单位的毛利润　　一旦你知道销售的产品成本，确定了你的数量，你就可以计算出单位产品的利润。　　从顾客付的价格金额中减去三明治的销售成本就等于三明治的每单位毛利润。　　销售价格-已售产品的成本=单位产品的毛利润　　在本案例研究中：　　三明治价格 ＄4.00　　已售产品成本-1.25　　每个三明治的毛利润=＄2.75　　作为一个创业者，你必须使自己的销售产品成本保密。若顾客知道了你销售产品的成本，他们就会利用这种信息来与你讨价还价。若某人以4美元向你销售三明治，你知道制作成本仅为125美元，你还愿意买吗？或者你试着与卖家商谈看是否可以卖3美元？　　绝不要泄露你产品销售的成本。你若这样做，顾客就会与你讨价以便获得较低的价格，毛利润可以以每单位来计算，正如本案例研究中火鸡三明治。为了从总体上了解公司是如何做的，你需要计算总的毛利润。这可以从总收益中减去销售的产品总成本得到，正如下面的例子一样　　尤兰达经营着手表销售的业务，她以每支15.00美元的价格从批发商那里买来。因此，她每只手表的成本为15.00美元。她以每只30.00美元出售。当她卖10只手表时，她的毛利润是多少？　　总收益=10只手表×30美元／只=300.00美元　　（销售价格）　　总销售商品成本=10只手表×15美元／只=150.00美元　　毛利润=300.00-150.00=150.00美元　　（收益）（销售商品成本）　　总收益-总销售成本=总毛利润　　利润　　毛利润等于收益减去销售成本（对于产品来说），它并没有考虑到经营业务的经营成本，为计算出利润，创业者需从毛利润中减去经营成本。换句话说，尤兰达并没有从销售中获得150美元收益，她还必须扣除经营成本。　　尤兰达每个星期花25美元在宣传单上，她把这些宣传单在全镇中散发以让人们知道她有什么类型的表以及如何与她联系。她的利润因此是：　　150.00美元-25.00美元=125.00美元(毛利润)（经营成本）（利润）　　毛利润-经营成本=利润　　单位利润　　有时，创业者想知道每个销售单位所能获得的利润。一种简单的计算单位利润的方法是用利润除以总单位。尤兰达若想知道她每次销售手表时能赚取的利润，她可以用利润除以销售手表的数量。　　单位利润=125.00美元÷10只手表=12.50美元／只　　对于她每销售的一只手表，尤兰达能赚取利润为＄12.50。　　利润÷销售数量=单位利润　　跟踪你的现金流　　尽管每月的损益表能给你提供良好的财务信息和指导，但你却不能只用损益表来指导你的日常运营。你还需要月度的现金流量表来跟踪现金的流出和流入。现金流量只是你每月现金收入与现金支出的差额。　　记住，现金是你业务的生命线，现金短缺，你的公司就会关门。没有现金在手头，你就发现自己付不起大的账单，即使你的损益表说明你正在赢利。这种事情经常会发生，是因为在你进行产品销售之时到收到该笔销售款之间有一段时间差。这段时间差对于你的业务运营来说是十分危险的时期。　　《创业：创业者管理新业务指导》（Career Press,1994），威廉·斯托尔兹(William Stolze),一位最好的描写创业书籍的作者，把现金流称作“创业企业最重要的财务控制”。　　非现金费用能扭曲你的现金状况　　由于收益表可能包括如折旧类的非现金费用，它将会扭曲你的现金状况。当你对资产折旧时，你需从损益表中减去部分成本。但你实际上并没有耗费这部分资金。因为当你在损益表上记载折旧费用时，你并没有给人现金。　　折旧属于非现金费用，因为并没有现金流出。假如折旧从损益表中减去的话，收益表就不再准确反映公司实际拥有的现金。在你的现金流量表上，你就需把损益表中作为折旧费用的这部分现金加回来。　　你的现金头寸　　作为一个创业者，你需要现金流量表来描述你的公司在特定时刻的现金头寸。现金流量表记录了现金流出和流入的情况。如果销售是在6月份进行的，但顾客直到8月份才付款。损益表会记录成6月的销售收入，但现金流量表只有在现金实际流入时，才会显示出销售变化。罗拉是罗达定制服饰公司的老板。她公司的月份现金流量表显示如下。现金流量表的第一部分记录了公司的所有现金来源和收到现金的日期。罗拉记录了3月份她的总现金流。　　下一部分报告该月的现金流出量——销售产品的成本、租金和公用事业费用、月薪金和销售佣金。你的成本还可能包括保险费和贷款利息。　　最后一部分记载了税前税后现金流的净变化。它告诉你公司这个月是否有正的现金流，你若没有足够的现金流入来弥补每月现金流出，即使你的销售情况十分好，也会破产。现金流量表实际上是你公司的现金预算。　　Lola定制服饰公司1999年3月的现金流量表　　现金流量　　销售，3/1-3/31＄65 400＄65 400　　总现金流入　　现金流出　　销售商品的成本＄29 360　　工厂租金和公用事业费用8 000　　工资与行政费用12 000　　销售佣金　　总现金流出6 540＄53 900　　税前净现金流动税＄11 500(＄65 400-＄53 900)　　净现金流2 785＄8 625　　存货风险　　本书前面已经讨论过，每个创业者每次花钱时，都会面临风险。比如说你买存货，就会承担货品积压的风险或没有人愿意支付你提出的价钱——这样你就难以赚钱。　　存货面临着两种风险：贮存成本和盗用。你必须确保你卖出存货的价格能弥补贮存的成本。你还需要确保销售的价格足以弥补你的员工或顾客偷盗存货的成本损失。Barney是纽约最著名的服装店，却有高达7%的存货偷盗率，这使它难以经营下去。　　因为你期望从欠你款（应收账款）的顾客中收到现金，所以你还存在一种投资于存货的风险。必须注意的是你的应收账款的一部分可能永远都收不回来。你如不通过时时修订现金流量表的方法，就难以记录现金的状况，你就会陷入供应商(他们希望你为购得的存货付款和顾客)和顾客(他们对买的商品不付款)的双重现金流量挤压当中，而且还会出现一个困难问题：你若不能付款给债权人，你可能就会失去公司的所有权。当多纳德书·楚木在亚特兰大市创立TajMchal公司时，就曾发生过这种事。由于他不能支付银行贷款，他不得不给银行80%的TajMahal股权。　　这些都是需要保持持续的现金流的原因，每天检查一下，再计算一下现金消耗率。在下一章中，你将学习如何使用资产负债表来经常关注这两个比例——速动与流动比率，它们会告诉你手头的现金是否太少而不足以偿还债务。　　预测现金流　　当你的业务起步时，你需要准备每月的现金流预测来确保你有足够的现金支付你的账单。你可以采取两个步骤来预测现金流：　　1从各种可能的来源预测现金收入。记住，订单并不是现金收据，因为你不能担保每个订单都必然产生现金。一些订单可以取消，一些顾客可能会不付款。现金收据是那些肯定能结清的收入。