理者要经常对照岗位职责，检查哪些是应该自己处理的，哪些是应由别人去做的。对于应由他人去完成的工作，要合理的授权，并明确应承担的责任。C.哪些事情既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间?我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。因此限制会议，开好会议，已成为管理好时间的一个重要问题。D.有哪些工作错误在过去出现过?占多少时间?错误的重复出现，说明反馈系统出了毛病，需要检查调整。3.根据诊断结果，制订具体措施通过汇录和诊断分析，可以帮助人们找到时间浪费的原因，并通过制订措施，来逐步消除时间浪费，找到最佳的时间消耗途径。(四)时间运筹管理的ABC分类法ABC分类法是根据“关键的少数，次要的多数”这一普遍规律，按工作的重要性来进行分类管理，重点控制的时间运筹管理方法。ABC分类法的具体做法是:1.列出工作清单，确定ABC三类工作　　职业管理者应把自己的工作看成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。在分析时，可以提三个问题:能不能取消它?能不能与其他工作合并?能不能用简便的方法来代替?经过这一过程后，再根据工作的重要性、关键性、迫切性和有效性分为ABC三类。A类是最重要的、最迫切、会产生重要效果和影响的工作，职业管理者对这类工作应当确信:必须做好，现在必须做，必须亲自做。这类工作只占总工作数量的20～30%，但必须花费60～80%的时间去完成。B类是比较紧要和迫切，但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做，也可委托别人去办。这类工作占总工作量的30～40%，所花费的时间一般应控制在20～40%。C类是无关紧要，不迫切，影响小，无严重后果的工作，可以不做或交由别人去处理。这类工作虽占总工作量的40～50%，但要尽量把时间控制在零。确定了ABC三类工作后，要找出关键性工作，排出工作顺序。2.按照工作类别填写ABC分类表　　职业管理者要根据工作类别、工作项目、预分配时间等内容填写ABC分类表。3.实施　　职业管理者应全力以赴投入A类工作，做到专心致志，直到最后完成，取得成果后，再转入B类工作。C类工作能减则减，如有必要可将其纳入B类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作，同时也避免了时间的浪费。(五)时间运筹管理的PERT方法　　PERT方法即网络计划技术，是一种先进计划方法，在经济管理中有广泛的应用，由于它可以通过网络图的安排来调整各项工作，使得同样的工作内容可以在较短的时间内完成。因此，在时间运筹管理中也不失为一种好方法。网络计划技术的基本步骤如下:A.划分工作项目，要把整个工作划分为若干项目，分析各项工作之间的相互关系，并排列先后顺序。B.确定各项工作所需要的时间。C.绘制网络图。D.计算网络的各项时间值。E.确定关键路线。F.采取措施，调整、安排计划。例如，有一项工作，包括以下几部分:A项，需要3小时；B项，需要1个时；C项，需要0.5小时。假设完成全部工作可以有几种安排方法:第一种，串联方法全部完成需4.5小时。第二种，并联方法全部完成需3.5小时。第三种，串并联方法，即网络计划技术全部完成只需2.5小时。这个例子说明，采用网络计划技术，可以使同样的工作，由于不同的安排而使工作过程更科学、更合理，同时也节约了时间。时间运筹管理的方法还有很多，只要我们能认真学习，努力实践，一定会赢得更多的时间，创造更多的财富。(六)信息时间管理法1.基本原理　　信息时间管理法，就是充分运用现代管理中的精神动力和信息动力，从分析职业管理者管理时间的行为的发展过程入手，采取形象鲜明的时间管理信息，造成一种强烈的节约时间的外部环境，增强职业管理者的自我约束能力，增强时间观念，养成珍惜时间的良好习惯。　　每个职业管理者都从事着区别于他人的工作，面临着不同的外部环境，他们自身素质和能力也是千差万别的。究竟哪些因素决定时间管理效果呢?心理学对人的行为作了如下公式描述:B=f(P.E)式中B——行为P——内在因素E——外部条件　　可见人的行为无非取决于内在因素和外部条件。时间管理的有效性也取决于这两个方面。信息时间管理法主要是利用一定的外部信息，作用于人的内在因素，产生某种动力和压力，促使人们科学地利用时间。　　每一个人都有自己的好恶和行为方式。在无妨大局的情况下，谁也不愿意压抑自己，歪曲自己，更不愿意与自己作斗争。因此，很难框死自己的时间，想干什么就干什么，一般不约束自己的行为。例如，我们平常觉得没事的时候，总想着去看电视，去旅游，去跳舞，这似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要动力和压力的，这两种力量越强，越有利于职业管理者利用时间。有一个高中毕业生，考大学的愿望十分强烈，因此，他拼命地学习，珍惜每一分钟，终于如愿以偿。还有一名女工被一名大学生抛弃了，她产生了从未有过的动机，立誓在事业上要超过抛弃自己的恋人。她克服了人们难以想象的困难，奋斗了两年，考上了研究生。陪伴着她成功的有动力和压力。这两个力是时间管理的有效工具。　　人们行为是由动机支配的。动机是怎样产生的呢?是通过人的需要。所谓需要，是指人对某种目标的渴求与欲望。　　职业管理者必然有各种需要，但各种需要所占比例不同。在人们基本解决了生理、安全需要以后，管理时间的动机主要来自成就需要和精神需要。因此，凡是成功的职业管理者都具有强烈的成就欲，而且是一个爱惜时间的人。其具体过程是:当人们的某种需要不能满足时，心理上就会出现一种不安和紧张状态，紧张的程度与需要的迫切性成正比。这种紧张状态就是动机。动机驱使着人们选择或寻找目标，进行满足需要的活动，一旦需要满足，动机解除，然后，又会有新的需要，造成新的行为。　　因此，关键是要通过客观条件造成的信息动力，影响职业管理者时间观念的形成和时间管理行为的产生，激励人们高效率地工作。2.信息时间管理的方式　　这里所说的信息，是指经过加工整理、被人们理解和认识的，对职业管理者管理时间有影响的数据和资料。它有多种表现形式，如语言的、书面的、数字的和文学说明的。它有各种媒介，报刊、广播、电视，甚至传统、作风、爱好、志趣等，都是信息动力的组成部分。A.对职业管理者生活的全过程进行时间管理的信息输入　　从卧室到办公室，从餐厅到会议室，都布置有时间管理的信息，使职业管理者每时每刻都感到时间的宝贵，潜移默化地受到影响和启迪，形成强烈的时间观念。B.对下属的时间进行管理，促成一个良好的时间管理环境一个时间观念很强的职业管理者，他召集会议，说几点开始就几点开始，从不推迟，不管人多人少都是如此；计划几点结束就几点结束，差不了一分钟。这样，他本身接受了时间管理环境的信息，而且给下级起了表率作用。因此，他召集的会议，人们都准时到会，效率很高。创造一个全员时间管理环境很重要。例如:在你周围的人都决定晚上去看电视，你读书心里也不踏实；如大家都读书，你也就心安理得了。若有几个人没有较强的时间观念，总找你聊天，到你那儿东看看，西瞧瞧，必然会影响你的工作。突然的打扰，会引来消极因素的环境——烦躁、紧张、厌烦，甚至敌意等情绪，应当尽量避免。C.借鉴你最崇拜的企业家的经验，看他们是如何管理时间、约束自己行为的在日本东京钨公司的会议室里，贴着《会议七条规定》，开头第一句是“要有效地开会”。下面7条是:(1)要准时出席；(2)会议时间控制在90分钟以内；(3)要很好地考虑，采纳代表的建设性意见；(4)不要固执己见；(5)按多数人的意见作决议；(6)结论要在当场确认；(7)中途不要退席。这是少开会，开短会的有力保证。“时间就是金钱”，这是日本人常说的一句话。日本大分热轧厂每分钟轧12吨钢材，每吨6万日元。1分钟就是70多万日元。这个概念在全厂职工脑子里印记很牢。一些日本企业的电话簿上写着:“讲话不要超过3分钟”“少说无聊话”。这些都是信息时间管理法的具体运用。三、时间运筹要点（一）合理安排时间1.工作计划化、程序化摆在管理者面前的工作几乎每天都是一大堆，从外表上看，管理者的共同特点是“忙”。但有的领导“忙”在点子上，而有的则不然，往往抓了芝麻，丢了西瓜。其原因就是工作没有计划，没有程序，碰到什么就干什么，什么工作最紧急就干什么。在现代复杂多变的领导工作中，任何工作都必须有计划有程序。应每天有每天的计划。可将每天的工作按其重要性和紧迫性的顺序编号，但一定要注意，最重要的，不一定最紧迫；而最紧迫的也不一定最重要，只有二者同时具备，才可列入第一顺序。国外一位心理学家把这种“选择首先应该干什么的能力”命名为“第一顺序判断力”。他解释道:“优秀的实干家首先要使自己工作有计划性。然后，对于摆在面前的一大堆工作，他先致力于摆在首位的工作。要养成一种习惯，总是先干最要紧的事情，不要让那些无价值、没意义的事耽误了你的一生，不断地向妨碍你取得丰硕成果的无聊琐事格斗。决不能让宝贵的时间与你的劳动白白地付之东流。”这是非常正确的。同样，每周应有每周的计划，每月应有每月的计划，工作也就分出了轻重缓急。由于首先干的是最重要最紧迫的工作，因而，工作效率也就会大大提高。　　美国著名管理专家艾伦·莱金在《如何控制你的时间和生命》一书中提出了一个“有计划的拖延法”。他认为一个管理者每天需要解决的事情很多，但不可能每件事都做完，因而可将每天的工作分为A、B、C三类。A类最重要，B类次之，C类可以缓一缓。接工作程序先作A、B两类的事情，如果把A、B两类的工作完成了，也就完成了80%的工作。如果有人打电话催问原属于C类的事情，就把此事迁入B类中去；要是有人亲自找上门来联系原属于C类的事，可将这件事划入A类。这种动态的变化，就使原计划中A类与B类工作中的一部分压缩到C类中去了，因而使工作具有计划性、针对性。这种方法的最大优点，就是将有限的时间安排给最重要、最迫切的工作，从而提高了工作效率。2.合理分类，有效使用时间　　管理者虽然要处理的问题很多，但处理各项工作所需的时间分布是不均匀的。大致讲，就工作的重要性而言，管理者是用20%左右的时间完成80%的工作而用另外80%左右的时间去处理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部两条，即科学决策和知贤善任，这两项工作虽然十分重要，占领导工作重要程度的80%，但时间却只要20%左右。怎样保证这20%左右时间的高效使用，使其完成领导工作量80%的任务，这是一项技术。可以考虑每天用一个小时，作为管理者的“思考时间”。在这一个小时的“思考时间”内，除极特殊的情况外，上级不布置工作，下级不汇报情况，同级不横向联系，包括不打电话和接电话，所有工作均由办公室工作人员处理或转达，集中精力思考重大的决策和选贤用人的大问题。同理，每周安排半天，每月安排一天，作为管理者的“思考时间”。三者相加，每月管理者占用的“思考时间”约为全部领导工作时间的20%左右。长期坚持，形成制度，对领导工作大有好处。如果本单位或办公室条件较差，也可以在外单位或其它鲜为人知的房间里闭门深思。由于变换了办公场所，不仅可以使头脑清晰，而且感觉上与在自己办公室里有所不同，就更容易把思想集中在那些并非日常业务的、带全局性的重大问题上了。管理者除科学决策和知人善任两项主要工作外，剩下20%的工作却要占用80%左右的时间。这就是调查研究、阅读文件、出席会议、汇报检查、晤谈家访、送往迎来、公务出差、临时任务等等。对这些事管理者也应统筹兼顾，合理安排。因为这些工作是管理者科学决策和知人善任的基础和前提。没有这些准备工作，科学决策和知人善任也是搞不好的。3.排除时间干扰善于巧妙地排除各种时间干扰，集中时间和精力从事最重要的工作，也是现代管理者运筹时间的重要内容之一。干扰来自主观和客观两个方面。从主观方面来讲，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。如正在考虑某一重要问题时，头脑中突然浮现出对另一问题的想法，或者灵机一动想出了对另外问题的好主意。这时，管理者应该迅速排除干扰。可将临时出现的想法、主意的主要内容马上记录下来，等做完自己当前所从事的主要工作以后，再接着思考，分析比较，以便充分发展自己的思想。为了防止出现干扰现象，管理者在思考重要问题前，要首先处理掉可能分散精力的工作。如果一边思考着重大的决策问题，一边又惦记着马上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是办不到的。预先限定某项工作完成的时间，也有助于排除干扰，集中精力。工作无限时，什么时候完成都行，就等于什么时候都完不成。只有定下何时完成的时间目标，将自己全部投入到工作中去，引起一种精神上的兴奋和紧迫感，才能排除各种干扰，争取时间。从客观方面来讲，干扰的来源比较多，如工作环境不好，人声嘈杂，也难于集中思想。但主要是来自三个方面。首先是来自上级机关的干扰。正当你在聚精会神从事某一工作时，上级突然通知你必须完成另外的工作，会使你原来的工作时间被迫中断，以后又重新干，浪费了宝贵的时间。但上级布置的工作，包括临时性的任务，下级必须完成。为了不使上级经常干扰自己的工作，可以采取如下措施:一是定期向上级汇报请示工作，使自己的工作与上级的意图或工作计划一致起来，这样上级就不会经常提出一些干扰你的时间的事情了。二是尽量使自己的预定工作日程安排与上级机关的日程表同步，二者互相协调起来，就会减少对你的时间干扰。　　其次是下级的干扰。下级有事必须向上级请示，这往往会干扰上级管理者的时间。但对下级或部属的请示，作为上级领导又必须给以解决。为了排除时间上的干扰，可以采取以下方法:一是规定一定的时间，作为检查下属工作，解决下级主要问题的时间，这样，就可以避免干扰。二是向下级机关授权，制定各类干部的岗位责任制，上级管理者只管方针政策，管宏观控制与协调，最后检查与监督，至于每件事如何做，由谁去做，都应由下属自己去解决。这样下属才不会大事小事都来请示，也就减少干扰你的时间了。再次是来访者的干扰。作为一个管理者，必定会有员工来拜访你。只要来拜访你，不管是什么人，必定都有拜访的理由或事情，不接待当然是不行的。但那些芝麻小事、邻里纠纷、叙旧扯家常之类的拜访者，或者开口千言，离题万里的拜访者，毫无疑问会干扰你的时间安排，破坏你的工作和生活节奏，是必须尽量减少的。可以采取以下办法:一是设一道秘书或办公室防线，凡来访者先由秘书或办公室工作人员接谈，只有他们认为必须找领导时才可直接接谈，凡他们能处理或解决的事均授权他们处理，这样可以减少接谈的人数。二是必须见面接谈的要先预约好见面的接谈时间，这就在某种程度上控制了来访者的时间干扰。三是接谈时要说明接谈的时间，或事先告诉秘书，到规定的时间进来通知说，外面还有什么事情要你去处理，这样双方都有时间感，不会东扯西拉。四是接谈要开门见山，紧扣主题，不要让来访者把话题扯到一边去。五是已经谈完了，来访者因为没有达到目的或不完全满意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，管理者可以采取如下方法:明确告诉来访者，谈话已经结束，自己还有工作要处理；或者站起来把来访者引向门口；或者看手表或挂钟，示意时间已到；或者取出文件来批阅，等等。管理者可以根据不同的来访者采取不同的方法，尽早结束会谈，排除时间干扰。（二）时间节约1.办公室规范化　　作为一个职业管理者，每天有三分之一到一半以上的时间要在自己的办公室里度过，所以办公室如果搞得乱糟糟的，要什么找不到什么，或者必要的、不必要的都堆放在办公室内，工作起来也会大大浪费时间。　　整理办公室与处理家务的原则基本上是一致的，即是方便、固定。什么东西摆在什么地方，要使用起来方便。所有的东西都应该放置在固定的地点，决不能随便乱丢。整理办公室首先是办公桌，有的管理者的办公桌象个工艺品陈设柜，摆满了各种装饰品，玻璃板下放着朋友和家人的生活照，每天在欣赏这些东西中不知不觉地浪费了时间；有的管理者办公桌上堆满了各种报纸、杂志、书籍、文件等等，给人以混乱不舒服的感觉。找一份材料得翻半天，也大大浪费了时间。所以，办公桌要规范化。凡不需要的东西，一律从办公桌上拿走，只放上真正需要的东西，如电话机、台历(备忘录)、笔筒、墨水、台灯和一个时期经常使用的资料或书籍。在办公桌旁再放一个合适的书架或文件柜，把文件、资料都分门别类地放在里面，贴上标签或文件代号，同时经常注意整理，随时去掉那些无用的东西。这样，使你工作的环境井然有序，需要什么信手可拿，就大大提高了办公的工作效率，因而也就节约了时间。　　要习惯于使用备忘录。每当接到一个会议通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必须要做哪些工作，都可简要地写在备忘录上，你一眼就可看到，用不着白天黑夜去想还有什么事没有做完，从而节约了许多时间。过一段时间后，把备忘录归纳整理，又为你总结工作提供了材料，以免东翻西找，七拼八凑，从而又为你节约了许多时间。2.简化工作　　任何一项工作，只有简化到不能再简化了，才能最大限度地节约时间。因此，简化工作也是节约时间的技术之一。简化工作可以有许多途径，如取消、合并、重新排列、变更、取代等。对任何工作或同一工作的任何步骤，首先要问一问，它是不是一定必要的?它能否取消?对不起任何作用的工作，或者不起任何作用的工作步骤，该取消的就应取消。如召开一个全部员工参加的大会，如果能用召开干部会议，分别传达的办法解决，可以不召开大会，就节约了时间。把两个或两个以上的工作或步骤合并起来，就可以获得和取消相同的结果。例如:服务于同一目的的两项工作，在形式上既有相同之处，又有不同之点，就可以将二者合并为一，这样就可节省重复劳动的时间。重新排列就是改变工作步骤的顺序，按工作内容的客观规律办事，不至于绕圈子，走弯路，当然也就节约了时间。变更就是改变工作方法，用最恰当的方法处理问题，虽然结果相同，但减少了环节，也就节约了时间。取代就是把某种要素换成其它更为合适的要素，例如把用通信联系改为用电话或E-mail联系。由于联系的方法变化了，也可以节约时间。因此，管理者对任何工作，都应该问几个为什么，为什么这个工作需要做?这个工作的关键是什么?应该在什么地方做?什么时候做?谁去做最合适?最好的做法是什么?有了这一连串的思考，就在你的头脑中将工作简化了，因而无形中节约了你的工作时间。3.集中使用零碎时间　　管理者要善于集中零碎的时间为一个整体，整体的时间比零碎的时间起的作用更大。比如一个职业管理者，员工要求找你谈话，汇报思想，解决实际问题的很多。如果天天有人找你，甚至一天有好几个人找你，就把你的整块时间穿插得零七八碎，什么事也干不成了。在这种情况下，如果设立“经理接待日”，“知识分子工作接待日”，干部群众都在这一天来找你，就使无规律的零碎时间变成了有规律的整体时间，同时也保证了其它的时间成为不受谈话干扰的整体时间，你的工作效率一定会提高。同样，管理者找顾问或下属谈话，也不能今天谈一下，明天又谈一下，而应该事先通知顾问或下属谈话内容，让其作好充分准备，每次谈话不超过一个半小时，在这一个半小时内，除了极特殊的情况外，一般不接电话，不会见任何人。这样，也把零碎的谈话时间相对集中起来，提高了时间的利用率。　　管理者除了集中零碎时间外，对于不能集中的零星时间，也要学会灵活使用。如开会前的15分钟，到医院看病候诊的15分钟等等，都可以利用来看一点书，整理一下工作日程安排表，写一张明信片。一天利用15分钟的零星时间，一年就是11天。如果一天利用两个15分钟，一年就是22天，几乎抵得上一个月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎样度过二十四小时》一书中说:“一天的时间就像大旅行箱一样，只要知道装东西的方法，就可以往里装进两倍之多的物品。开始不要把东西扔到箱子的正中间，而是不留缝隙地往四个角和箱子的边缘填充，最后再向旅行箱的中间填。如果毫无浪费地使用了四个犄角旮旯的时间，你就可以把一天的时间当做两天用了间，你就可以把一天的时间当做两天用了。”他所说的“四个犄角旮旯的时间”就是指有效地利用零碎时间。4.利用现代化工具节约时间　　随着现代科学技术的发展，我们能够运用现代化的工具节约时间。如一台每秒钟运算1亿次的计算机，1分钟内完成的计算量，相当于100个人用算盘工作几十年的计算量。过去说的:“一天等于二十年”，在许多领域已大大落后现实了。作为现代管理者，必须要学会运用现代科技和工具来节约时间，从而提高工作效率。　　正确地使用电话、E-mail，可以节约许多时间。电话瞬间即可缩短与通话者之间的距离，虽然相隔千山万水，也如同近在咫尺，省去了往返长途跋涉的时间，也省去了写信的时间和信件往返所需的时间。如果召开一个有许多子公司管理人员参加的会议，而会议内容又不长，可以采用“电话会议”的形式，节省了将许多人集中在一起的时间。所以管理者遇事首先要考虑:可不可以用电话或E-mail解决?当然，电话使用不当，也会浪费时间，如没有准备的东拉西扯，过多的客套话，打进来的电话过多过杂，也会干扰你的工作时间。现代管理者要掌握正确使用电话来节约时间的技术。　　用录音机、录像机和照相机来节约时间。管理者不可能参加所有的会议，对于一些重要的而本人又不能参加的会议，可采用录音的办法，然后在外出的路上坐在汽车里听，也可以在休息的时候听，节约了参加会议的时间。对一些重要的活动，重大的事件，管理者为了准确掌握情况，可以用录像的办法，使管理者如身临其境。对于一些重要的工程建设，重大的责任事故，如果采用了实况录像，可以使管理者赏罚准确，节省了调查研究的时间。照相机同样可以节约时间，如把一些重要资料拍成照片，节约了抄写的时间；某项工程发生质量问题需要索赔时，用现场若干张照片来说明，可以节约写好几页报告的时间，而且让人一看就明白，又节约了讨论、询问的时间。如果一位把自己的产品都拍成照片随身携带，一张照片就可以说明需要20分钟才能介绍清楚的产品，大大地节约了时间。使用复印机和小型电子计算器节约时间。复印机为我们节约时间提供了理想的现代化工具。对于重要的新书、文件、重要的地图、图形、笔记本、资料等等，复印机都能瞬间为我们复制若干份，而且准确无误，为我们节约了大量抄写的时间，是现代化办公室不可缺少的工具之一。　　现代管理者要有准确的数量概念，对任何工作，不仅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有机地结合起来。为了定量准确，小型电子计算器可以帮我们的大忙，它计算快，错误少，使用简单，可以为我们节约大量的时间。　　有些需要管理者亲自去才能解决的事，管理者必须亲临现场。节约路途所费时间的最好办法是使用现代化交通工具，坐专车，乘飞机等等。（三）控制文件和会议过多地占用时间1.限制和改善文件处理办法　　职业管理者若大部分时间在文山会海中度过，整天泡在文件堆里和会议室中，必然产生官僚主义。所以必须严格控制各种文书和会议过多地占用时间。　　经常所说的文件，主要有两种:一是上级下发的文件、指示；二是下级机构的请示、汇报、总结。　　管理者应尽量减少发文件，坚决克服专靠文件指挥工作的作风。凡不该发文件的坚决不发，不该送阅的坚决不送，能听口头汇报的不写书面材料，能用电话的，以电话代替文件。这样就减少了阅读文件的时间。对已经发出或送至管理者手中的文件，也要妥善处理，不要在办公桌上形成一个“文山”。首先要将文件分类，切忌“一锅煮。”可考虑按以下类别分类:应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、未决定的、以后处理的。应立即处理的，是指紧急信件，马上要行动的事情。对这类文件，管理者必须马上做出决定，任何拖延、犹豫都会给工作带来损失。优先顺序靠后的，是指为某一件事情腾出特定的时间或特定的日子，归纳起来过过目就行了。　　有关新情报的，包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时，可以批转给有关职能部门先阅，并注明，要求职能部门看完后再转给自己阅读，并就有关情况提出见解。未决定的，是指暂时先放入保留档案夹中，在采取适当行动之前，一直要放在那里。以后处理的，是指需要进一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，还有待进一步研究，或还需要进一步深入分析论证，以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。　　管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件，都应从速分类处理。或交办，或阅读，或回信，或存档，总之，不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是，除极特殊的重要事情需反复研究外，一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信，看文件和再一次思考的时间。要知道，这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。2.限制会议时间　　一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式，也是节约时间，提高领导工作效率的重要途径之一。但是，那种“马拉松”式的会议，没有一定中心内容的会议，议而不决的会议，使会议泛滥成灾，使管理者成天泡在会议之中，必然大大降低领导工作效率。　　现代管理者必须明白:一般情况下都要限制会议的时间。第一，不开可开可不开的会。在我们日常工作中，不是什么问题都要开会才能解决的。因此，管理者在开会前一定要问一下自己，这个会真有必要开吗?不开会能不能同样解决问题?会议要达到的目的是什么?可不可以利用非正式的会议来代替正式会议?例如:要和某部门商量某事情时，把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，当面就可把工作决定下来，不就节约了开会的时间吗?　　第二，不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题，要达到的目的，议题涉及的有关部门都要事先征询意见，如涉及支出和拨款问题时，要事先征询财政部门的意见，否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题，应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者，使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案，供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外，只有与议题有关的人员和部门的代表，与议题无关的人一律不能参加会。　　第三，不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会，就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会，往往东拉西扯。有许多议题的会，往往不能展开充分讨论，匆匆作了决定，执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间，并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”，能使与会者认真对待会议，就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确，以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人，会议主持者应当提醒，这不是群众集会，不需要宣传鼓动，只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条，以便集中精力思考问题。反对开会迟到，迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的，特别是会议主要负责人或主持者必须提前或按时到会。　　第四，不开议而不决的会。每次会议都要议而有决，要经过多次会议才能决定的问题，应明确宣布暂时休会，同时宣布下次会议的进一步要求，提请与会者作好准备，主持会议者最后要对会议作总结。管理者最易犯的毛病，是想在会议上强行通过自通过自己早已想好了的决定，不切实际地希望与会者有着同自己相同的看法，这在客观上是很难办到的。主持会议管理者的水平和艺术在于，虚心听取各种不同意见后，将其中的精华部分吸收到自己的总结中来，同时对其他意见加以必要的肯定或解释。即使完全不采纳的意见，也可肯定在其它问题上的价值。这样就使全体与会者都感到自己的意见受到了重视。最忌讳的是，与会者发表了10条意见，管理者在总结时却发了一通自己或秘书早在几天以前就写好了的第11条意见。这样的会议徒具形式，白白浪费了大家的宝贵时间。（四）业余时间安排1.善于安排休息的时间　　现代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小时的工作呢?管理者也是人，也有七情六欲；他不是机器人，可以无休止地工作。要知道疲劳战是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，却浪费了不少时间，工作效率低，又损害了身体。“磨刀不误砍柴工”，会休息的人也才会工作。休息意味着再生产。我们应当不断地再生产因繁忙的日常工作任务而损失了的东西。　　管理者要善于挤时间休息，掌握休息的技术。从早上起床就别陷入紧张的气氛之中，以一种轻松愉快的心情开始自己的一天，这对于一天的工作有很大的影响。“眼睛一睁，忙到熄灯”是不可取的。为了得到轻松愉快的心情，可以采用多种办法，如用10分钟来照顾你心爱的小鸟、金鱼，或各种盆栽花卉；在公园、林荫道散步，打太极拳等等，都可以使自己的心情焕然一新。繁忙的工作之中，也要挤出时间来休息，哪怕几分钟也是好的，它可以起到情绪转换的效果。如上午和下午各腾出15分钟到外面走一走，作一套广播体操，或打一会儿乒乓球、羽毛球，紧张的大脑立刻会放松下来，会重新使精力充沛，提高工作效率。对那些一坐下来就不动的人来说，作一些简单的运动也能起到休息一下，转换情绪的作用。如使劲伸开双臂深呼吸；靠在椅背上，充分舒展身体；打电话或接电话时把胳膊尽量伸出去等等，都有解除疲劳的作用。　　中午的午休时间切莫放过。午饭后半个小时的午睡抵得上晚上二三个小时的睡眠。打瞌睡也是休息转换情绪的特效方法，古往今来，有许多做出了杰出成绩的人往往是打瞌睡的能手。因为，体力紧张会消耗能量，而休息则会恢复能量。日理万机的现代管理者应该学会休息的技术。2.安排业余文体活动的时间　　管理者每天工作在8小时以上，有的甚至达10多小时，精疲力竭，头脑昏昏。长期下去，体质下降，百病丛生；或者未老先衰，白发苍苍。没有一个健康体魄的管理者是不能专心工作的。管理者工作再忙，也应根据自己的爱好和特长，适当开展一些文娱体育活动。管理者在下午五时半以后要安排30-50分钟的文娱体育活动，让大脑和身体的各个部分充分放松，恢复精力和体力，以便明天继续工作。人工作时的精神状态与蓄电池的工作原理一样，不停地长时间使用的方法，较之间歇使用同样长的时间的方法来，蓄电池的输出功率要小得多，寿命要短得多。对于工作时的精神来说，也要不断地改变输出和输入。任何人都必须了解自己的内在节奏和可以持续努力的时间。应该明确，适当文体活动决不是浪费时间，在一定意义上说，是我们工作的一部分。3.安排丰富的家庭生活时间　　家庭始终是社会的基本组织。任何社会的人都离不开家庭。家庭对人类生活和社会发展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好坏，直接影响着管理者的工作和思想。因此，管理者也应合理安排好家庭生活的时间。　　一方面，管理者不能因为工作忙而不顾家，或者把家务事全部推在不承担领导工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭关系中夫妻是平等的，不存在谁领导谁的关系，而且抚养和教育子女更是父母双方应尽的社会义务，也是我们工作的一部分，切不可忽视。另一方面，管理者也不能陷于小家庭的温暖而不能自拔，从而影响本职工作。管理者一定要从家务事中超脱出来，决不能让家务活支配你的时间，而应由你去支配家务活。在现代家庭中，一般夫妻长年共同工作，家中还有一二个孩子。下班后的时间毫无疑问是紧张的。但是，经过一天紧张的工作后，不能让家庭生活也被时间紧紧追赶着，必须使我们的整个工作有节奏，互相协调。“一张一弛，文武之道”。家庭生活应使人身体放松，精神愉快。为此，家庭生活也要制定一个具有自主性的大致计划。例如，定下做清洁卫生的时间，洗衣服的时间，外出散步或串门的时间，看电视或电影的时间，上街买用品的时间，个人自由支配的时间等等，并在这种生活节奏的基础上制定一周或一月的生活节奏，就会使家庭生活丰富多彩，起到情绪转换的作用，这对管理者的领导工作是大有帮助的。四、提高时效的途径（一）时间检测七十二招　　时间检测，是时间管理和运筹中的重要方法，它可以帮助我们发现在时间利用中有何不足，以寻求提高时效的途径。　　不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢?这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了72道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行径。希望职业管理者至少每隔6个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改造。(1)你的时间充裕吗?　　如果是无所事事，时间“很多”，那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧，还是任务太少。　　如果是忙得不亦乐乎，时间“太少”，那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事，还是把目标定得过高?(2)你有一个时间表吗?　　你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?(4)在一个工作天开始之前，我是否已编妥该工作天之工作次序?(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?(9)我是否每天都保留少量的时间计划，并思考与我的工作有关的问题?(10)我是否善用上下班的时间?(11)我是否故意减少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?(13)我是否尽量将工作授权他人处理?(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?(1)你的时间充裕吗?　　如果是无所事事，时间“很多”，那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧，还是任务太少。　　如果是忙得不亦乐乎，时间“太少”，那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事，还是把目标定得过高?(2)你有一个时间表吗?　　你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?(4)在一个工作天开始之前，我是否已编妥该工作天之工作次序?(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?(9)我是否每天都保留少量的时间计划，并思考与我的工作有关的问题?(10)我是否善用上下班的时间?(11)我是否故意减少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?(13)我是否尽量将工作授权他人处理?(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?(17)我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈?(18)我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间?(19)当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通?(20)除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理?(21)倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班?(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策?(23)我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定?(24)对于循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动?(25)我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限?(26)最近我曾否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动?(27)我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以便在空余时间(如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上)取出处理?(28)当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之?(29)我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己，非取决于环境，或他人之优先次序?(30)我是否试图对每一种文件只作一次的处理?(31)我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之持续妨碍我每天的工作?(32)我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或耽心未来之一切?(33)我是否将时间的货币价值铭记于心中?(34)我是否腾出一些时间为部属提供训练?(35)我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先备妥有关的资料?(36)我是否拥有一套处置各色各类文件的系统?(37)我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰?(38)在一天工作完了时我是否自问:那些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救?(39)在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径?(40)开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能?(41)我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈各种时间陷阱?(42)你工作效率最高是何时?你是否了解自己在一个月中精神最好的是哪几天?在一天中效率最高的是什么时候?不论谁，不可能任何时候都处于高效状态，对此你是否有所了解?(43)你分析过自己的时效吗?　　什么是时效?你认为怎样工作或干什么工作才会取得高效?在这方面你有些什么好的做法?(44)你认为只要工作就有价值吗?　　“工作”和“有价值的工作”是不是一回事?你是否认为只要有“工作活动”就会产生“工作效果”?果真如此的话，那么，空忙、瞎忙等辞，指的是什么呢?(45)有效率是不是等于有效益?　　你认为“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到，如果工作的目标错了，效率越高，损失越大，劳而无益。那么，如何花费自己的时间最有益?其衡量标准是什么?如果你不能回答，应该鉴定一下自己的时间消耗的价值何在，其结果将会使你吃惊!(46)你对自己的工作兴趣多大?　　你是否考虑过，你所从事的工作是否适合你的特长?在工作的时候你的精神状态怎样?你最喜欢干的是什么?你最适合干的又是什么?二者一致吗?(47)你工作中有何习惯?　　你知道你的习惯是什么?这些习惯于工作是否有利?你曾经和自己工作中的陈规陋习作过斗争吗?(48)你的每一项工作都有时限吗?　　你的每一项工作如果都有时限的话，是组织或旁人要求的还是自己规定的?你是否都能够按时完成?原因是什么?(49)当手头工作很多时你是如何对待的?　　当你手头工作很多时，你怎样排定工作的先后顺序?你的排序原则是什么?或者你根本就不需要排序。(50)面对纷繁的工作你怎么办?　　如果你已在事业上步入坦途，往往有纷繁而头绪众多的工作向你蜂拥而来，你怎么办呢?是来者不拒，还是择善而从?是提纲挈领，还是眉毛胡子一把抓?道家所谓的“无为而无不为”、“无不为而无为”，对我们有点什么启示?(51)你如何对待工作?　　一事当前，你是“今日事今日毕”，还是“慢慢来不着急”?你是有事就去干，还是迫不得已才去干?你是“依葫芦画瓢”?还是总想尝试用点新办法去干?你感到自己的工作已经干得够多了，还是并不满足，总想再多干点?你喜欢单独干，还是喜欢合伙干，你只愿干分内之事，还是也愿干分外之事?这些问题的答案，会告诉你在时间运筹上的一些关键所在。(52)你在为何时工作?　　你是为“昨天”工作，为“今天”工作，还是为“明天”工作?你认为“亡羊补牢”是“犹未为晚”还是“为时已晚”?你喜欢让别人来催促呢还是讲究十分准时?你对现状是赏心悦目呢还是永不满足?“昨天”已经过去，“今天”十分短暂，“明天”尚未到来，你认为这话对吗?(53)你的工作时间如何度过?　　你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快，还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事，还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话，是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此，你是否束手无策?(54)你有第二职业吗?　　你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业，还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业，完全用于消闲。(55)你认为成功之路何在?　　有的人感叹自己一事无成，归因于生不逢时，或归因于时运不济，甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此，你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?(56)你如何利用某些等待时间?　　当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里，你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?(57)你习惯于借助社会服务吗?　　你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子，买煤、购书等事务中，你觉得是自己办好还是请人办好?(58)你有业余爱好吗?　　你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?(53)你的工作时间如何度过?　　你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快，还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事，还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话，是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此，你是否束手无策?(54)你有第二职业吗?　　你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业，还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业，完全用于消闲。(55)你认为成功之路何在?　　有的人感叹自己一事无成，归因于生不逢时，或归因于时运不济，甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此，你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?(56)你如何利用某些等待时间?　　当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里，你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?(57)你习惯于借助社会服务吗?　　你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子，买煤、购书等事务中，你觉得是自己办好还是请人办好?(58)你有业余爱好吗?　　你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?我们每个人都有机遇吗?你的机会在哪里?何时是你的最佳时机?(60)你的时间陷阱何在?你有没有时间陷阱，如果有的话，它在何处?你想过怎样去防止跌入陷阱吗?(61)你怎样对待家务?你的家务占据了多少业余时间?你怎样处理家务活?家务时间与工作时间、休息时间有何关系?(62)你的时间分配怎样?如果你在一段时间内集中的事情很多，甚至有的事也被拖延了下来，而在另一段时间内又比较空闲，那么你是否考虑到时间计划?(63)你用于应酬的时间有多少?送往、迎来，陪宴、陪会等等，如果已占据了你一定的时间，你是否分析过，这些场合都非你去不可吗?有否礼节性或惯例性的邀请?有否对你单位而发而并非一定要你亲临?有些应酬你是否想到谢绝或由其他人去也很适宜?(64)你支配时间的原则是什么?每个人在支配自己的时间上，都是有原则的。只不过有的人意识到这一点，有的人并未意识到这一点。你意识到这点了吗?对待工作，你的选择原则是兴趣第一还是效果第一?对待娱乐呢?(65)你敢于拒绝旁人的请求吗?在日常生活和工作中，旁人向我们提出请求，我们应该尽可能地予以满足，这是助人为乐的美德。但是，你是否会走向有求必应而导致承诺过多?你是否想到时间是有限的呢?(66)你认为在何时最快活?快活是人们所向往的，但如何才会获得快乐，人们却不一定清楚。不少疲于奔命的人常常感叹:如果有时间休息，或者是工作轻松一些，一定是最快活的。其实不然，社会学家约得森·兰特斯的统计和研究表明，大部分人在时间难以排遣、百无聊赖的时候只会感到烦恼和不快。而时间排得满满的人，会感到生活很充实，倒往往是最快活的人。你对此有何见解?(67)你是否把延长工作时间作为完成任务的好办法?事业心强的人，大多数工作时间都很长，他们认为工作上多花时间，工作成绩就越大。工作时间与工作成绩能否如此简单地划等号?随便延长工作时间是增加工作成绩还是削弱工作效率?你是否想过，靠超时工作会养成拖沓的习惯，会降低工作效率，还会为自己的低效劳动找到遁词。(68)你的精力过人吗?“精力过人”常常是人们对那些精神饱满、高效工作的人赞誉之词，这样的人似乎蕴藏着用不完的力气，永不疲倦，堪称超人。你是这样的人吗?你认为确有这样的人吗?其实，正如世界上尚无人可以发明永动机一样，不可能有精力无限的人，有所可能的只是能巧妙运筹时间而已。请不要幻想自己做超人，弦绷过了头是要断的，靠拼体力并非长久之计。(69)你有没有清点时间的习惯?一个仓库管理员，为了做到心中有数，需要经常清点库存。我们要上街购物，也需要清点一下自己的钱包，才知道可以买些什么。每一个人都是时间的拥有者，也是时间的消费者，我们是否经常清点自己的时间?孔老夫子说:“吾日三省吾身”，我们呢，每一天都清点一下自己的时间没有?对自己的时间如何度过，打算在何处，是否心中有数?(70)你每次都能按时完成计划吗?如果我们的工作、学习和休息时间都是有计划的话，我们每次都能按时完成或是提前完成吗?如果是的话，有何诀窍?如果不是的话，又有何原因?过早地完成计划，会不会无所事事地等待?过迟地完成计划，会不会将后面的事一再延期?不论等待还是延期，它们有何利弊?(71)你有速效之法吗?　　现代社会是加速度发展的时代，快速化已成为各行各业的追求，面对这一时间挑战，你有自己的一些速效之法吗?比如速读、速写、速记等，不论是学来的还是自创的，你总应该掌握几手追求快速的本领，这样你将受益匪浅。你有多少时间?这个问题似乎很简单。你一天有多少时间?一月有多少时间?一年有多少时间?或者更长一些，你的一生有多少时间?这个问题似乎谁都想过，又似乎谁都没有认真地作出回答。谁都知道，按钟表计时，一天是24小时，按工作制度，一天是8小时，你安排自己的时间是按何者计算?那么，一个月或一年的时间有多少，你算过吗?又如何安排呢?(72)你的事业是伟大还是平凡?你追求的是伟大的事业还是安心于平凡的工作?谁都知道，伟大的事业需要长期奋斗，而且不是随处可见和垂手可得；平凡的工作俯拾皆是，时时在你手边，完成也较容易。你怎样对待这二者呢?你信奉伟大的事业的失败胜于平凡工作的成功之说吗?如果让你选择，你是做失败的英雄呢，还是当成功的小卒?你是否想过，求大胜而一败涂地不如积小胜而终致成功的道理。（二）找到浪费时间的症结所在即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间:你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的费话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时让你白等了20分钟；正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。　　为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、使用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。不要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，如果把一天积累的所有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确，分析这些问题才更有价值。随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?如果是这样，你就要好好研究以下的诸条建议，并把这些建议用到你的工作中去，改掉原来的坏习惯，培养良好的工作模式，并且从现在就开始做起。