2它们把所有人的意见都放在一个范围里。3把所有人的意见都画在思维导图里，这会增强集体的力量、热情和合作精神。4小组里面的每一个人都有对会议的全面记录，因而就确保了每个人都能准确地理解和记住所决定下来的事情。5因为思维导图是非常有效的一种交流工具，因而，用思维导图主持会议通常会节省会议时间，约为一般会议五分之一的时间即可。6它们会增大把会议上设定的目标完成下来的可能性。下章简述如我们所知，大部分会议都还涉及到会议发言。下章集中讲解如何利用思维导图来加强表达商务思想和商务信息的技巧。第26章书面报告和演讲预览.导语.用思维导图来准备宜讲报告.思维导图相对于线性报告.用思维导图宜讲报告.用思维导图宜讲报告的范例.用思维导图作报告的好处.下章简述导语宣讲报告，不管是面对面的单个报告，还是面对一小组或一大批人作报告，或者是在无线电、电视上作宣讲报告，都是今天商业生活中非常重要的一个部分。可是，有数字相当大的一批人对在公开场合讲话怕得要命，他们对讲演的恐俱大过对蜘蛛、蛇蝎、疾病、战争和甚至死亡的恐惧！本章要告诉人们，思维导图如何可以帮助你克服这些恐惧，因而可以让你清晰地准备和提供信息及思想，一步一个脚印，越来越有效。还有许多有趣的例子说明如何可以不用讲演稿作报告！用思维导图来准备宣讲报告商业与教育的相互联系实际上比一般人的认识紧密得多。在两种环境中，交流都是最为重要的。任何交流的行为都涉及到接收和发送信息，换句话说，即教学和学习。因此，准备商业宣读材料几乎与准备考试和准备写文章用的思维导图差不多（见第22章）。它还与用于进行自我分析及问题解决的思维导图具有许多共同的地方（见第18章和第19章）。.画好中央图，第一步是要做一次快速点射思维导图，把呈现在脑海里面并且与你选择的话题有关系的全部想法都画下来。.再看看你刚做的快速点射思维导图，把主干和分枝理清楚，再把来到脑海里面的其它关系词也填进去。因为每个关键词都会给你至少一分钟的东西可以讲，因此，要做一个一小时的宣讲报告，把思维导图限制在最多五十个关键词和图像的范围内是个好主意。.再看看你的思维导图，再把它削减下去一些，把一些额外和多余的材料删除掉。在这个阶段，你还应该填入一些代码，以指明你是否希望插人幻灯片、录相带、特别的一些交叉材料、例子等等。.现在考虑一下准备宣讲主干的顺序，并把这个顺序用数字标出来。.最后，把时间分配到每个主干上，再根据自己的讲演准备进行下去！思维导图相对于线性报告用线性方式准备讲演有好几个不便之处：1因为讲演人必须看书面的笔记，他或者她就无法与观众保持眼睛的接触。2因为需要不断地看讲稿，这就无法集中精力用手势来强调自己的重点。3书面语言与口头语言有很大的不同。“语法上无懈可击的”书面语言不适合于用在口头表达上，而且几乎肯定会引起听众极端的枯燥无聊感。思维导图会让讲演人在自然谈话与精心筹划的思想结构之间保持一种完美的平衡。这种有力的组合是有效（而且有把握）讲演的关键。4预先准备好的讲演总是“不合时宜的”。它不能让讲演人根据听众当时当地的需要，把讲演调整到由其他讲演人说过的一些观点上去。5约二十分钟后，前排三十个人的注意力已经不是集中于讲演的内容上，而是去注意余下的页数了！6完全依赖于任何没有弹性的形式，本来就有无法避免的危险。7因为讲演人与他的笔记无法分离开，因而，要把讲演调节一下，使它在分配好的时间里完成是很困难的。下面是一些实际的故事，可以证明上述说法。在美国华盛顿召开的一次为期三天的设计大会上，我们的首席讲演人得作一个讲演，这次会议有 2300名代表参加，而我们的这位先生在75位讲演人中处于第72位。他得在一堵矮隔板后面讲话，而且排上了“坟墓班”——即午饭之后立即开始的时候。他不是一位训练有素的讲演人，等他讲到安排给他的第四十五分钟的末尾时，大部分听者都快要睡着了。他最后的结论性发言把大家都吵醒了：“我的天啊，最后一页完了！”而最后一页真的是不见了！而在一阵恐慌之中，他一点也记不起来最后一页上写的什么东西！我们的第二位讲演人是位将军，他很出名，因为他有能力把最无聊透顶的报告弄得生动有趣。他可以用听声音打字的速记员速度快速地念完报告，非常完美，但一点也不知道报告的内容是什么。这位将军被邀请去为几位高级海军官员作一个报告，因为时间不多，他让助手为他起草了一个为时一小时的讲话稿。他开始作报告，可是马上觉得事情有麻烦了，因为到了一个小时的时候，他发现才讲到了一半的地方，还有同样多的页数要讲。最后，事情的真相出来了—他把同一篇报告的两份都拿到手了。可真正的麻烦在于，整个报告的页码是按第一页，第一页，第二页，第二页，第三页，第三页等等的顺序而来的。因为他有高级军衔，没有人胆敢指出，这种搞法有可能把重复这种助记法运用得太过分了吧！而思维导图就不会让他如此尴尬。用思维导图宣讲报告与线性笔记比较起来，思维导图会给讲演人以相当大的自由和弹性，还有顺序和精确度。如果听众在会议期间或者会前产生了某种特别的需要，或者提出一些问题来，你可以立即将这些间题与思维导图联系起来。同样的，如果给你的宣讲时间突然间延长或者缩短，你可以很快而且容易地进行编辑工作。思维导图的弹性允许你很容易地监测自己的进程，因而可以相应地加速或者扩大讲演。严格守时本身都是非常有吸引力的，因而也对别的讲演人和听众都十分有礼貌。一样的道理，如果前面的讲演人讲了同样一些话，可是，其知识或者力度都比你的强，这样，你可以很快地增加或者改变自己的思维导图，以突出这些赞同的话，这就形成了从“聪明的他”，到“聪明的我”这样一种联想！另一方面，如果前面的讲演人说了一些错误的，或者不合逻辑的话，这些话可以与你自己的思维导图联络起来，然后扩充进你自己的报告中，以便鼓励以后的讨论和辩论。为了保持听众的兴趣，并确保他们跟上思想的模式，你可以在讲演进行的过程中扩充自己的思维导图，把它介绍成一个“简单的思想小图”。用思维导图宣讲报告的范例思维导图（彩图41）是指对未来学家约翰。奈斯比的预测而作的一次报告的基础。中央的图形是奈斯比的头像，从他的头顶升上去的那个箭头代表他对未来的看法，即从 1990年到2000年。十个编号的分枝对应于奈斯比对这个时间段内的未来所发生的十大主要变化。总起来说，奈斯比预测到，经济将会变成信息化和全球化；世界会经历另一次艺术、文学和精神的复兴；主要城市作为商业中心的地位会衰落下去；国家福利主义形式的社会主义会消失；英语将会成为国际语言；媒体会变得电子化、互相连接和全球化；主要的商业带会从大西洋地区转移到环太平洋地区；政治会变成个人化和企业化；所有领域里的增长将会是无限的；贸易将会自由化。作为这些变化的结果，总的潮流会趋向于战争和冲突的普遍减少。所有这些变化都可在奈斯比的第一套《亿万大潮》中看出来，反映在该思维导图左上侧的方框里面。这张思维导图形成了一次有关这个星球的未来的讨论基础时间从一天到一个星期不等。这张图是托尼.巴赞1987年在斯德哥尔摩的一次为期两天的会议期间画的，里面用到了第14章、第16章和第24章里面所描述的技巧。在这次讨论会上，约翰.奈斯比向一组由政府、商业、职业和教育界的领袖组成的听众讲述了他的想法。第二张思维导图（彩图 42）是托尼.巴赞画的，他是青年总裁组织全体教员的教导长。这张图用作一篇极受欢迎的讲稿，向由教授和高官组成的国际团体作了一次宣讲。这张思维导图既用作了开幕词，也成为向参与的教务人员作回顾时的讲稿。第三张思维导图（彩图 43）是国际象棋大师雷蒙.肯画的，他是《时报》与《观察家》的象棋通讯记者，也是在象棋和有关这个领域里的思想史方面多产的作家。这张思维导图是雷蒙.肯为在西班牙电视台用西班牙语作一次讲演做的准备工作。这张思维导图讲的是 16世纪伟大的西班牙象棋大师和作家拉依.洛佩及其对时代精神和政治造成的影响。肯是这样说的：思维导图在准备一份讲演或者写作一篇文章时的好处有两重：作家不断地受到思想之树分杖的刺激，可以接受更新和更大胆的想法；同时，关健词和图像能够确保讲演和写作时的用词，大的方面不会遗漏掉。思维导图在上下文中还特别有用。不需要翻动页码，就可以提前告诉听众有关的结构和关健词。因为你总是在同一张纸上忙着，你就可以告诉你的听众，说你将要讲些什么，你可以非常有把握地说，然后你又可以重新归纳，以显示你可以证明自己的观点。而在线性笔记中，危险在于你只是在笔记完结的地方简单地打住，实际上是个盲目的时候，经常被次序而不是被意义所决定。假设讲演人能够完全有把握地掌握住自己的话题，关健词就可以起到煽起热情的催化剂和即席思想的作用，而不是重复经常由日期决定的一些事实（即是说，讲座由主题的生活开始，然后在最后结束），从而忽略掉了有意义的内容。如果讲演人无法肯定地把握住主题，线性笔记就会把它弄得很糟。不管是写一篇文章还是进行口头讲座，思维导图都会起到一种方向舵的作用，安全通过宣讲的海洋。值得注意的是，肯写的这段话是给《时报》的一篇文章的一部分，它的基础是一张思维导图，曾用于给西班牙电视台的一篇讲座。思维导图已经证明在讲演中如此有用，心理学家和作家迈克尔.吉尔布写了一整本书，即（宣讲自己》，其基础即是放射性思维和思维导图法。毫不奇怪的是，为了讲一讲这本书，他画了一张完整的思维导图。用思维导图作报告的好处1它们会增大与听众的眼睛接触。2它们给你移动的自由。3它们增加了参与的可能，对讲演者和听众都是如此。4它们利用了广泛的大脑皮质层技巧。5它们使你能够按听众的需要改变自己的宣讲材料，并给它准确定时。6它们使改变或者扩大关键点更为容易。7它们的结果是更易于记忆，更有效，更令人欢喜，对听众和讲演人都是一样。8它们给你充分展示你自己的自由。下章简述探讨了用于会议和宣讲的思维导图的具体应用之后，下章把焦点扩大，去看看思维导图如何可以用来在许多其它的管理环境里加强交流，增大效率。第27章经营管理预览“导语.用思维导图进行管理.用思维导图进行管理的例子.用思维导图进行管理的好处.下章简述导语利用思维导图做管理本身就是一本书的内容，而且，在很多层次上，你几乎已经完成了这本书的阅读。本章向你显示，前面学过的所有思维导图应用如何可以串在一起运用在管理中，以增加效率、产量和喜悦。用思维导图进行管理每个人，在任何情况下，都可以利用思维导图从事商业、职业组织活动，这些活动以前是用线性笔记的方式进行的。开始的时候，可以利用思维导图日记的方式（见第20章）将一天的时间安排一下。当然，电话、会议、咨询会面和面试等都可以利用思维导图来进行，以确保参与者都能全面准确地掌握已经讨论过并达成一致的东西。像电子数据系统公司、数据计算机公司和英国石油公司等都利用思维导图进行员工培训的工作，他们发现，这样可以节约大笔的经费—在某些情况下，可以节约80%的费用！事实上，西雅图波音公司的项目负责人迈克.斯坦利博士把设计飞行工程手册的时间减少到了 25英尺长的一份思维导图（见第17章），这使他在公司赢得了许多的奖项。斯坦利说：“思维导图的运用，是本地波音公司质量改进项目基本的构成部分。这个项目在本年度内已经为本机构节省了一千多万美元的费用（超过目标的十倍）。我们想出了一些特别的办法来利用思维导图技巧，以便实现本地进行的质量改进项目。在一个月的时间内，有五百多个项目被确认下来，这代表好几百万美元的成本节省。”除开提高了学习的速度和效率以外，思维导图还克服了通常的记忆丢失曲线，按这根曲线，刚刚学到的东西有S0%会在24小时内遗忘掉。按照第24章推荐的时间频率来定期地复习思维导图，就可以确保刚刚学到的东西会“保持”下来，并为大脑所用。总的来说，前面讨论过的一些技巧 —作出选择；组织自己和别人的思想；个人和集体的创造力；分析；定义和解决问题；设定时间和总量目标；还有记忆及交流—这些都是成功管理的关键。用思维导图进行管理的例子1管理结构可以利用思维导图对整个组织进行结构整理，可以提供组织的稳定图景，可以用来向别的机构解释本组织。思维导图（彩图44}是一家荷兰保险公司英特伯利斯公司的副总裁简.比埃特.塞克斯先生画的。塞克斯在调整和向别人解释公司时，都曾考虑到：组织；根基；合作；收购；销售和重新组织。组织组织的发展将从两个方面来看待：命令级（总部、分部、分枝部门）和组织结构的控制级，有产品（有生命/无生命）、客户（农场主/个人/商业公司）或者地区。根基英特伯利斯保险公司的根基是信天主教的农业合作人员。农场主们都组织成了四个夭主教农场主联盟，分别在四个教区内。这些联盟已经组织起了他们自己的一些合作机构，如银行、退休养老基金和一些保险公司，原来都是些共有的火险保险公司。合作}969年，退休养老基金和四家保险公司合并成了英特伯利斯公司。四年之后，五家公司都集中在迪尔伯格。组织机构在很大程度上由产品所决定。收购英特伯利斯公司1972年收购了冰雹专业保险公司黑格伦尼公司，1985年又收购了普通保险公司德特瓦夫杰威士敦公司。两家公司共有一个联合办公基地叫做特莱阿登姆。最后，英特伯利斯公司又收购了牲畜专业保险公司帕阿登维优利公司。销售英特伯利斯公司一向是通过中间人进行产品销售的。三项分销渠道可以分为：拥有八百余家分店的罗波银行、六十家分店的LLTB代理人公司和百余家分店的NEVAT代理人公司。最近几年以来，销售人员由一个营销部和五个地区销售组织构成，每个组织都有其普通和专业的检察员。重新组织重新组织带来了发生在 1978年和1989年之间的许多变化。1987年，专业检察员从销售部门撤走了，转变成了好几个专家队伍，并增加到了部门级别中去了。2营销思维导图是营销中的主要手段。英国的登博尔营销公司利用“营销网思维导图”（MMMM）来计划对每一个客户的营销需要。彩图45是由登博尔营销公司的总执行官奈格尔.登博尔画的思维导图，它形成了针对每一位客户的营销需要的基础。这幅思维导图考虑到了：客户希望进行营销的产品系列；客户的商业及营销目标；客户希望传达给公众和媒体的主要信息；咨询协议的本质和结构；不同媒体的利用和在总体的营销方案中要排队或者包括进来的不同媒体；所欲求的反应本质和监测这种反应的方法；以及近、中、远期目标市场。如登博尔集团公司所言：