管理阶段：建立好清单一个完整没有漏洞的组织体系良好地运转起来，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它让大脑彻底摆脱掉了那些低层次的思维，将精力投到了更重要的事情上，不会因为那些未经处理的事物干扰分神。但是这对你的生理机能也提出了相应的要求。只有拥有良好的身体素质和充沛的精力，才有可能促成这种结局。滴水不漏的组织管理工作，对于你关注更加广阔的领域来说，是不可或缺的条件。在本章中，我将引导你了解加工处理工作篮时所要经历的各个步骤以及各种工具。当你最初开始清理“工作篮”时，你将会创建一个希望进行管理的清单和分级目录，毫无疑问的是，你总能想到一些额外的事情需要添加进来。换句话说，你不用一下子就创建一个完整的组织管理系统。随着你处理的资料日渐增多，并不断进行检测、验证，这个系统也将随之发展深化，渐渐的成熟起来。我把他们全部都网罗在一起了，但是我忘记放在哪里了―――匿名工作流程图的外环内容显示出，当你判定了事物的本质以及需要对它们采取的措施时，事物将朝着哪几个主要的方向发展。基本类型从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类：·一个“工作”清单·工作的辅助性资料·记录在日程表中的行动和信息·各种“下一步行动”的清单·一个“等待”清单·参考资料·一个“将来某时/也许”清单界限的重要性所有这些类型分门别类、清晰明确，这一点至关重要。每一种都代表着我们同自己所签订的不同类型的协议。如果界限模糊不清的话，那么组织管理的大部份价值也将荡然无存。比如，如果你把参考资料和想阅览的资料保存在同一个文件夹中，你就会对这一堆资料变得麻木不仁。如果你把应该属于日程表范畴的事情放入“下一步行动”清单中，因为它们必须在某些特定的时间出现，结果你就会推动对日程表的信赖，从而不断地重新评估你的各种行动清单。如果你对一项工作暂时不打算采取任何行动，它必须放入你的“将来某时/也许”清单之中。这样一来，当你翻阅“工作清单时就会精力充沛，随时准备决定接下的行动方案，这是”工作“清单所要求的。然而，如果”等待“清单上的某项内容被归入行动清单的范畴，你就会被无效的反复思考拖入泥潭。必须对这些事物类型分门别类地加以保存，无论是在视觉上、具体形式上，还是心理上。你真正需要的是清单和文件夹一旦你认清需要保存的内容（在前一章中已经论述过了），这时，你所真正需要的是用清单和文件夹来保存参考及辅助资料。你的清单（如我曾经指出过的那样，也可以是文件夹的项目）将保存所有的工作和将来某时/也许的内容，以及你打算对每一个悬而未决的问题予以处置的措施。文件夹（电子或者书面）也将用于保留正在运行中的各项工程的参考资料和辅助信息。我才不在乎复杂事物这一方面的简单情况，但是，我会为另一方面的简洁付出我的一切——奥利弗·温德尔·福尔摩斯许多人多年来一直坚持开列清单，但是他们从未发现这种做法效果显著。因此，对于我推荐的这一简单明了的系统，怀疑声此起彼伏。然而，大多数开列清单的人并没有刻录下正确的内容，或者没有完善它们，这导致清单无法正常发挥作用。一旦你对清单上的项目做到心中有数，事情就自然变得简单了，然后你只需要一种管理它们的手段。正如我曾经提到的，你大可不必从外部对清单中的内容进行重要程度的排序，因为随着事情的发展变化，你将不得不重新安排这些情况。对于许多人的管理工作而言，强行对事情进行排序正是导致他们沮丧困惑的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够凭借直觉按照其重要程度排出先后的顺序。清单本身仅仅是保存工作的一种手段，它以总目录的形式呈现出来，便于随时回顾检查。当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：1、一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；2、在一张有标题的纸上列出的真实的目录；3、一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如outlook软件中的任务或者一个掌上电脑中的清单。管理那些行动的提示信息如果你已经清空了你的工作篮，往往意味着创建了一大堆“悬而未决”的提示信息：比如那些需要花费2分钟以上才能够搞定的又不能指派给别人的工作；同时也你将积累起那些已经交给他人办理的事件的提示信息，也许有些情况需要填写在日程表中或者“将来某时/也许”这类的文件夹中。你会希望将所有的资料分门别类的进行整理，使你容易把它们区分开来。这样一来，当你有空再次浏览这些信息的时候，你就可以把它们视做可选择的行动。同时，你也希望运用最恰当的方法组织管理这些分组资料，是否应该放入文件夹中呢？还是列在清单上面呢？是采用书面形式呢？还是选择数字形式呢？记录在你日程表上的行动正如我曾说过的，从组织管理的目的出发，存在着两种基本的行动：一类事情必须在某一天或者某一个特定的时间内完成；另一类则需要你在日程表中一看到它们时就尽快解决掉。列入你日程表的行动方案要么是时间具体的（如“4：00－5：00与吉姆见面”），要么日期是明确的（“星期二给雷切尔打电话，看看她是不是已经接受了建议”）。当你处理工作篮中的事情时，也许会碰到这样一些事：它们一出现，你就直接把它们安排到日程表中去了。比如，进行一次体检所需要的一下个步骤就是打个电话约定时间（既然这只需要2分钟的时间或者更少），因此当你有这个想法时，就自然而然地去做了。约定时间后，刻录在日程表中，这也就顺理成章地成了一个基本的常识。日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”，围绕着它推进你其余的行动。然而，根据人们记录每天工作计划的老习惯，许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那时，也许情况就会发生变化了，因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表，把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候，这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作，事情也就简单多了。根据具体情况，管理属于“越快越好”的范畴的行动在过去的许多年中，我发现提示“越快越好”这类行动的最佳途径是提示完成这一行动所必需的具体环境，即要么是工具，要么地点，或者完成该项工作的人。例如，如果这项行动需要使用计算机才能完成，那么，它就应该归入“在电脑旁”清单；如果你的行动要求你开车外出，那么“跑腿”清单将是最恰当的选择；下一步打算与你的合伙人埃米筣面对面地谈一谈，那就把它放入“埃米莉”清单中或者其它有意义的清单中。这些清单在类别上的差异应该决定于：1、现实中你所需要跟踪的行动的数量；2、你需要改换完成这些工作所要求的环境的频率。如果你属于那种不寻常的人，只有25个下一步的行动等待执行，那么一个“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容五花八门，从“买钉子”到“和老板谈谈加工资的事”。如果手上有50甚至100件还没解决的事情，而你还把它们保存在一个巨大无比的清单中，这恐怕很难搜索到你需要关注的事情。每当手头上有零星的时间打算解决一些事情时，你大概不得不进行一些浪费时间的再分类工作。如果碰巧在开会时有一个短暂的休息时间，而你希望利用这段时间打几个电话，你就不得不在一批不相关的事件中寻找那些希望打的电话。当你出门去处理一些零碎的的事情时，你大概希望挑出那些需要跑腿的事情，再另外开一张清单。这一类的管理方法可以促进工作效率的另一个原因是，使你在某一种环境下和状态中集中充分地利用你的精力。当你处于“打电话的工作状态”时，完成许多要打的电话――缩减你的“电话”清单；你启动电脑时，你应该尽快地解决掉一些需要在线时处理的事情，而不必转移到其它活动中去。从某一类行为中脱离出来，再转入另一类节奏和工具都不相同的工作中去，往往会浪费掉很多精力，比大多数人所预见的还要多的多。当一个关键人物坐在你的办公室里，盯着你的时候，你如果能够立刻准备好一切你需要同他讨论的工作，这无疑是一个明智的做法。有关行动提示信息最常见的分类以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：·电话·在电脑旁·跑腿·在办公室时·在家时·议事日程·阅读/回顾“电话”这是一个包括了所有要的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项项地减少它的内容。你越是行踪不定，就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值；你不在办公地点或者正在旅途中休息的时候，也许你就有一些小小的空闲，这为你提供一个绝好的机会来处理你的电话清单。拥有一个独立的“电话”清单，你就可以比较容易地集中精力选择一个最为恰当的电话拨打了。我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还花精力去查电话号码的话，你可能就放弃了。“在电脑旁”如果你使用电脑，特别是随身带着笔记本电脑，或者在工作场所配备有一台电脑，同时在家里安排了另一台，此时对所有当计算机运行时才能处理的事情进行分级，将会对你大有帮助。这能使你新眼看到运用电脑可以完成的所有工作，提醒你应该发送哪些电子邮件，应该起草或者编辑哪些文件等。因为我经常飞行，我甚至保存了一个“在飞机上”的行动清单，并与“在电脑旁”区别开。坐飞机时很难达到许多事情要求的那种办公环境：上网或连上我的服务器。因此我现在可以完全放心地依赖我的“在飞机上”清单，上面没有一项内容要求我必须上网。这样一来，我的大脑就获得了解放，不用像从前那样，对着“在电脑旁”的清单，我就不得不再次盘算，哪些工作可行，哪些不可行。周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“办公室中的行动”可以覆盖这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是笔记本型的，你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。）“跑腿”把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常有意义。当你知道自己需要开车外出，要是在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从保险箱中取出股票证券”，“从设计者那里取回画像”以及“在苗圃购买一个牵牛花“一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。当然，这个清单绝不比你保存在计划手册里的一张即时贴的内容更加详细，也不比你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中的屏幕显示更为复杂。在个人的“跑腿”项目中建立一些子目录，通常会使你受益匪浅。例如，一旦你需要从五金商店购买某些材料时，很可能你希望在清单中创建一个“五金商店”的条目，然后在此条目下再附加一个子清单，记录你打算在那里购买的具体物品。在运用技术含量低的工具时，你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单，当拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。由于我穿梭往返于几个大都市，因此我保存着两个“跑腿”清单：“跑腿------奥哈伊”（我住的地方）和“跑腿----任何地方。”这样即使我正在旅途上，也可以随时处理所有其他的事情。“灌溉工程的网络插件”将被纳入“跑腿---奥哈伊”，而“购买衣服袜子”将被列入“跑腿----任何地方。”我们必须努力达到那种超越烦琐复杂的简洁境界。——JohnGardner“办公室中的活动”/“在办公室时”如果你有一间办公室，肯定会有一些工作你只能在那里完成，那么眼前放上一张包括了所有这样事情的清单，就等于多了一个助手。即使你的办公室里有电话和电脑，你还是要有“打电话”和“在电脑旁”各自独立的清单，它们将发挥自己的作用。我会使用“在办公室中的活动”或者“在办公室时”清单记录一些仅仅需要上网才能处理的情况。比如，对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中。“在家时”许多行动只能在家里搞定，因此，针对这个环境创立一个清单就十分有必要。我相信，你有许多的私事和需要在房子周围处理的各种杂活。通常，这一类事件的下一步行动就是直接实际行动了。“挂一张新的图片”，“整理CD”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。如果你像我一样，在家里设有一个办公室，那么只有那些在家中的办公室里才能解决的事情才可以放到“在家时”清单。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其它的地方办公，那你就根本不用设立“办公室的活动”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）“议事日程”不可避免，你总会发现许多下一步的行动不是在和某人的交流中冒出来的，就是在委员会、团队或者员工会议上提出来的。你不得不与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同配偶协商一下春季的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂工作，恐怕一下子还难以在电子邮件中交代清楚；你必须在星期一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新的决定长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的“议事日程”清单。这些行动应该分门别类的保存在针对每一个人以及会议（假设你定期参加这个会议）的议事日程的清单上。有些专业人士已经在采用这个方法的一种版本，他们把需要和老板讨论的所有事宜保存在一个专门的文件夹。如果你认真对待所有的下一步行动，你发现需要3-15个这样的清单。我建议你为老板、合伙人、助手、配偶和孩子建立各自独立的文件夹或者清单。同样地，你应该为你的律师、金融顾问、会议以及电脑顾问设立专门的清单，还包括所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。如果你参加了一个常规的会议——员工会议、计划会议、委员会会议等，它们也同样应该享有独立的文件夹。你将收集到的上述场合的资料存放在它们的文件夹。通常情况下，某一段时间内你会同某人进行频繁的接触，你希望在此期间保存一个连续的清单。一个承包人正在对你的房屋或者财产进行一项重要的修整工作，你可以在这一阶段为此设立一个专门的清单。当他下班走人以后，你围着施工现场转，考虑可能你有几件事需要同他交换一下意见。你希望这个清单操作简单明了，随时可以派上用场。鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许你根据需要快速而方便地添加特别的“议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能办妥。同样，往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也是如此。阅读/回顾你常会发现在你的工作篮中有许多的事情，其下一步的行动是阅读。我希望你能够坚持2分钟的原则，已经清理掉相当多的可以一带而过的事情，根据情况把一些扔掉，把一些归档或者发送给别人。你知道，需要阅读的内容往往要占用2分钟以上的时间，通常最初存入“阅读/回顾”独立工作篮中。按我的定义，这仍然还是一个“清单”，只不过是把存放在一个盒子里的或者一个文件夹中的各种资料进行更加有有效的分组管理。对于许多人来说，这个“阅读/回顾”资料堆很可能最终将变成一个庞然大物。因此这堆资料必须是那些需要花费2分钟以上的时间，并且你一旦有空就会真心希望阅读的资料，这一点至关重要。这本身就可能令人畏缩不前，但是，如果这一界限模糊不清的话，情况将会处于严重的失控状态，你也会对此感到麻木。一个简单原始的有关边界的描绘至少能使你认识到这一种目录，而且如果你同大多数人的情况一样，拥有一个自我的调节的机制，它将有助于你更加清楚地分清哪些资料你希望保存，哪些应该扔掉了。当你匆匆忙忙地赶去开一个很可能被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候少许时间——在这些时间片段中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，而且你可以轻松地拿到手上，这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段，那些缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。——JeandelaBruysre管理“等待”如同那些行动的提示信息一样，你期待着从别人那里取回某些由他们完成的工作，而所有这类事物的提示信息也必须得到整理和分类。你大可不必分门别类地一件一件记录这些事情，但是，通常你需要保存那些交给别人负责完成的任务的最终结果，如你向剧院订购的戏票、为办公室购买的扫描仪、获取某一个建议的确认等。当某项工作的下一步行动属于另一个人的的责任范围的时候，你并不需要行动的揭示信息，仅仅需要你所期待获取的结果的启动器。你的角色是根据需要经常核对这个清单，并且评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动，如检查目前的状况或者督促某项工作动作起来。也许你会发现，这个“等待”清单就像同一系统中的“下一步行动”提示清单一样，只有尽可能保存在手边时，才能够发挥最佳的效果。在某一项计划最终结束之前，下一个行动的责任可能会反复跳跃多次。例如，你也许需要给一个卖主打一个电话（在“电话”清单中）。电话打完了，你会等待对方给你的答复（这个答复属于“等待”清单的范围）。答复终于来了，你必须加以核查（它落入“阅读/回顾”资料篮）。最后你把它发给你的老板，期待他的批准（现在，这件事又回到“等待”清单）等。当你认识到这个“等待”清单囊括了一切你所关注的事情，而它们又只需要由别人来完成时，你一定会飘飘然了。使用原始内容作为它自身的行动提示信息保存行动提示信息最为快捷有效的方法就是：当事情出现时，把它们直接地添加到清单中或者放入文件夹中。当你完成加工处理以后，原始的启动器也就毫无价值了。也许你在同老板商讨时随手做了一些记录，但是，在你挑选出相关的计划和行动后，完全可以把这些原始的记录丢掉了。有时，当一些人试图归档保存语音邮件时，他们还必须“再做点什么”，这种管理隐含在语音邮件中的提示信息的做法就算不上是最有效的了。把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。然而，这一原则还存在着某些例外。这些输入的信息本身就可以充当自己高效的行动提示信息，而不需要你再在清单上写下几笔。这种方法尤其适用于一些书面形式的资料和电子邮件。管理书面形式的工作流程某些事情本身就是这项工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/回顾”范围内的文章、出版物和文件资料等。显而易见的是，当你完全可以轻松地把杂志本身扔进“阅读/回顾”一篮中充当提示物时，如果你坚持还要在行动清单中一笔一画地写清“游览《财富》杂志“，这就多此一举了。另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易，他们希望把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里（常用的是“等待处理的财务问题”）。与此相似，报销的收据也应该在一出现时就处理掉，或者保存在“等待处理的收据”信封或者是文件夹中。你所从事的工作、输入的信息以及所处工作环境的具体特点也可能决定了通过采用资料原件的形式来管理其他类别的事物，才能提高工作效率。比如，一位在客服中心工作的人员可能要与不计其数的申请信打交道，这些都要求填写在一些标准的格式中。在这种情况下，坚持用一个篮子或者文件夹专门存放它们，是一种最佳的管理方式。是把提示信息记录在清单上呢？还是把文件资料的原件直接存入文件夹中呢？哪一种选择更加明智呢？在相当大的程度上，这取决于逻辑关系。除了在办公桌旁，你是不是还要查阅这些提示信息呢？如果是，就应该考虑资料是不是便于携带，如果你的工作只能在办公桌边上落实，那么，仅仅在你的工作环境中管理这些提示物将是最佳的选择。无论你作出哪种选择，提示信息都应该根据下一步行动的要求放在醒目的文件夹中。如果解决一下服务订单的下一个步骤是打电话，那就把它归入““电话”一组；如果行动要求游览一些信息并输入计算机中，你应该给它标注上“在电脑旁”。我认为，许多工作流程运行不畅在于一种类别的档案资料（如服务要求）全都被保存在一个篮子里，即使每项工作的要求千差万别。某一个要求通个电话，而另一个则要求查阅资料，再有一个是等待某人带回一些信息，但它们却全都混在了一起。这种安排方法可能使人对这一叠资料感到头晕，这是因它们的下一步决策都还处于悬而未决的状态。我个人管理体系极其方便，易于携带，而且我的清单几乎包括了所有的事情。但是，我仍然保留了两类书面形式的提示物，出外旅行时，我带着一个“阅读/回顾”的塑料文件夹，另一个则标注了“输入资料”。在后面这个文件夹中，我存储着那些下一步仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址清单中的名牌，应该存入“格言”数据库中的格言，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章，诸如此类）。管理电子邮件类的工作流程就像书面形式的材料一样，某些需要处理的电子邮件其自身带可以充当它们自己最佳的提示物——保存在电子邮件的系统内。当你面对大量的电子邮件，并耗费了许多的时间来启动有关电子邮件的软件时，这种做法尤其管用。把需要你会计电子邮件超载了当地保存在系统之内，从而不必再花力气将隐含其中的行动一项一项地列在清单上面。我的许多客户发现，在他们的电子邮件地址栏这一栏中，建立2-3个别具特色的文件夹会使他们受益不少。的确，大部分电子邮件中的文件夹应该可以当做参考资料或者归档资料来使用，但是我们同样可以创建一个系统，用于保存和分类整理那些可以付诸实施的资料，并独立于“工作篮”区域以外（这是大多数保存资料的地方）。我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2分钟以上时间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的参考资料文件夹（2）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微软软件中的@符号或者lotus软件中的破折号（“——”），它们都位居各自系统的首位。因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。有一些应用程序（如Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中（按一下“改善和归档”按纽）。其它软件（如outlook）可以在同一时间内将文件存入包罗万象的“已发送邮件”文件夹中。在后一种情况下，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，复制一份（“抄送”或者是“秘密抄送”），然后把复制件存入“@等待”文件夹中。（编辑一个程序，使outlook能够自动把你转发给自己的内容发送到一个指定的文件夹中，这相对来说比较容易。这个指定的文件夹将复制出刚才描述的过程）。将电子邮件“工作篮”清空上述详细阐述的方法，有助于清空电子邮件的工作篮，这简直是一个上天的恩赐了。你恢复了“工作篮”真正意义上的功能，因此，后来“寄居”在那里的所有事情都像自动应答机一样，会有一道闪烁的亮光向你通报：有事情需要处理了。大多数人利用电子邮件的“工作篮”来安排尚未决断的事物和参考资料，这一做法将迅速地麻痹大脑：每当他们扫视屏幕时，都不不重新评估每一件事。如果你的邮件信息永远不会超过一个整屏，这种方法还是相当有效的。但是考虑到当前专业人士所面对的电子邮件的数量级，这种方法便显得太不合时宜了。在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档管理，搞定了所有那些不需要2分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复以及全部都可以会计行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢？关于四处散落提示信息的警告把提示信息放在你的视线之外，这种做法是十分危险的。一个管理系统的主要功能是，在需要时为你提供希望看到的提示信息，以便你能够完全信赖自己的选择（以及未作出的选择）。在忙碌了一天，离开办公室之前，你必须逐项地检查一下这些仍然悬而未决的邮件，就像检查你的的“电话”清单或者“在电脑旁”清单一样。从本质上讲，“@行动”是你“在电脑旁”清单的一个延续部分，因此，也应该以完全一致的方式给予对待。如果局面形式的资料是提示信息可以出现的唯一形式，那么，你那些“悬而未决”的局面工作也是必须受到同样的评估。“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。把行动的启动装置分散地存入各个文件夹、清单或者一个电子邮件系统当中，这种做法没有任何问题，只要你能够按照要求定期回顾游览。你当然不会希望在系统中任何一个隐秘的角落里隐藏着某些事情，它们逃避了它们原本应该发挥的作用：提醒你。为了能够与朋友们在一起聚会或者到处闲逛，真正做到心里没有牵挂、无忧无虑，你必须弄清楚所有行动方案的存放地点，它们的具体状况如何，以及它们是不是都可以暂时被搁置起来，与此同时，你还具有在几秒钟内而不是几天后实施这些方案的能力管理各种工作的提示信息创建并保存一个包括你所有工作任务（再重申一次，每一个承诺或者预期的结果都需要一步以上的行动来完成）的清单，这可能是一种非同寻常的经历如果你还没有这样做，我建议你，一开始时建立一个形式非常简洁的“工作”清单（类似于你一直在使用的行动清单）：它可以是电子文件夹中的一个目录，也可以是活页计划手册中的一页纸，甚至可以是一个独立的文件夹，贴着“工作”的标签，里面要么是一张包罗万象的清单，要么是按类别分开记录的几张纸。“工作”清单“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，你也不用按照事情的重要性或者急迫程度进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一个综合索引。事实上，在日复一日的活动中，你不会逐项地遵照这个清单行事；在极大程度上，每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊情况。请记住，你无法一口气完成一个计划，你仅仅能够完成所需要的某一阶段的具体行动。“工作”清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。时不时地扫上一眼清单，可以加强你内心深处那种能够控制一切的感觉。同时，你还可以知道每当遇到适合评估工作量的时候，你（别人也可以）都可以随时拿出一张详细的目录来。在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的“工作”清单是一个主要的动作手段。仅用一张清单呢？还是进一步细分呢？大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为这一张清单发挥着一张重要事件详细目录的作用，而并不是一张每日工作的先后次序的概要。管理系统仅仅为你所有悬而未决的问题和选择提供了一个占位符号，因此，你的大脑就能更加轻松自如地完全凭直觉作出必要的战略决策。坦白地说，你拥有多少种工作计划清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地游览这些内容。这是因为，在很大程度上你每周的回顾检查活动往往都是在一瞬间就可以完成的。进一步细分工作的几种常见方法在某些情况下，更深一层地划分“工作”清单是很有意义的。下面，我们逐一来看看这些情况。个人的/职业的许多人喜欢把自己的清单划分为个人私事和工作方面两种。如果你也属于这类人，那么我建议你一定要明智地对待“个人”清单，像检查“职业”清单一样定期回顾，而不是专门留到周末才去处理。许多私人的事情也需要在平时的工作中采取行动，这一点同其他任何事情毫无差别。而且，一些工作方面的巨大压力也往往源于人们个人生活方面的疏漏。已经指派他人处理的工作如果你是一位高级管理人员或者经理，也许你直接负责管理几项计划，但是你已经指派别人处理了其中的一部分，并且要求他们定期地向你汇报。当然你可以把这些记录纳入你的“等待”清单之中，这时，创建一个“工作——已指派”清单，跟踪这些情况将是一个不错的选择：你的任务就是定期地核查这个清单，以确保一切事情顺利向前推进。某些特定类别的工作有一些专业人士要面对同属一种类型的几个不同的工作。把这一类计划作为“工作”清单的一个子清单归纳在一起，也许效果更好。比如，我单独保存着一个叫做“待办事务”清单，它用于记录在较长的一个时期内，所有即将由我负责举办的研究会、培训和咨询工作。这些事件同其它的“工作”一样，因为我需要不断地记录有关它们的一些发展状况，直到任务结束。然后我发觉，按照这些事件在日程表中出现的先后次序把它们统统地保留在一张清单上，并使其远离其他的清单，这种做法对我有很大的帮助。如果你是一名房地产经纪人，你的客户有可能来自各行各业。如果你能够一目了然地看到所有还末解决的“运行中的销售关系”清单，这将对你大有裨益。这张清单可以是你“客户发展计划”中的一个独立清单，或者你已经针对每一个进展中的计划设立的专门的文件夹。这时，你完全有条件把它们归纳到一个文件，保存在书柜里。注意，只有当它代表着一套完整的记录，包容了所有需要采取措施的情况，同时你也能够做到连同其他的各种工作计划并进行定期地回顾检查，并保证时时更新，这种方法才能够奏效。下属工作呢？你的某些工作很可能是由几个主要的下属工作组成的。从理论上讲，每一个下属工作都可以被视为一个完整的计划。比如，如果你正在往一座新房子里搬家，可能有这样一张列满活动的清单，如“敲定环境布置的方案”、“重修厨房”、“地下室重新布线”等。所有这些活动自身都可以视为一项项独立的计划。你是否会把所有的工作都归纳为一项内容，注明在“计划”清单上呢？比如说“完成新家的修整工作”，或者你会不会把每一个下属的行动计划都作为独立的条目逐一地记录下来呢？事实上，这一点无足轻重，只要你能够以保证工作效率为前提，经常地检查所有的内容就可以高枕无忧了。在管理你所有的工作项目方面，无论是沿着横向扩展，还是顺着纵向深入，都无法获得一个万无一失的外部工具或管理模式；当然，你还必须始终如一地掌握其完整性（比如通过每周一次的回顾检查）。如果在“工作”清单中，把某一个大型的计划以一项内容的形式体现出来，你自然希望保留一个下属工作的清单，以及把工作方案自身作为“计划辅助资料”加以保存，以备日后着手处理这宗大项项目时再进行参阅。我建议，如果某项工作计划的一些重要组成部分必须以其他工作的完成为前提，你可以运用上述的这种处理方法。在这种情况下，你很可能拥有很多的下属工作，他们全都没有附属行动。这是因为，从某种意义上来讲，他们都不得不“等待”其他工作的完成，才可能前进一步地推进。比如，在你完成给地下室重新布线的工作前，你很可能无法开始“修整厨房”的工作。无论如何，你可以着手“完成环境的布置和美化”，因为它不依赖于其他任何一个下属工作。因此，你很可能希望在对“地下室重新布线”和完成环境的布置和美化“后，会有下一步的行动继续跟进。如何拟定工作和次级工作的清单完全取决于你自己，你只需要确保自己能够找出所有的构成因素。千万不要操心，哪一种才是最佳方案。如果没有十足的把握，我建议你可以把重要的工作纳入到“工作“清单中，同时在辅助资料中保存各种下属工作。注意：一定要把它们纳入到你每周的回顾检查之中。如果这种安排还不能令你感到心满意足，你可尝试一下，把一些独立的下属工作逐条地记录到你的主体清单之中。没有一种完美无缺的系统能够以完全相同的模式保存你所有的工作和下属工作。你只需要认识到目前有一些工作需要处理，而且如果它们涉及到一些相关的因素，你在哪里可以找到适当的提示信息就可以了。工作的辅助性资料工作的辅助性资料并不是具体的行动，而且它们也不属于提示信息的范畴。但它们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉。不要使用辅助性资料来提醒你比较典型的是，人们常常使用一叠叠的纸张和塞得鼓鼓的文件夹作为提示信息，以说明：1.他们有一项工作要办理；2.他们必须对此采取一些行动。事实上，他们把辅助资料当做行动的提示信息来使用。问题在于有关这个工作的下一步具体行动以及“等待”清单的内容，通常还没有被确定下来。从心理的角度来看，它们还深深地埋藏在那些厚厚的书面资料和文件，只给人们增添了一种更多“资料”的感觉，使他们排斥计划管理行为，而不是吸引他们尽快地采取行动。当你四处奔波，处于一天工作最忙碌的时候，这类文件夹对你来说，是压根不想看到的，更不要说仔细阅读以准备采取行动了。事实上，你对这堆文件夹已经渐渐的麻木了，这是因为它们根本无法激励你去处理任何事情，反而只能让你更加的焦虑。如果置身于这样的环境之中，你必须首先把这个工作本身添加到“工作”清单之中，以提醒你需要达到某一种结果。然后把行动步骤以及“等待”内容逐项地列在相应的行动提示信息的清单之中。最后，当采取行动的时机成熟时，就像给某人打个电话谈谈这样这个计划一样，你可以调出所有这些你认为在沟通过程中可能将对你有所帮助的资料。再重申一次，你不希望把辅助性资料作为主要的提示信息，提示信息应该转移到你的行动清单中去。然而，如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，确实还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你也许希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅像处置你档案柜中其他的参考资料那样。也是存放辅助材料的理想地点，只要你养成在每周例行的回顾检查时，拉开档案柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯。如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助性材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决“的工作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。让我们再回头看一看搬家的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，专门用于保存有关环境、厨房和地下室安排布置的各种计划、细节问题和备忘录。当你每周回顾检查时，一看到“工作”清单上“完成新家装修”这一项内容时，你就会取出“新家”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被逐个解决、指派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你再次查阅下一步行动或者进行下周的回顾时，再次被归档整理。有许多人与潜在的用户和客户交往时，往往试图使用客户文件夹，或者使用一些有关接洽管理的软件如ACT！来“管理这项内容“。这种处理方法的弊病在于：一些材料仅仅是一些事实或者历史数据，需要作为背景材料存储以备后查，而一些必须保存的资料是推动人际关系向前发展的必要条件。后者在你行动清单体系中可以得到更加有效的管。客户信息也是如此，可以存入有关客户的一般性参考资料或者存放在客户信息库中。（我使用“行动”这种软件，该软件的一个突出特点是：它允许我把一般性公司信息和公司要人的重要活动进行参考借鉴。因此，这是一个优秀的客户弄数据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息只出现在我的“电话”清单上，而不是别的什么地方。管理有关一些特殊工作的思考过程在第3章中，我曾经提示过，你的大脑中也许会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，你希望将它们保存起来，但是这些不一定就是下一步行动。它们正好符合“工作辅助性资料”这个比较广泛的范畴。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。也许当你一边加车在高速公路上飞驰，一边还听着收音机的时候，它们就突然从你的脑海里跳了出来，也许是篇相关的文章触发了你的联想。应该如何来对付这些资料呢？我建议你考虑：在什么地方保存这些工作或者主题的小标签？如何在这一模式中添加新的信息？在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据？大多数专业人士拥有几种选择来对付这些辅助性资料，如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者数据库中管理这些电子信息，此外，坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。附加的备忘录大多的管理软件都允许你在一个清单上或者日程表的条目上附加一个电子“备忘录”。如果你是使用软件来保存“工作”清单的，当你对某一项工作产生想法时，你可以找出这个工作计划，打开文件并贴上一个“备忘录”，然后在此处输入你的想法。这是捕捉灵感的一种绝妙和手段。如果你的“工作”清单是书面的形式，你可以在主要清单中这个项目的旁边贴上一个即时贴，或者另用一纸来进行记录。无论哪一种情况，你都需要记住，每当回顾计划进，一定要查阅这些附加信息，充分地利用这些资料。电子邮件和资料库那些保存了有关各种工作信息的电子邮件可放在一个专门的电子邮件文件夹中（只要遵循关于创建“@行动”的说明，再创建一个“@工作”）。如果你目前还没有建立这样的文件夹，那么设置一个更加严格的数字资料库来管理你对某一工作或者主题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用lotusnotes,，你可以创建一个工作资料库，这样你即可以安装在自己的电脑上供个人使用，也可以放在公司内部的局域网上与其他员工共享资源。因此，花些时间来调查一下当前市场出售的各种资料，是物有所值的，即使只是为了你个人的使用。如果能够从网上或者从电邮中的相关题目中剪贴、下载某些资料，或者录入你个人的想法，那就太棒了。同时，你必须注意去挖掘现有的技术和工具：仅仅学会和掌握使用像掌上电脑中的所有清单和附件的功能，也许就能够为你提供充足的潜力，激发你“信封背面式”的思考。书面形式的文件夹当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹来。笔记本中的活页纸选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。管理非行动性的资料有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求。参考资料一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，那当然是多多益善了。参考资料的系统的种类管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地讲座一下最常用的几种：1、一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类2、粗分类的归档管理3、台式旋转架和联络管理器4、图书馆和档案馆一般性参考资料的归档我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系统还没有达到这种效果，那请阅读第4章有关该话题的内容。你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。大多数人一般最终拥有200-400个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及30-100个电子邮件参考资料文件夹。粗分类的归档管理对于任何一个主题来说，如果需要超过50个文件夹，那应该分配给它专门的区域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2个或3个文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。台式旋转架和联络管理器大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一些促进员工发展的资料恐怕在过去50年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立的通讯录，而不可能充当其它任何角色。问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更加自如地掌握更多的信息了。图书馆/档案馆：在个人的层次上信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。将来某时/也许在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，你可能在下一财年希望解决的项目，以及那些你渴望培养的技能和才干，为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议的事务留出一些位置。我们有几种方法可以把事情安排到日后再进行查询，它们全都能够清除掉那些现在正游荡在你的屏幕上以及你大脑中的“幽灵”。你可以把这些内容放置在“将来某时/也许”清单中。或者在你的日程表中或者书面形式的“备忘录”中加以标明。将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末涉及到的、最有趣的或者最富于事情“将来某时/也许清单”当你忙于收集大脑中的随机存储器中的事务时，如果来一次彻底的大扫除，你就很有可能发现，有时你对遇到的情况感到束手无策，拿不准自己的想法。在这一类型中，最为典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。如果你还没有完成这项工作，我建议无论选择哪一种类型的管理系统，你都应该创建一个“将来某时/也许”清单。这样你就可以把涌上心头的各种事情统统塞到这个清单中去。很可能你将会发现，仅仅拥有这样的一个清单，并且开始一项项地增添内容，就无形中启发了你去创造出各种富有想法。你也许还会不无惊奇地发现，清单上所列的某些内容的实现了，而你几乎并没有为此做过些什么刻意的努力。如果你承认，想象力具有引发感觉和表现变化的神奇力量，那么你就能够比较容易地理解了：将一个“将来某时/也许”清单摆放在你的清醒意识面前，它将为你的工作和生活增添许多的有趣的冒险经历。如果我们已经认识到了某些机遇的可能性，那么，一旦它们出现时，我们就有可能紧紧抓住这些机会。当然啦，这是我自己长久以来的亲身经历：学习演奏长笛和驾驶帆船的经历都是源自于这类清单。除了你的工作篮，你还拥有2个极为丰富的资源，可以为你的“将来某时/也许”清单挖掘出一些资料来：你那富于创意的想像力和当前工作的清单。为你创造性的想像空间开列一个详细的目录如果你有时间、金钱和可能性，有朝一日，你真心实意地希望做的事情是什么呢？把它们逐一地记录在“将来某时/也许”的清单上。典型的类型包括有：1、为你的家庭弄到或者建造房屋2、开始培养的业余爱好3、计划学习的技能4、挖掘富于的表达方法5、需要购买的服装的附属物品6、希望获得的玩具7、打算外出旅行8、希望参加的组织9、打算参与的服务性工作10、想看的事情和想去做的事情重新评估你当前的各种工作现在是一个良好的时机，可以从一个全新的高度（即从你工作和目标的立场）出发，回顾检查你的“工作”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来某时/也许”清单中。如果通过自我反省使你认识到，“工作”清单中的某一个选项有可能在今后几个月或者更长的时间内，没有抓住你的注意力的可能性，那你干脆把它转入到这个“将来某时/也许”的清单中来。我们解决问题的力量在于我们不去处理某些情况的能力。——亚力士多德“将来某时/也许”的特殊类别极有可能的是，你的一些特殊的兴趣可能涉及到许多具体有可行性的行动。收集这些想法可能是非常令人开心的事。比如：*食品—食谱、菜单、葡萄酒等*孩子们——同他们一起做的事情*想读的书*想买的光盘*想买/租的录像带*要参与的文化活动*善于礼品的一些想法*对修整花园的想法*希望浏览的网站*周末的外出旅行*有关会议的想法*关于聚会的想法*念头——五花八门（意思是，你也不清楚应该归属于哪个类别）这类清单可能是位于参考资料和“将来某时/也许”清单之间的一个交叉区域内。说它是参考资料，因为你可以做到仅仅收集它们，并且添加到上等葡萄酒、餐厅、书籍的清单中去，并依照你的意愿进行查询；说它属于“将来某时/也许”，是因为你也许希望经常浏览这些内容，以提醒自己在某些情况下尝试一种或者更多的想法。无论如何，这可以成为另一个充足的理由：为什么要设立一个管理系统，可以有助于捕捉到那些能为生活增添价值，并使其变得多姿多彩、情趣盎然的各种事物，而不至于因为那些尚未决定和解决的事物阻塞你大脑和工作空间。堆积“保存及回顾”文档的危险许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉，它基本上属于“将来某时/也许“的范畴。他们对自己说：“一旦我有空闲时间，我也许希望看一看这部分的内容。”乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但从个人角度来说，我不建议采用这种系统。事实上在我接所触的情况中，我的客房只是“保存”但并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法做到始终如一地自觉关注“将来某时/也许”清单，它的价值势必会完全丧失。此外，一个管理良好的“将来某时/也许”清单系统与一个包罗万象的“储物箱”之产，仍然存在着巨大的差异。通常情况下，这个储物箱中的大部分资料需要清理掉，其中的一些应该归入“阅读/回顾”中，另一些可以作为参考资料加以保留，还有一些属于日程表或者备忘录文件夹，以便一个月后或者是下一季度再来查阅。此外，还有一些情况确实需要你安排下一步的行动措施。也有很多时候，当我仔细地清理了某个人的“保存及回顾”抽屉或文件夹后，却发现抽屉中已经是空了。使日程表成为日后的选择你的日程表可以成为暂时放置提示信息的一个极为便捷的地方，你也许希望日后再考虑这个事情的对策。我培训过的大多数人并没有能够完完全全地接受他们的日程表，不然他们大概早已经在那里输入更多的信息了。日程表的三个用途之一就是记录具体某一天的信息。它所包括的事物范围广泛、种类繁多，然而最具有的使用方法是，在那里记录下你希望从大脑中清除出去、日后再重新评估的事情。你会有数不胜数的事情要考虑、下面是其中的几项：1、激活计划的启动器2、你可能希望参与的活动3、促进作出决定的催化剂激活计划的启动器如果你手头有一项工作目前的确不需要作任何考虑，但是它又值得你在将来某个时间做出标记。这时，你可以选择一个合适的日期，并把有关此计划的提示信息记入那一天的日程表中。对于那些你希望在某一天得到提醒的事情，应该放入具体某一天（相对于具体某一时间）的日程表中；那么当那一天到来时，你可以阅读这个提示信息，并把它作为当前的一项内容插入你的“工作”清单中。典型的例子可以是：1、特殊活动，预留一定的是前期准备时间（产品发布，集资活动等）2、你需要进行筹备的常规活动，如预算回顾、年会、计划活动或者会议（比如，你什么时候应该把下一年的“年度销售会议”添加到你的“工作”清单中去呢？）3、在一些有关重要人物的重要日子里，你可能打算有所举动（生日、纪念日以及有关节日的礼品赠送等）你可能希望参与的活动也许你经常收到有关研究会、会议、演讲和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再作决定。因此，你先确定出一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上设置一个启动装置，如：1、“明天商会举办的早餐会”2、“老虎”伍兹的季票今天大减价3、“今晚8点，公共广播事务局有关澳大利亚的特别报道”4、“下周六教学举办的烧烤野餐会”如果你突然想到了任何希望输入系统的事情，那么，现在就行动起来吧。促进作出决定的催化剂你可能偶尔需要作出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就决定下来。这没有关系，只要你已经能够断定，你所需要的附加信息来自于你自身，而不是外部（比如，你希望搁置这个问题）。（为了制定决策而需要的外部资料应该列入“下一步行动”或者“等待”的清单之中。）然而，为了获得一张你可以暂不作决定的通行证，你最好撒出一张自己完全信赖的安全网，它可确保在将来促使你对该问题给予恰当的关注。一个日程表的提示信息可以承担这个重任。如果你决定不进行任何决策的话，这没有关系，只要你拥有一个无需决策判断的系统。在这个范畴中，一些典型的决定包括1、雇佣/解雇2、合并/获取/销售/处置3、改换工作/职业我知道，这个话题极为重要，值得多花一些篇幅。但是，你可以继续自省：“我是不是应该为一些重大的决定设置未来的启动装置呢？这样一来，把它们暂放在一旁，就不会令我们感到不自在了？”如果有，那就在日程表中记录下提示信息，以备后查。“备忘录”文件夹有一种堪称一流的方法，可以管理那些目前无需行动，但日后可能有此要求的事物，这就是“备忘录”文件夹。它是日程表的一种三维立体版本，允许保留你希望注意记住的东西，不是现在，而是将来。它可以成为一个极端高效的工具，让你建立起自己的邮递系统，“发送”信息给你自己，并在未来某个指定的时间接收到该信息。近年来，我自己一直在使用备忘录文件夹，如果没有它，那真是难以想像。从本质上讲，备忘录就是非常简单的文件夹系统，允许你安排好书面资料和其它具体形式的提示物，以便它们在日后你希望参阅这些资料的某一天，能够“自动”地出现在你的工作篮中。如果你有一个秘书或者助手，你至少可以把一部分工作委托给他去做，假设他也同样建造了一个类似的管理系统。典型的例子有：“在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”“既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我让我考虑一下。”“在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”接下来，在这一周的每一天中，那一天的专用文件夹都会被取出来查阅。只要合适，你可以差遣其他人尽可能多地处理一些事务。我建议，如果你可以使其纳入你的生活轨迹，你一定要坚持保留一个自己专用的备忘文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能，至少你可能希望在助手的责任范围之外，亲自出马来处理一些情况。我利用我自己的备忘录文件夹来管理我旅行时的车票以及确认的信息：一些局面形式的旅行指南、议事日程和地图；从邮件中收取的提示信息；各类导购信息，诸如此类。概要：你每天仅需花费1秒钟的时间，就可以让备忘录文件夹运转起来。而你从中获取的成就将远远大于个人的投入。建立一个备忘录文件夹你需要准备43个文件夹：31天每天一个，注明从“1”到“31”的序列号，另外的12个上面写上一年中12月的名称。把每天使用的文件夹放置在前面，最前端放的那个应该标明第二天的日期(如果今天是10月5号，那第一个文件的编码应该是“6”)。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日子。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份级别文件夹。再往后，是编号“1”至“5”的每日工作文件夹。接着是剩余的月级文件夹（12月至1月）。每天，把第二天的文件中的内容放入工作篮中后，再把这个已经的文件夹排列到后面，重新归档（在那时，它赌注是11月6日，而不是10月6日）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时，（在10月31日你清空每日文件夹后，坚接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的每日文件夹按照“1”至“31”的顺序紧随其后）把它清空，再次排在那些月级文件夹的尾部，它将代表着新一年的11月份。这是一个“永恒不变”的文件夹，也就是说，在任何给定的时间，它都保存着今后31天和12个月的文件夹。（用PDA的话，一个calandar软件就搞定，不用弄的这么复杂，但对某些情况不适用）对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大好处是，它们允许你存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）。为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离开那段时间内的文件夹。核查清单：富于创造性的提示信息在个人管理系统中，最后一个值得注意的话题是，关注和补充你的核查清单，这里包含了构成各项工作、事件、价值、兴趣和责任的潜在成份。通常情况下，在团队或者公司内部进行一次圆满的咨询，将会产生最具创造性的备查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。当我与客户一起清理他们的工作篮，检查他们记在心上挥之不去的其他事情时，经常会遇到这类琐碎的“自我备忘录”：“定期进行体育锻炼”“确保每一次培训时，我们都有足够的评估表格。”“多抽出些时间来陪陪孩子。”“为部门准备更多的计划”面对你内心这些含糊不清的承诺和兴趣，你应该怎么办呢？首先，理清那些内心深处的计划和行动对于大多数这类“资料”而言，某一计划和行动仍然需要我们的明确定义。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划（工作）”；和“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况。（实际行动）”。在这种情况下，内在的计划和行动仍然需要进一步的细分以纳入个人管理体系。然而，还存在一些情况，它们并不完全符合这一范畴。规划工作和责任范畴内的关键性区域像“保持良好的身体状况”这类计划也许仍然需要编制成某种清单概要，以便于定期回顾和检查。任何时候，在你的大脑中，都有多个层面的结果和标准在起作用。如果能够掌握这些情况，总不失为一个好主意吧。我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。对你所承担的重要工作和责任来说。每一级别分别拥有的完整而详细的目录便成为了一个了不起的备忘清单。它可包括“事业上的目标”“服务”“家庭”“人会关系”“社区团体”“健康和精力”“财政资源”“创造性的表达手段”然而，沿着这个级别逐步下行，你也许希望，在工作范畴之内，针对你的责任范围、员工、价值标准等一切关键领域都存在一些提示信息。这类清单可能以下几点：“团队士气”“工作流程”“时间进程”“人员问题”“工作量”“交流沟通”反过来，所有这些条目全都可以纳入到你个人管理系统的清单中去。根据需要给你提个醒，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。情况越是异常，控制力越应该加强我们核对清单和进行外部控制的，与我们对责任范畴的熟悉程序相关。如果你坚持做某一事情已经相当长的时间。而且没有外部压力迫使你进行某种改变，这时，恐怕你只需要施加最小程度的管理措施，就能够保证以平稳的速度向前进。你知道什么时候事情一定会发生，以及如何促使它们的发生，你目前的系统状况良好。尽管事情往往并非如此。许多时候，你需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点，直到你对情况熟悉起来。比如，如果你公司的CEO突然失踪，你不得不立即填补他的空缺，你就需要立刻过目一些资料，以掌握这项工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中的一些新的责任对你来说相当的陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的动作模式，哪怕只是在最初的几个月也好。曾经有很多次，我需要暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的一些起任务，直到一切理顺。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些前所末有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。几个月来，我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这个核查清单了。核查清单功效显著，它使你明白哪些情况不用担心。各级核查清单大胆地创建各种形式的核查清单。可能性是无穷的。从“生活的核心价值”到“旅游的有关事宜”。列出清单，特别是当它们出现在你的眼前时，这种方法是你生活中可以实施的最强有力的、同时也是最简单明了的途径。为了让你的思维迸出火花，下面是我所见到过的并已经采用多年一个核查清单：“个人主张（如有关价值观的个人陈述）”“工作责任范畴”“旅行核查清单”“每周回顾”“培训计划的组成要素”（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期）“客户”“会议核查清单”（当准备召开一个会议时，需要筹备的所有的事情）“焦点区域”（生活中的重要角色和责任）“我生活/工作中的关键性人物”（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）“管理图表”（需要管理和维持的输出领域和关键性人物）“个人发展”（应该定期评估的情况以确保个人平衡与发展）慢慢地习惯于接受各种清单，即要明确，又要持久，并乐于根据要求创建和消除某些内容。合理而恰当地运用核查清单，它们可以成为提高工作效率的非常有用的资产。如果你已经收集到生活和工作中所有的未尽事宜的话，并且已经逐项的进行了处理，明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动，，最后还把结果纳入了一个完整的系统（这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的最新概述，无论事情大小），那么你就已经为从轻松提高工作效率这门艺术进入到了下一步——回顾检查阶段作好了充分的准备。第8章检查阶段：回过头看看整个工作流程管理方法的宗旨并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法增进你的工作品质，提高行动的效率。然而为了获取这份自由，你的大脑必须时刻忙碌着。你必须获得这份承诺：目前实施的行动是你必须这样做的，而你未进行的那些工作，对你来说也无关紧要。遵循一定的规律回顾检查你的管理系统，并使其内容不断地更新，功效正常发挥，这是赢得控制权和支配的权的先决条件。例如，你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，也就会像以前一样低效率的运转。所有这一切意味着，你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮助你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。此外，它还应该从不同的角度针对你的生活与工作进行持续不断并且恰当的评价。在这一阶段，你需要处理两种主要情况：1、你需要关注哪部分的内容？什么时候？2、为了确保整个系统持续运转，解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织管理活动，你需要采取什么行动？多久一次？一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮。持之以恒地浏览回顾所有行动和工作的清单，也将刺激这种思维的产生。要看什么？什么时候？自己的个人管理系统和清单必须包括你希望查阅的行动方案，需要时便可信手拈来。事实上，这只是一些基本常识，但是很少人能够把它做的完美。当你的手头上有一部电话和一些可以自由支配的时间，这时你应该至少扫一眼那张你需要处理的电话清单。你可以抓住一件最重要的去处理，也可以做到一个事情都不去碰，总之游刃有余。当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时，花一分钟浏览一下日程上所记录的与他未了的事宜，你会看到自己正在发挥这段时间的最佳功效。当你打算去干洗店取回衣物时，首先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的差事。人们经常问我：“你花多少时间来回顾检查你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”在现实生活中，常常是几秒几秒的时间堆积起来的。然而大多数人并没有意识到，从某种意义上来余，我的行动清单就是我的办公室。这如同你的工作台上放着即时贴和电话留言本一样，我的“下一步行动”清单的情况也是这样。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，这时你很可能只需要在这里或者那里花上几分钟回顾一下你的系统，搜索每天的提示信息。只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。首先看一看你的日程表恐怕，你翻阅最频繁的要数你的工作日历了。你需要确认最为重要而艰巨的工作，并估测一下哪些工作必须搞定。当然，你首先需要了解时间和空间这两大因素。比如，你知道自己从上午8点一直到晚上6点，不得不开上一整天的会，中间只有半小时时间吃午饭。了解了这一情况，你就可以对其他的事情作出必要的安排。然后看一看你的行动清单当你检查了所有将受到时间限制的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下来你浏览最多的恐怕要数那些在当前条件下可以实施的行动清单了。例如，如果目前你在办公室中，你就可以看一下你的电话清单、需要计算机处理的工作，以及其他办公室内的事务。但是这并不意味着你将完成清单上所有的内容。你仅仅需要把清单上的工作与其他工作进行比较，确保你的最终选择一定是最佳方案。你应该充满自信：自己并没有遗漏任何重要的事情。坦白地说，如果你的工作日历清楚明白，那它们将是你管理系统中每隔几天就需要参照的惟一内容。事实上，我已经有许多天没有翻阅任何清单目录了，这是因为在前期阶段，我的日程表早就一清二楚了，我根本不需要再去看清单了。在适当条件下，进行适当的回顾也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归来，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同经营的家庭事务，这时你当然想看一眼你为对方记录下来的各种日程安排。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题，这显然将大大提高你的工作效率。更新你的系统为了真正确保整个管理系统值得依赖，关键的技巧就是从一个更高的角度入手，定期地恢复你的心智、更新你的系统。然而，如果你的工作清单早已经被远远的甩到了现实的后面，要达到这一目标就非常困难了。你不能自期期人。如果系统过时了，你的大脑就再一次陷入了低层次的记忆劳动。恐怕这是一个最大的挑战。一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意。这时你是不是又能够为了维持这样的状态而采取相应的措施呢？许多年以来，我与许多人共同地研究和实施了这种工作方法，结论是，维持这一过程最神奇而关键的要素就是每周回顾检查。每周回顾检查的力量大多数人无论最初有多么好的基础，恐怕也不能跟上紧张而快速的生活节奏。我们许多人似乎天性就是这样，总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时，我们把一天的时间安排的满满的，一个会议接一个会议；业余时间里，我们还会有不断的冒出种种想法。我们身不由已的卷入种种纠纷当中，而这些任务同时又具有一种潜在的力量，可以促进我们的创造性思维发生发展。正是这种旋风式的生活模式，造就了每周回顾检查的卓越功效，这种功效在捕捉信息、再次评估及重新安排时间的过程中逐渐加强，使你保持平衡。因此，当你试图完成每一天的工作计划时，根本不可能同时完成这个极为必要的再分组活动。（这段到底在说啥）回顾检查活动还将在你每周处理新信息时，在直觉上磨练你对重要工作的判断力。你必须学会说不，更快地面对更多的事物，保持举重若轻，轻松自如。划定某一专门的时间段进行全盘思考，这将对简化你的工作大有帮助。每一天，你都将吸纳许多机会，这大大超过你的系统的承受力什么是每周回顾检查非常简单，每周回顾检查就是为了再次清空大脑而必须采取的行动。它贯穿于工作管理流程中的所有阶段：收集、加工、组织、回顾，直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以投入工作。”从事情的本质来说，下面的这个练习有助于你达到这一目标：散页纸搜罗出各样的零碎绝版、名片、收据，以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙中的纸片，把它们统统收入到你的工作篮中，以备处理。你的笔记检查所有的日志、会议记录和记事本上的内容。适当地开列出有关行动目录、工作、等待事宜、日程表上安排的活动和“将来某时/也许”等清单。然后，把所有的参考资料进行归档整理，制定一个“阅读/更新”的栏目。注意，对自己一定要严格。开始着手处理你所遇到的一切有关交流、工作、新创意、新信息的记录和想法，同时清理掉没用的垃圾。前一天日程表上的数据仔细检查日程表上已经过时的那些日期，搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。注意，务必做到把你上周的日程表无一漏网地归档保存。即将使用的日程表游览一下你将来的事情安排情况（长期的和短期的）。掌握那些针对即将发生的事情所作出的安排和准备。清空大脑以笔录的方式记下一切新工作、行动目录、“等待事宜”、“将来某时/也许”，以及那些你目前还未捕捉到的事务。回顾“工作”（和更重要的结果）清单逐一地评估所有的工作任务、目标和当前情况，以确保在你目前的管理系统中，每一种情况至少存在一个启动器型的行动。回顾“下一步行动”清单在已经完成的行动上标记号，检查下面一些行动的提示信息。回顾“等待事宜”清单记录所有需要跟踪处理的情况，核对已经收回的项目。回顾所有相关的项目还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢？回顾“将来某时/也许”清单核查些有可能转入当前运作系统的事情，并把它们移到“工作”目录下，删除所有你不再感兴趣的事情。回顾“悬而未决”和辅助资料浏览所有处于运行状态中的辅助性资料，有助于激发新的行动方案、促进任务的完成、产生新的等待事项。要富于创新意识和开拓精神是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头可以添加到你的管理系统之中呢？这个回顾检查的程序虽然只是一种基本常识，但是很少有人能够做完善。它意味着我们应该尽可能地定期地恢复头脑的清醒，以保持一种轻松的控制状态。“观点”是人们对付当前信息过载问题的一种极为有效的解决办法，这是一个凭直觉处理的过程：摒弃无足轻重的资料，精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点，观点都将成为最罕见的资料。——保罗萨福在恰当的时间和地点进行回顾每周的回顾检查十分重要，因此，你应该培养起良好的习惯，创造一个适当的环境，运用正确的工具加以支持。一旦建立起一个稳定的舒适的区域，你将不再为强迫自己做什么回顾检查而感到烦恼和忧虑，因为它已经成为你个人做事的标准了。到那时，你所需要做的就是，每周想办法抽出几个小时，让自己离开事务的干扰，并不是退出这个区域，而是至少升华到“1万英尺”高度。如果你还可以享受到独立工作空间的奢侈，逃离一天中人与人之间的应酬的困扰；如果你的工作时间也是周一至周五的固定时间段，那我建议你每周五下午制出个小时的时间，专门用于回顾检查。之所以选这个时间，主要是因为下面三个原因：1、对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的剖析和回顾2、你总值发现有这样一些事情，它们要求你在工作时间必须立刻找到某些人。这样一来，你还来得及在他们周未外出渡假前与他们取得联系3、清理一下精神上的储藏室是一件大好事，之后你就可以安心地享受周末的休闲时光。然而，你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。比如，在周六和周日，我经常要处理同周三一样多的事情。不过我能够享受到频繁的长途飞行，这提供了一个理想的机会来弥补我的损失。我的一位好友兼客户在世界上最大的一家航空公司任职，他习惯于利用每周日夜里在家里的办公室放松，并处理一周内各种大小会议上记录的数以百计的笔记和备忘录。无论你的生活方式属于哪一种，都必须建立一个每周重新组织安排的工作程序。也许你已经拥有了这种程序（或者接近于这种模式），那么调整这一习惯，把它纳入更高层次的回顾过程中来。有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭环境中随时都有可能出现新的问题。我所见过的压力最重的专业人士要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速作出重要反应的人。下班后，他们还要回家应付几个10岁以下的孩子，和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。当中一些人比较幸运，因为他们至少在路上还拥有一个小时的时间。