构建一个归档系统的关键因素一个简单而高效的个人资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他是否拥有方便快捷的资料归档系统进行评估。而对于经我培训的大多数人来说，这也就是他们可能获得最大改进的机会之一。有很多次，我开车带着客户到当地的办公用品店去购买了一个用于归档的文件柜、一大摞文件夹、一个打签机，目的就是为了能够创造一个空间来存放2/3的“资料”。此前，这些物品正七零八落的散落在他的写字台周围和书柜中，有的干脆在地上。如果你的归档系统无法达到快速、有效、妙趣横生，那么你就会对整个过程产生抵触情结。在这里，我们主要是针对一般性参考资料的归类分档问题，这与分门别类的文件归档系统截然不同。分类文件归档系统专门用于存放各种合同、金融信息或者其它应该拥有独立空间和目录索引的数据。而一般性参考资料的归档系统则用来保存各类文章、宣传手册、论文、笔记、印刷品和传真件。基本上，这囊括了所有你希望保留的、有趣的或者有用的资料，然而，它们又不属于哪一个专门的类别，不可能像装订成册的研讨会文件那样独立地放置在书架上。成功归档分类的要素我强烈地建议你使用自己的归档系统，并且就保存在伸手可及的地方。这样一来，你用不了一分钟就可以从工作篮中提取一份材料，或者将电子邮件打印出来。如果目前并不需要它，但它对你未来的工作又具有潜在的价值，这时你可以迅速地将它存入可靠的系统中去。如果完成这一系列工作所耗费的时间超过了一分钟，那你还有可以提高的机会，因为你大概不会将这个文件归档，而只是把它放置一旁。这个归档系统要兼顾趣味性、简洁性、时效性和完整性。否则，你会在潜意识里拒绝清空整理这些事情，甚至连看一眼都不愿意。别泄气！我曾经见过一些人，一旦他们的个人档案系统建立起来并投入运行，他们就从一开始的强烈抵触渐渐变成享受整理资料的乐趣了。当你把一纸孤零零的文件整理妥当，即使是一张字迹潦草的便条被归入独立的文件夹内，你也一定会感到如同处理了一大宗正式的文件一样心情愉快。组建和管理文件夹要耗费大量的时间和精力，因此，对于一些资料，人们要么不保存，要么把它们胡乱地塞到柜子和抽屉里，比如外卖的菜单或者火车时刻表等。如果你希望采取什么手段，建立起一个简便易行的参考资料管理系统来存放一切资料，马上动手吧！我的系统动作出色，许多人尝试以后也有同感。因此，我强力向你推荐下面的方法。把参考资料文件夹放在伸手可及的地方归档工作应该能够在瞬间完成，并且操作简单。如果每当你想存放某些特殊文件时都不得不站起来，那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边，从而放弃了归档。同时，你也很可能抵触整个管理计划（因你潜意识里认识到，那其中也许还存在需要处理的文件呢。）我培训过的许多人都已经重新设计了办公室的布局。现在坐在椅子上的时候，一转圈就可以取到4个抽屉里的参考资料，不用再满屋子乱窜了。一个按照字母顺序排列的系统我建立了一个按照英文字母顺序排列的归档系统。一般而言，人们倾向于把文件夹当做一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体存放位置的时候，它可能出现的地点将会呈几何倍数大大地啬。一个简明扼要的按照字母顺序排列的系统可以根据主题、工作、人或者公司加分类归档，这样即使你忘记了放在哪，也仅仅面临着三四个选择。在通常情况下，你可在每个标签下至少设立一个分主题，比如：“园艺――花盆”和“园艺――想法”，这些都可以排列在字母G的下面下面（园艺garden）目前我为自己的一般性参考资料文件夹设立了4个专用抽屉。每个抽屉的外面都清楚地标明了“A~E”、“F~L”等标签。一旦某份资料贴上标签以后，我就不用再花心思去考虑放在哪里了。过于庞杂的参考资料应该安置在独立的柜子里。但假如它们还装不满半个文件夹，我建议你还是把它们存入这个字母系统中。准备大量备用的新文件夹我手头上储备了大量的新文件夹，处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候，却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前，恐怕再也没有比这更糟糕、更让人沮丧的了。在任何情况下，抽屉中的文件夹都应该至少有一半是未使用的或者是可以重复使用的。经验之谈：当数量降低到100以下时，重新排序保持抽屉中的材料少于3/4坚持使放在抽屉中的材料略低于3/4。如果每个抽屉都已经塞得满满当当的，你的潜意识里就会排斥新资料的存入，结果导致参考资料堆积如山。如果发现抽屉开始变得拥挤不堪，我就会在打电话等候时动手进行整理。我知道，几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你珍视这层“保护膜”的价值，如果你确实希望消除潜意识中的抵触情结，那就必须让抽屉保持密切配合的状态，以便你能够不费力地放入或者抽取需要的资料。某些人面对这种情况时，会作出这样的反应：“我必须再多添置几个文件柜：，似乎这是一件令人恐怖的事情。快来帮我一把吧！如果这些资料真的值得保留，那么你就理所当然地希望可以轻松地资料，对不对？如果达不到这一目的，那你为什么还要继续保存它呢？人们常说，我们正处于信息时代，如果事实果真如此，而你的做法却又恰恰阻碍了你从这个时代获益，这应该不是聪明的做法吧。也许你还需要创立另一个区域，以便使手边上的一般性参考资料系统留有充裕的空间。有些已告一段落的工作的资料以及一些“闲置”的用户资料文件夹，也许都还存一定的保留价值，但你完全选择另外的区域保存它们，或者至少放在你的工作空间之外。用自动打签机来标注文件夹打印标签彻底地改变了所有文件夹的本质以及你与他们之间的关系。会议室桌子上摆放着冠以标签的文件夹，令人赏心悦目，每一个人都能找到需要的资料；从远处看或者一打开公文包，便一目了然；当你打开抽屉的时候，一眼就可以看到那些按字母排列顺序的排列整齐的文件夹，上面标着像是打印出来的工工整整的目录。因此，打开抽屉查找或者放入一份资料就变得乐趣无穷了。也许随着新千年的进一步发展，那些天资过人的科学家们将会对此提出像神经学一样深奥的理论根据――为什么标清楚的文件夹具有如此神奇的功效呢？请相信我，直到那里，它的功效才会完全显现出来。现在赶紧去准备一个打签机，而且必须是完全属于你的。你必须把它一直放在手边，以便随取随用。如果你正打算将某材料归档，却发现打签机不翼而飞了，你往往会把资料又堆到一边。可见，打签机和订书机一样是最基本的工具。选择质量好的文件柜文件柜的质量不容忽视。每当你试图拉开一个沉重的抽屉时，却听到“吱吱”的刺耳声，没有什么比这种感觉更糟的了！当你费尽力气地拨动你那仅花了29.95美元买来的特价柜子的滚轴时，往往出现上面的一幕。你的确需要这样一个柜子，即使当抽屉内3/4空间已经被占用时，可以轻松地打开和关闭它。（这个价格在中国已经可以买个过的去的柜子了）尽可能地消灭悬挂文件夹有很多人使用悬挂式文件夹。冒着得罪他们的危险，我还是建议你彻底放弃这些设备，选择那些可以独立放置的简朴的文件夹放在抽屉中，后面由可以自由移动的金属板支撑着。悬挂文件夹大大地降低了工作效率，这是因为创立一新的文件夹比较麻烦，另外，对文件归纳系统的限制颇多。（有谁用过，我没见过）我刚刚收到一位资深经理发来的电子邮件。多年来他一直在使用悬挂式装置。由于当初花费不小他一直没值得更换。但是，最终他还是接受了我的建议。下面就是这个邮件的内容：你的系统简直太神奇了！我已经彻底地更换了家里和办公室里的所有文件夹，总共用了4天时间。我换掉了所有的潘德弗莱克斯文件夹，选用了淡黄褐色的文件夹，上面只标注了从A到Z的字母，一目了然，妙极了！这一切如此简单。而且我的写字台也变得干净整洁、井井有条，再也看不到那些堆积如山等待处理的资料了。但是，如果你做不到的话，我建议你：1、标注所有的文件夹，而不是悬挂托架。这样做你可以带着文件夹去开会、旅行，而不必扛着悬挂托架。2、每一个悬挂托架只存放一个文件夹。这种方法可以使抽屉看上去比较整洁，从避免了由于多个文件夹堆在一处造成的悬挂托架不均衡的怪异感。此外，在重新整理托架时也会比较简单。3、在第一个文件夹抽屉的前部储备大量的备用悬挂支架。这样就可以迅速的完成创建和存储新的文件的工作在现实工作中的“火警区域”，如果归纳某项内容所需要的时间超过了60分钟，那你就不是在归纳文件，而是在堆放垃圾了。至少一年整理一次所有的文件夹定期地整理你的文件，可以防止它们变得像黑洞一般无法掌握，此外也为你提供了一个假想的空间：“也许我还会用到这个。”你知道，不管怎么样，每隔几个月你就会评估一下所有的资料，判断哪些值得继续保存，哪些不是。正如我所讲到的，每当我打电话中途等待的时候，或者是电话会议磨磨蹭蹭拖延的时候，总会动手整理我的文件夹。我建议所有的机构都建立一个个人整理日，在那一天，所有的员工都穿着休闲的衣服和鞋子，把电话切掉，动手清理他们所有的库存物资。每个人都可以花费一整天的时间来进行大扫除。而个人的整理日，即可以安排在节假日、年未，也可以在春节前申报税金的期间，因为到那时，你可以把前一年的财务数据合并存档。所以说，这个个人整理日是一件大好事。最后一件需要准备的事你已经专门固定了一个时间段，开辟了一个新的区域，准备了一切基本的工具。一切就绪，就等着开始实施这个管理计划了。而现在你又应该做些什么呢？如果你已经决定花费一定的时间来建立自己的工作流程体系，要想获得最佳成效，你还需要做一件事情：必须首选解决在那一个时间段内你需要处理的具体事务。假如你确实需要同某人通过一次电话，或者你的秘书必须要代你处理某件事情，或者你有事情想要同你的配偶商量一下，马上就动手处理吧。要么你自己首选确定具体的处理时间，并且妥善地保存好提示信息。也就是说，为处理手头上工作作好充分的精神准备，这一点至关重要。当我坐下来开始培训学员时，毫无例外，即使他们安排了一个固定的时间，付给我大笔金钱向我请教，在课程结束前，他们还是会手忙脚乱地不断应付这样或者那样的事情，而且还没把这些情况纳入到他们的归档系统之中―――“噢，是的，我今天必须要给这个用户打一个电话”，他们说，或者“我必须同我的先生确认一下，看看他是否已经拿到了今天晚上的入场券”。这么多精明教练的专业人士竟然日复一日地地某些责任和义务视而不见，这表明我们的企业文化显然存在着一些漏洞。那么你是否已经解决了这些问题呢？好极了，现在我们应该开始把你可能遭遇到的、所有问题的代表性事件归纳到一起来看看了。第五章收集阶段：填充工作篮在第2章里我已经介绍了收集资料的一些基本程序。在这一章中，我们将详细讨论如何将你所有的未尽事宜、零乱的资料归拢到一起过程――放进“工作篮”。这即是通往“心静如水”境界的关键的第一步。只需要比当前的习惯做法多搜集一些信息，你就会体验到一种积极良好的感觉。如果能够坚持百分百地落实这个收集信息的环节，你的生活将会发生富有戏剧性的变化，为你全面有交地控制自己的工作和生活提供一个全新的参照点。尽管这一阶段通常要花1－6个小时的时间才能够完成，但当我对某一个委托人针对这一环节进行培训的时候，却整整用去了20个。如果你下定决心对所有的工作和物品进行全面的清查，这需要花费相当长的一段时间，而且往往超出你的预想――这意味着严密地搜寻每一个地方，绝不放过任何一个偏僻隐蔽的角落。如果你拥有汽车、游艇和其它住宅，也不能置之不理。你尽可以放心，只要你抽出至少几个小时的时间来处理这个问题，就可以首选抓住事物的主干。然后在对付其余的情况时，你甚至只需要创建一些相关的提示信息代表一下就足够用了，例如“清理存放游艇的船坞”和整理走廊中的壁橱“。现实生活中，任何人都无法保证自己能够时刻百分之百地控制住所有的事物。如果工作应接不暇，你根本不可能把各式各样的想法和承诺统统地从头脑中转移出去。然而，这的的确确是一个完美的行动准则：调动自己的积极性，始终如一地坚持“大扫除”，清理生活和工作中的一切分散注意力的事情。预备，各就各位！在你动手处理有，搜集一切信息资料。这样做的原因是非常现实的：1、这有助于你认识到自己面对的工用量。2、同时让你清楚“隧道的终点”在哪你3、当开始加工处理这些环节时，你并不希望自己在心理上还对某些可能藏匿于“某处”的、尚未确定的事情纠缠不休。一旦你已经把所有的吸引注意力的事务归拢到一起，就会自然进入到思想高度集中的状态，并具有良好的控制能力。一下子捕捉到所有未完成的事务并归纳到位。这个想法恐怕会让人觉得不切实际。这主要是因为，大多数问题过去和现在都不是“如此重要的”，正是它们之所以一直被弃之一旁的原因了。它可能是一张放入钱包里的名牌，你可能希望将来某个时间再同此人取得联系；也可能是一个掉了某个零件的机械小装置，一直闲置于抽屉中的角落里；还可能是一台打印机，你一直提醒自己要重新安排它在办公室中的位置。这些事情一直让你大伤脑筋，但你还没有下定决心：是马上动手还是让它们从你的清单中彻底消失呢。还是把它们从你的清单中彻底清除掉。由于你心里一直对它们念念不忘，生怕自己忘记了，因此这些事一直占据着你的大脑，耗费着本不应该消耗的精力。只有当你清清楚楚地认识到哪些事情自己没有，才有可能不再为它们烦恼不止。是动手的时候了。拿出一叠白纸准备记录，然后，让我们。。。开始！具体的收集工作第一步是搜索你周围的环境，检查一下哪些事物没有到位，把它们放入工作篮。开始收集那些不完善的，以及那些已经确定行动方案，正在等待执行的事务。把它们全都扔到工作篮，以便日后随时调用。训练自己发现那些没有到位的事情原地不动要想干净利落地哪些资料应该纳入工作篮，最佳的方法是：清清楚楚地了解哪些资料不应该惧。对于下面的4类情况我们可以原样保留：1、供应品2、参考资料3、装饰物4、设备供应品：包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具，名牌，邮票，订书机、记事本、电池，橡皮筋，这些物品都符合这些条件。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉，里面有纸巾、糖果之类的物品参考资料：是你需要保存，以备随时查询的信息。比如结软件的使用掼，某个熟食店的菜谱，孩子的足球训练时间表，你的通讯录，与你的工作、计划和项目有关的的信息以及像辞典、百科全书等装饰品：像照片，艺术品、小饰物和植物等设备：电话、电脑、打印机、家俱等你肯定有不少属于这4类的物品，基本上这包括了你所有的工具和个人衣物。除此之外的其他一切必须纳入工作篮。有许多物品，你最初可能把它们定义为供应品，参考资料，但也许它们还有待完善。比如，许多在写字台的抽屉、书柜里和公告牌上存放着大量的参考资料。这些资料要么早就过期了，要么整理一下，存放在别的地方。那它们也就应该放到“工作篮”里。同样地，如果对存放供应品的抽屉推动控制，里面塞满无用的，杂乱物品，那么这也是一项等待完成的工作，孩子的照片是否是最近照的呢？墙上的艺术照片、工艺品你是不是还喜欢？总之，如果这4类物品并不是处于理想的、应有的状态的话，那你还是要将它们扔到工作篮中去的。有关收集的问题当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：1、收集的内容过多，一个工作蓝装不完。2、可能偏离到清理和组织管理的环节中。3、可能碰到一些已经收集和整理过的情况。4、可能碰上一些紧急的事情。如果某一项工作的内容过多而无法装入一只工作篮时，你应该怎么办呢？如果你不能把它们放到一只工作篮，可以用一纸写下来，比如门后放了一张海报，你只用在白纸上写下门后的海报，然后就可以扔到篮子里去了。此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。比如你交给你助手处理的即时贴便条，你从主意信箱中以便条上的信息，以及与某一位用户通电变得坚韧随手记下的零星笔记等。花很少的时间获取极其有价值的信息，这确实是一个值得我们培养的好习惯。如果不同项目的资料过多，也无法装入工作篮时，应该怎么办？一般人都不可能只靠一个工作篮就装完所有的资料，把它们堆到篮子旁边，甚至放在地上也可以。最终加工处理的时候，这些堆积如山的资料将会被清空。但请注意，这些资料要和别的东西严格开。立刻倒掉如果某一资料一眼能就断定是没有价值的，立刻扔掉它们。对于我的一些客户来说，这个工作标志着他们第一次动手清理写字台中间位置的抽屉！如果你对某样东西的价值感到犹豫时，把它放入工作篮。日后进行清理阶段工作时，可以进一步考虑再作决定。你当然不希望自己一味的把精力纠缠在这些琐碎的东西上。干脆先把它们都扔到工作篮里。收集阶段的中心目标是以最快速度把一切装入到工和篮。这样一来你就节约了时间，“划清了界限”。提防清除和组织管理的干扰许多人在清理办公室（或者家里）的各个不同区域时，都受到“清除组织管理病毒”的袭击，如果你也遭遇到该病毒的侵袭，只要你能够确定一个时间段对整个管理流程进行检查和回顾，就不用过分地担忧（就像你至少还拥有一个星期的时间呢）。否则，你必须把它们分散开来，当做零碎的事情或行动加以处理，并把提示信息纳入你的系统之中，就像“清理抽屉”或者“清扫办公室的橱柜”。如果终日埋头于清理整顿，疲惫地奔波于支离破碎的势必工作中，自然无力再去推进整个行动管理计划的实施。这样耗费的时间可能会超过你的预想。你希望追求最具有价值的目标，尽快处理掉所有的问题，建立自己的管理体系。怎么处理那些清单上和计划中已经存在的事情呢？很可能，你已经创立了一些清单和某种形式的管理系统。但我还是建议你，除非已经对整个工作流程的管理模式了如指掌，否则的话，你还应该像对待“工作篮”中其它所有需要处理的情况一样对待他们。你当然希望自己建立起来的新系统承前启后，具有连贯性，因此，从同一视角出发，对每一件事物进行评估就变得十分必要了。“但是我不能放弃那件事！“通常情况下，有些人在收集过程中偶然发现一有一页纸或者一份文件时，会大叫一声：“噢，我的天啊！我完全把这件事忘记了！我得赶紧处理一下！”这可能是一张电话留言，提醒她两天前必须回一个电话；或者是一个会议备忘录，提醒她几个星期前必须采取的一个行动。她绝不希望把它与其它堆积如山的资料混在一起，以免再次丢失这个信息。如果这件事发生在你的身上，你首先必须问一下自己：有些事是否必须在开始实施管理计划前解决掉。如果情况如此，你最好立刻行动起来把它搞定，以便能够尽快地消除这个精神负担。如果情况并非如此，那你就按部就班地行事吧，把它放入工作篮中。不管怎么样，你马上就要对付并工作篮中的一切问题，因此不会出现丢失或者遗漏它的可能。如果此刻无法采取任何措施，而你仍然需要一提示，可以做一个“紧急事件夹”放在身，虽然这并不是一个理想的解决办法，但仍然能够奏效。请记住，随着你对一些事情比以往更加关注，某些潜意识中的担忧将会渐渐地浮现出来。因此，应该创建一个能够满足一切需要的工具。从办公桌开始现在准备好了吗？好的。开始动手把堆积在办公桌上的物品放入工作篮。通常情况下，你手头上总会搁置数不胜数的东西，它们都需要收集起来。有许多人干脆把整个办公桌当做工作篮。如果你也如此，可以从四周堆积如山的资料着手整理。把工作空间的某一个角落作为切入点然后向四周扩展，注意不要遗漏每一个角落。典型的物品有：＊堆积成山的信件和备忘录＊电话记录本＊收集到的名片＊会议记录就像每个人最初的表现那样，你要努力克制自己的冲动，不要这样说：“噢，我知道那堆材料是什么，是我自己放在那里的。”这正是以前不良的做法，因此，这一切统统要放入工作篮中。当你围着办公桌来回走时，要问一下自己，是不是打算更换这里的任何工具或者设备呢？电话机功效如何呢？计算机呢？写字台呢？如果某一设备有更换的必要，写个，扔到工作篮里去。写字台的抽屉下一步轮到写字台的抽屉了。注意次就清理一个。抽屉里有哪些东西总是在分散着你的注意力？哪些可以采取行动？哪些是根本不应该放在那里的呢？如果你对上面任何一个问题的回答是肯定，就应该马上行动起来，把那些可以付诸行动的事件投入工作篮，或者写一个提示信息。我重申一次，你是否能够抓住这一机会彻底地清理这些抽屉中的物品，或者干脆记下来日后再进行处理，这一切都取决于你手中有多少可以支配的时间和抽屉中的资料的存储量是多少。工作台继续清理办公室。搜寻放在书柜，工作台面或者文件柜顶部的那些临时文件。通常，你会发现一摞摞的的阅读资料、信件，以及各色混杂的文件夹和辅助资料。把它们统统收集起来。也许某些参考资料已经用完了，只是随手丢在那里。如果你能够反手即可把它们放回原来的文件柜或者书架中，立即行动吧！但在你存放这些资料之前，你首先需要确认一点：这些资料是不是可能牵扯到别的潜在的活动呢？如果有，则必须放入“工作篮”，以备日后进一步处理。柜橱内现在我们来检查一下柜子里都储备了一些什么物品。这里藏匿大批供应品和参考资料以及常年累月的积压品的理想场所，你可能翻出一些不完整或者过时了的物品。我就经常碰到一些收藏和纪念品，它们对我的客户来说早就已经失去了意义了。比如，一位保险公司的总经理最后处理掉的奖状竟然塞满了一个小垃圾桶，这些都是他多年以来积攒起来的。考虑一下，那些收藏品和纪念物是否对你还存在任何意义。再重复一次，如果这些区域迫切需要清理和整顿，那就立即动手，写张字条并投入工作篮中。地板、墙壁和书架告示牌上的记录是否需要立刻付诸行动？墙上用大头钉固定的那些纸箱是不是早就已经失去了作用？有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力？那些开放式的印刷品架的情况又是怎么样的呢？哪些书籍需要浏览一下或者送给别人？有哪些目录表、指南手册，或者三孔的活页夹已经陈旧过时了，或者还可能引发潜在的行动？地板上是不是到处堆积着一叠叠的资料？你只需要迅速把它们转移到工作篮附近，从而添加到清单中去。设备、家具和固定装置你否希望更换一下办公室的设备、家具或者改善一下办公室的空间安排？一切设施是运转正常？照明设备符合你的要求吗？如果存在着某种改善的可能性，你应该知道怎么做：写张纸条，放入工作篮中。其它地方这将取决于在实施本计划时，你自己所确定范围的大小。也许你也希望在所有的保存资料的区域推选收集工作的活动。如果你决心彻底地解放自己的大脑，那么，在所有的区域全面落实这一计划就变得势在必行了。我培训过的一些经理把我请回家里，他们在我的亲自指导下实施这个收集过程，深感受益匪浅。在家庭生活中，他们通常不知不觉地落入“鸡毛蒜皮”的小事的陷阱之中，导致精力被一点一滴地侵蚀掉。千万不要让“并非那么重要的”陷阱吞噬掉你在家时的精力大脑中的搜集活动：清扫大脑一旦认为已经把周围环境中需要处理的事宜全部搜索到一起，你会进而希望搜寻那些仍然存储在你脑海中的事项。是什么事还在时刻侵占你的注意力。而你却又无法在工作篮中找到它们呢？这时，一叠简单的白纸开始真正地发挥作用了。我建议你分别在不同的纸上一一写下这些想法或者诸如此类令人精力分散的事情。你可以在一张白纸上列一份长长的清单。但是考虑到日后要一一分别处理每项事情，因此实际上，每张纸上只记录一项工作会更有效果。也许你不会保存这些纸条。但是当你开始工作的时候，各项分类记录的事情将令你感到得心应手。完成了其它事物的收集工作后，你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上。你会发现这些事情的出现往往随意性很强――鸡毛蒜皮的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，没有任何特定的次序可依。在这种情况下，你只需要注重数量。宁有过之而无不及，也不能冒着遗漏任何情况的危险。毕竟，你总能在日后处理掉那些垃圾。你冒出来的第一个念头可能是“保护臭气层”，接着你会继续想到“我要去买一些狗粮”，，，，，总之把它们统统地记下来。如果在这一阶段，你在工作篮中放入了厚厚一打便笺，可别大惊小怪。“启动器”清单为了帮助你清理自己的大脑，你可能希望浏览下面列出的“不完全事件的启动器”清单。一条条地仔细检查，看一看自己是不是有所遗漏。通常你只要快速浏览一次就可以发现潜藏于你大脑某一个角落中的问题。记住：一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。“不完全事件的启动器”清单职业方面：已经开始的工作，但沿未完成评估/回顾检查需要开始处理的工作建议对别人的承诺/许下的诺言文章老板/合伙人晋升材料同事指南手册/说明书下属重新编写和编辑机构中的其他人员需要确定的会议“圈外”人需要了解决策情况的人顾客其他机构重要阅读/复查资料专业人士金融方面需要进行/获得的交流现金流内部的/外部的数据统计发起/作出反应预算电话预报/预测语音邮件损益电子邮件资产负债表传呼机最高赊账限额传真计划和组织管理信件正式计划（目的，对象，目标）备忘录当前的各项工作（下一阶段）其它需要完成/上交的文字资料即将出现的各项工作报告商业/营销计划供应品机构的进取心办公室/现场即将发生的事件办公室管理会议家具发言稿装饰品机构的组织结构等待设备上的变化信息安装新系统/设备指派给他人的工作/任务旅行需要完成的重要工作银行答复应收账款信件欠债备忘录零花钱电话管理建议法律事宜要求保险报销人事安排零用现金政策/程序保险顾客已经订购的货物内部的修理中的物品外部的票据市场营销其它决定促销职业发展销售培训/研讨会客户服务需要学习的事物系统有待改善的事物电话需要特别掌握/学习的技能：计算机办公设备录音录像培训其它设备个人简历公用事业外部教育文件归档研究―――需要搞清楚…存储职业服装柜详细的目录个人方面已经开始但还未完成的研究与发展的事项需要开始处理的工作打算去的地方对别人许下的诺言打算会见或拜访的人配偶当地的旅游景点孩子管理家庭金融方面朋友账单专业人士银行借贷的物品投资工作：其它组织机构贷款服务税款市政保险志愿者司法事宜需要进行/获取的交流文件归档家庭等待…朋友邮购订单职业方面修理发起或回复：退还电话外借物品信件医疗资料卡片待回信函即将发生的事件家庭/家居事项特殊场合房东生日财产所有权周年纪念日法律方面的婚礼不动产毕业典礼分区制节假日交税旅游建筑商/承包商周未之行供暖/空调度假水管社交活动供电文化活动屋顶情况体育活动风景车道车库/贮藏室墙面/地板/天花板汽车修理/保养装饰品工具家具行李公共设施宠物用具器皿保健灯泡/电线医生厨房用具牙医洗衣机/吹风机/吸尘器专科医生需要整理清扫的区域爱好计算机书籍/cd软件外出跑腿的差事硬件五金店连接线杂货店cdrom市场电邮/因特网银行电机洗衣店录像机文具店音乐/光盘/录像带社区照相机/胶卷街道电话学校体育设施当地政府柜橱/衣物市政事宜工作篮库存清单如果你的大脑中空空如也，无牵无挂，你的工作篮恐怕已经塞得满满的了。除了局面资料和物品外，恐怕工作篮里的库存清单上还包括了那些长驻的语音及电子邮件，当然还应该包括那些你已经刻录到管理手册清单中，但还没决定下一步行的事情。通常情况下，我建议我的用户把语音信息下载到书面记事本上，并连同整个计划手册的记事本一起存入工作篮中。人们常常还需要对它再次进行评估。如果你一直在使用掌上电脑、outlook或者lotus，而不是日历牌和电话地址通讯录的话，那么我建议你打印出工作和待处理事务的清单，也同样放入工作篮中。至于电子邮件，最好还是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大，此外它还有一套自身的迷你系统。当你能够轻而易举地看到这个包含了所有完成了的工作目录时，工作篮的整理也就差不多完成了。工作篮中的内容并不永远地保留在工作篮中完成了这一步骤后，你也就为下一步的行动作好准备了。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮，那样这些事情将会再次偷偷钻入你的心里。当然人们之所以对收集资料并转移到工作篮充满抵触情绪，主要的原因之一是人们依然缺乏一种良好的管理方法来就会这一局面。这就把我们带入下一章――清空工作篮。第六章处理阶段：清空工作篮假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：1、丢弃你不再需要的一切；2、完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；3、把任何可以委托他人处理的事情交代出去；4、为所有需要走过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；5、根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。为了能够纵览整个工作流程，你会发现，在下一页所附的工作流程图具有非常有益的参考价值。中间一栏展示了加工处理以及确定下一步行动计划时所涉及到的一切步骤。本章将重点介绍该图中间一栏的各个组成因素，从工作篮扩展到一步行动的各个环节。你能看到，每一个悬而未决的问题在遵循这个加工处理的模式后，会自然而然地形成一种组织结构。例如，当你从工作篮随手挑出一件事情，突然意识到：“我应该致电安德烈，向她通告这一情况。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧。”然后你立刻推迟了行动，并在星期一的工作日历上做标注。我建议你在正式开始处理你所网罗到工作篮内的事情之前，首先仔细地阅读一下本章，以及下一章有关管理具体行动的内容，这样做也许可以节约某些步骤。当我针对这一过程对客户进行培训时，人们往往踌躇不前、摇摆不定，这是因为决定要处理未尽事宜是一个简单的事情，但是最佳的决策途径便相当的棘手了。比如我培训的许多客户都迫不及待地建立起个人掌上电脑中的计划表，并使之与公司用于收发电子邮件和进行日程安排的outlook保持同步。首先需要确认的是，所有的硬件和软件配置运行良好。当完成收集工作之后，我们清除(通常是打印出来然后清除掉)整理了那些原先在outlook工作清单上的准备管理的一切项目，并把它们统统地放入工作篮中。接着，我们建立起不同类别的目录，如“待打的电话”、“外出办理的事宜”、“议事日程”、“在电脑旁”等。随后我们开始着手清理工作篮，用户可以立刻启动他的计算机，直接把下一步的行动方案输入到管理系统中，最终他将会依赖于这个系统。如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话，你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位，就可以随时更新改进这些工具了。加工处理的方法指导学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：1、从最上面的一项开始处理。2、一次只处理一件事情。3、永远不要把任何事情再次放回工作篮从最上面的一项开始即使第二项事情是你们国家总统先生给你的一封个人留言，而第一项仅仅是一个垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。加工处理并不意味着“花费时间”、紧急搜索并非加工处理大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。然而这并不是我们所说的处理工作的正常程序，这充其量只是一个紧急搜索。当你开始进入加工处理的行动模式时，必须养成这样一个习惯：即从一端入手，按顺序一次只解决一项内容。一旦你打破了这一原则，只去处理你想要解决的事情，并且顺序杂乱，结果某些事件必然被遗漏掉了。因此，你将失去这个功效卓著的“漏斗”，所有的事物又将铺天盖地地布满你的写字台和办公室。“后进先出”法，还是“先进先出”法从理论上讲，你应该把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始清理。事实上，只要你能够在一段比较合理的时间内，完成从一个末端到另一末端的整理工作，其结果是大同小异的。无论如何，你在短时间内可以没有遗漏地检阅全部的内容。然而如果你试图整理一大堆积压已久的电子邮件，恐怕你会发现，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率。这是由于所有的讨论中的头绪是一个一个相互叠加而累积起来的。工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。一次一项内容也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的眼睛又不由自主地落到下面的另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二项工作对你具有更强的吸引力，因为你对如何解决它胸有成竹，而对于手头上的这件事你一点也不感兴趣。这可是一个危险的信号：由于你把精力转移到下面一项更简单、更重要或者更有趣的事情，很可能你会把手头上的工作扔到一边，使它再次积压在你的办公桌上。大多数人也希望能够立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽力搞定它们。尽管我本人非常理解人们这一急切愿望，但是，我还是始终提醒我的客户们：把所有的内容放回原处，除了最上面的一项。每次只强调一项内容，可以迫使你集中注意力作出判断。注意力是确保问题解决必不可少的条件。即使你的思考被迫中断，你处理的事情也不会再次陷入失控状态。多重操作的例外对于一次处理一件事这个原则，存在着一个难以捉摸的例外，某些人在作出决定前，的确需要转移一下工作的重心。当我注意到某人出现这种情况时，我就允许他在处理事物时，同时取出两件，有时是三件事。只有这样，选择行动方案的过程才会变得简单迅速。请记住，多重操作是一个例外，而且，只有当你坚持遵循快速完成每一项任务的原则时才会奏效。此外，永远不要逃避那些超过一两分钟才能够作出的决定。永远不再放回工作篮你只有一条单程路线离开工作篮。尽管事实上，对事物仅仅只处理一次并非是一个好语音，但这条单程路线体现了那条古老的警言“处理一次”（handlethingsonce）的真实寓意。如果你照此办理，你就永远不会背负着一个清单，因为当你读到这个清单时，你即刻就将它们一一搞定了。这条建议的中心意图在于，根除一种不良习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，但却即不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁。因此，一条善意的忠告是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”你已经领悟了要点，每一次你只会对付一项任务。此外，你还将针对每一个任务作出果断的决定。听起来似乎轻而易举，但这要求你必须想得又快又准。在大多数的情况下，行动方案需要反复斟酌，因此，你必须作出判断。例如，第一项任务是：是否需要你与某人通一个电话？填写一张表格？从因特网上下载某些信息？去商店采购？同你的秘书谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？如果存在行动的可能，那么，这项任务独特而确切的本质将界定下一步行动可能的几种选择。然而，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又应该怎么办呢？就像是一只在一个挤满了裸体的账篷中的蚊子，我清楚自己想要做什么，但是却不知道从哪里下手。――斯蒂芬.贝恩如果不需要采取对策时，又应该怎么办呢？很可能的是，你的工作篮中存在着一些不需要采取行动的任务。在这种情况下，一般有三种情况：1、垃圾2、待孵化的项目3、参考资料垃圾如果一直采纳了我的建议，你必然已经淘汰了一大堆的东西，同样的，你还可能已经把堆积如山的资料存入了“工作篮”，这其中也包括那些你不再需要的资料。因此，当你动手开始处理时，如果发现工作篮中仍然存有大师的废物，不要感到惊讶。处理你生活中的一切事物，将令你对自己的每一步行动做到心知肚明，同时，也对不应之举一清二楚。我培训过一位基金组织的负责人，他发现自己居然积累了太多的电子邮件（上千封），而事实上他不打算回复。他告诉我，在采取了我介绍的方法后，他把那些长期以来未尽的事宜，都一项项的步入了健康的轨道。有时，恐怕你将面临这样的问题：是否需要保存某个资料以备清查。对付这种情况，我有两种方法：1、扔掉它2、保存它这完全由你来决定。我认为，无论那一种方法都是不错的，你只用信赖自己的直觉，并且对工作空间保持一种理智的认识，大多数人对此忧心忡忡，这是因为他们从前的管理系统功效低下，而且界线模糊不清。如果你能够清楚地办公室参考资料、供应品与所需要采取的行动之间的界线，同时还拥有一个简洁易行的参考资料管理系统，你就可以轻松自如地保存尽可能多的资料。既然没有采取行动的必要，这也仅仅只是一个物理空间和后勤管理的问题啦。归档专家们可以在这方面提供更多更详细的指导，此外，你的会计师也可以提供有关刻录保留的时间表，明确告诉你各种类型的文件需要保存的时限。我建议你对任务是否具有可操作性进行明确的界定。一旦搞清楚某项工作不需要采取任何措施，那就存在许多种可以选择的余地。孵化在你的工作篮中大概存在这样的情况，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有。”这样的例子有“·一个宣传小册子，通告与一位客座演讲者的一次商务早餐会。你也许非常希望去参加，但时间是两周以后，因此你目前还无法确定到那时你是否还留在此地，或者是出差在外。·三周后召开的一次董事会议的日程安排。你已经收到了邀请，目前你并不需要采取任何行动，只需要等待在开会的前一天浏览一下日程安排。·一个有关个人理财的软件升级的广告。你确实需要更新到这个新版本吗？你不知道，那就暂时把问题放在一边，一周后再去考虑吧。·一个想法，也许你希望在明年的销售年度会议上提出来。目前也不必行动。但是你希望在制定计划时得到提醒。·一张写给自己的字条，是关于参加一个水彩课程的，但目前你已经顾不上了。在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：1、把它们记入“将来某时/也许”清单；2、你的日程表，或者放入“备忘录”文件夹中。3、这些孵化程序的宗旨在于：他们为你提供了一个摆脱所有的精神负担的机会，同时使你相信某些行动的提示信息在适当的时候将会再次浮现出来。在下一章中，我将对组织管理进行详细的阐述。而现在，仅需要在这类事物上贴一个即时贴，标明“也许”或者“10月17日8时给予提醒”，然后把它们归入“悬而未决”一类，以备日后再整理。参考资料你将在工作篮中挖掘出许多情况，它们并不要求你采取任何行动，但它们又对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。较为理想的情况是，你已经建立起了一个文件归档系统。因此，当你浏览工作篮和电子邮件时，如果碰到这类你希望保存的资料，那就立即动手去做吧！你很有可能还会发现各种各样的资料，你一心希望保留起来，却一直堆积一旁，或者塞进了拥挤不堪的抽屉中。造成这种局面的原因是，你的参考资料系统过于正统，或者根本就不存在。在现实生活“真刀真枪的拼搏中”，如果归档工作达不到简洁快速，生动有趣，那必然导致资料的堆积搁置，而不是有效的管理组织，结果千万处理加工这一环节陷入重重困难。每当你碰到希望保留的资料时，做一标签贴在文件夹上，然后放入你分类归档的抽屉中；或者暂时贴上一个即时贴，交代给你的秘书或者助手进行处理。在我人事培训的早期阶段，我常常允许我的客户保存着“待归档”资料夹。而现在我早已经杜绝了这种做法。因为我发现，如果你不能马上采取行动，大概日后你也做不到了。如果需要采取行，那到底是什么呢？这可是一件大事啊。如果“工作篮”中有需要立刻落实的事情，你应该判定这一行动的具体内容是什么。“下一步行动”即意味着清晰可见的具体活动，它将失去事情的发展进和。事实上，这要比听起来的即简单又复杂。你应该能够轻而易举地确定下一步行动，但是，你的大脑常常在这时还没能完成那几步快速的分析过程和计划安排，而这些步骤都应该在你明确判定具体措施之前得以完成，即使它们相当简单。让我们来一起看一个实例，这个人是如何处理这种情况：·清扫车库·申报纳税·将要参加的会议·bob的生日会·新闻发布会·业绩宴请·改善管理模式尽管每项都是相对清晰、独立的工作，然而决定每一项的下一步还需要进行一定的思考。·清扫车库是的，我只需要走进车库，动手收拾一下。不行，等一下，车库里还有一台电冰箱，我必须把它处理掉。我应该问一下john,看看他野营时有没有用。我应该……·为电冰箱的事给john打一个电话怎么样…·申报纳税但是我现在还不能开始，我必须等拿回上一次的k-1表这后才行。在这之前我什么也不能做，因此。。。。。·等待从acme信用基金取回K－1表关于。。。。。。。·打算参加的会议我必须搞清楚，桑德拉是不是会为我们准备一个宣传资料袋。我想我需要。。。。。。。。·给桑德拉发电子邮件，询问有关会议宣传资料袋的事等等！这些行动步骤――“给john打电话”，“等待K－1表格”，“给桑德拉发电子邮件”－就是针对你的工作篮中可以付诸行动的一切事物所必须作出的决定。行动步骤必须绝对是具体的行动记住这些行动是看得见，摸得着的。许多人以为，当他们决定“开会”时，已经决定了“下一步行动”。然而，那并不是真正的下一步行动，因为它缺乏对具体措施的细致描述。你是如何为一次会议作准备的呢？是的，也许你需要打一个电话或者发一个电子邮件，但是电话打给谁？电邮又发给谁呢？现在决定！假如目前不作出决定，这意味着在将来的某一时刻，你还将重新思考这一问题。而设计这个加工处理程序的初衷就是帮助你高潮完成针对某一项工作所必须进行的思考。因此，如果你还无法明确下一步具体的行动方案，势必造成一种心理间断。每当你考虑这一问题时，这个心理间断都会存在。渐渐地你就产生了一种抵触情绪，忽视了它的存在。在认清下一步的具体行动之前，你需要考虑更多的事情，才有可能应对任何出现的变化。当你拿起电话或者坐在电脑前时，你希望结束所有的思考过程，这样一来你就可以运用你手中的工具以此时此刻的场所，更加轻松地将事情搞定，因为你已经提前确定了在这个地点要进行的工作了。如果你对自己说：“噢，我下一步要做的是看看这件事应该怎么处理？”这是一种非常棘手的情况，需要慎重对待。因为行动会耗费大量的时间，而作决定则不然。你总能发现一些具体的措施来简化你的决策过程。在你作出决定之前，99%的时间将用于收集更加丰富的信息。这些额外的信息可以来自外部资源（“给苏珊打一个电话，看看她对这个提议的看法”）或者来源于你自身的思考判断（“摹拟一些重组的想法”）。无论采纳哪一种方法，你仍然面临决定下一步行动的问题。为了对下一步的行动作决策，你必须首先明确你希望达到的目标。一旦你决定了下一步的行动一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：·实施（如果2分钟内可以完成的话）·指派给他人（如果你自己并不是最佳的执行者）；·交给你的管理系统（作为日后处理的一种选择）。实施如果下一步行动用不了2分钟即可搞定的话，那么抓紧时间动手吧。一个备忘录只需要你花上30秒钟读上一次，然后，在即时贴上迅速地答复一个“行”、“不行”或其它的回答，发回给寄件者即可。现在就开始吧！如果你在一两分钟之内就可浏览一次目录，洞察你可能感兴趣的事情，那就开始浏览吧。然后根据要求要么丢弃，要么处理归类，要么作为参考资料保存起来。如果你下一步需要快速地在某人的语音信条中留下一个口信，现在就请拿起电话吧。即使该项事物并非那种重要的项目，你也应该立刻采取行动，毕竟你迟早还要面对它。2分钟事件处理的基本原则是，2分钟基本上是一道时间分界线，即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说，这是一条提高效率的捷径。如果是鸡毛蒜皮类的小事，不值一提，那么干脆丢弃它。如果它的重要性不容忽视，而且你迟早要处理，在这种情况下，效率应该是我们首要考虑的因素。许多人发现，一旦遵循2分钟事件处理原则养成了习惯，他们的工作效率就能获得显著的提高。一家大型软件公司的副总裁曾经告诉我，他采用了这个工作方法以后，每天多出了1个小时可以自由支配的时间，而且质量极高。他属于那一类每天不得不面对300封电子邮件的高技术企业的管理人员。他们在大多数的工作时间里精力高度集中在3个关键性的问题上。有许多的电子邮件都是他们的下属发来的，向他汇报工作，他必须逐一过目，发表意见，都能够确保工作的顺利发展。然而由于他们对某些情况的了解极为有限，因此，很有可能他们暂时把这些邮件搁置在工作篮中，“随后”再进行处理。当几千封邮件堆积如山时，他不得不搭上整个周未的时间，拼命加班加点地工作，以弥补漏洞。如果他现在只有26岁，精力充沛，身体健康，这一切还算不了什么。然而，一旦他已经步入了而立之年，小儿绕膝，情况就不一样了。他将无法承受整个周末通宵达旦的投入工作。当我对他进行培训的时候，我们一起浏览了他的工作篮，当前那里存放了800多封电子邮件。而其中有许多完全可以删掉，相当一部份可以作为参考资料归档保存，还有许多不到2分钟就可以立刻答案和解决掉。一年以后，我同他联系时，他依然身居这一要职而且非常胜任从那时起，他决不会允许自己的电子邮件再走过满满一屏而不处理了。由于回复邮件的时间显著地减少，他已经改变了他那个部门的职能性质。他的员工们认为他简直是由特殊材料构成的！2分钟原则魔力无限。这是一个活生生的证明，但它同时也说明这些简单处理是多么重要，特别是当信息的数量和速度飞速增长的时候。事实上，2分钟仅仅是一个指导原则。如果你在处理工作时拥有较长的时间段，完全可以把处理每件事情的时间限制行长到5分钟或者10分钟。如果你打算迅速弄清楚你目前所有的资料，以做便决定如何更高效地运用下午的时间，也可以把时段缩减至1分钟，甚至30秒，这样就能加快处理每件事的速度。随着你渐渐熟悉了这个管理程序，给自己计时不失为一个好主意。我的大多客户对于2分钟的时间到底有多长都感到难以估测，因此，他们大大低估了某些行动落实所需要的时间。比如，如果你打算给某人一个口令，你找到本人而不是他的语音信箱，这个电话通常都要超过2分钟的时间。你会惊奇地发现，竟然存在着如此多的2分钟行动，甚至对于你最为重要的工作也是如此。事实上，你并不需要真正地追踪刻录那些只许花费2分钟的时间的行动，你仅仅落实它们就行了。然而，如果你采取了行动但却没能完成这个工作，你必须明确接下来的活动，并根据同一标准加以管理。比如，你打算更换你最喜欢的一一支笔的笔芯，却无意中发现你已经用光所有的备用笔芯。这时你就要考虑一下如何再弄一些（去店里买一些）接着你要么行动起来，要么委托他人，要么暂时推迟一下这个行动。坚持2分钟原则，看看自己在处理堆积在“工作篮”中的资料时功效如何？许多人惊异地发现，居然有如此之多的事情可以在2分钟内解决掉，而且，这其中还包括他们手头上最重要的一些工作。让我再从另一个角度来观察一下2分钟原则的效果吧。这次是关于你如何才能够轻松自如地输入那些电子邮件的。如果你的工作常常涉及到大量的电子邮件的往来，你可通过加快打字速度和使用操作系统以及大量的快捷键来提高你的工作效率。有许多经验丰富的专业人士在工作时步履艰难，这是由于他们还在一边用眼睛紧紧地盯着键盘，一边缓慢笨拙地敲打着，而且使用鼠标也太过频繁了。其实，只要把2分钟原则与加强计算机技能结合起来，许多工作都能迎刃而解。我发现，很多行政人员对于新技术并没有抑制的意思，却对他们的键盘退避三舍。委派他人如果下一步工作花费的时间将超过2分钟，这时，你可以问一下自己：“我是不是最适合处理这个事情的人呢？”如果答案是否定的，就把它转给适当的人选好了。委派工作并非总是自上而下的。你可以决定“这件事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必须让我的老板过目”，或者“我需要征求一下合伙人的意见”。“有条不紊的做法”可能是下面的某一种情况：·给适当的一方发一封电子邮件。·在纸上写一张纸条，然后转发给某人。·给他或者她留一条语音留言·在工作日程表中添加这一条，以便下一次与此人见面时进行探讨·直接与他对话尽管任何一种选择都可以奏效，但是我还是按照以上列出的次序向你们推荐，由上而下。通常情况下，电子邮件是一种快捷的方式，它提供了一个电子文档记录，收集者可以在他方便的时候阅读这些信息。接下来是局面形式的刻录，它们也能够立即载入系统，接收者也可以把这个具体物件用做管理系统中的提示信息。如果你准备把某种资料信息传递给另一个机构，那么显而易见的是，白纸黑字的交流方式最为常见。由于拥有了电子邮件，接收你信息的人完全可以根据自己的时间进行处理，语音信息功效不凡，许多专业人士都依赖于这种手段，但是它也有不利的一面，要跟踪这些信息，对于你和接收者来说都算得上是一种额外的付出了。此外，你所表达的内容也不光是别人听到的那些。下一项内容是把所有需要进行的沟通列入日程表或者放进文件夹中，以备召开例行会议时再与某人磋商。有时这一步是绝对必要的，因为有些话题过于敏感或者过于复杂，因此，只有等面对面的时候谈，事情才能有进一步的发展。最不受欢迎的选择就是中途打断你与某人各自正在处理的工作，而就一项问题开始讨论。这一做法虽然直截了当，但严重阻碍了你们双方的工作流程。它同语音留言有同样的负面影响——没有书面记录跟踪移交他人处理的工作如果你确实把某一项工作转交给他人处理，同时，你又非常关心其发展的结果，这时你就需要追踪发展过程。正如我在下一章中介绍的管理组织工作，到时你将看到一个具有重要意义的管理类别：“等待”随着你渐渐地建立起一个你个人的客户系统，你最终需要指派他人完成需要追踪的事件，看起来就像计划手册中的一张清单。在这个文件夹中，分门别类的保存着每一个项目的几页清单，或者存入你的软件“等待”类别的条目之下。就目前而言，如果你还没有建立起一个托管系统，你只需要在一张纸条上写下“等待：bob的答复”，然后把它放入一叠“悬而未决”的字条中，保存在一个独立的文件夹里，而它们都是你加工处理后获得的产物。如果球已经落到别人的场地上了，又应该怎么办呢？在上面的例子中，你在等待K－1资料的副本，然后才可以动手准备报税，因此，下一步行动目前正是别人份内的工作。在这种情况下，你也希望把这类归为委托他人工作的范畴，或者存在“等待”目前下。因此，在标有“报税”字样的纸上写下“等待从Acme信用基金取回K－1表”，然后投入“悬而未决”一堆中。注意：在每份委托给他人处理的资料上标明具体的日期，这一点非常重要。所有类别的资料上都必须贴上小标签。当你哪怕只有几次的确希望查阅这一信息时，你会发现，建立起这样的一个习惯会让你终生受益。推迟这项工作很可能，当你决定下一步行动时，大部分还将由你亲自实施，而且时间往往又超过2分钟。你需要给客户打一个电话；你需要花点时间来考虑并起草一个电子邮件，然后发给你的团队成员；你需要在文具店为你的兄弟购买一件礼物；你需要从因特网上下载一个软件并试用；你需要同你的配偶商量一项投资计划。所有这些统统归属这一范畴。你必须写下这些行动，记录在某个地方，并存入适当的类别。以备需要时查阅。赶紧行动起来，把“工作篮”存放的资料一一贴上即时贴，并在上面标明行动内容，然后放入已经加工处理过的“悬而未决”的资料堆中。剩下的“悬而未决”的事宜如果遵循本章中的指令，你会扔掉一大堆垃圾，归档一大批资料，落实大量的2分钟行动，并把相当数量的事务转交给他人处理，然后手上还留下一堆项目需要付诸行动。“悬而未决”的事务是由你转交他人或者推迟落实的行动组成的。在你的个人管理系统中，还需要对它们调整安排。在下一章中，我将对此逐步地进行详细地阐述。明确你手中的工作当你挖掘到“工作篮”的底层部分时，最后一步工作强调了视角的转变，这时你应该从每一个独立行动的具体细节转入对大局的权衡，即你的工作。在此，我重申一次“工作”的定义，它是指任何你承诺达到的目标，并且需要一步以上的行动才能完成。如果你回顾一下自己列出的一个行动目录：“给弗兰克打电话，谈一谈汽车报警器的事情”；“给伯纳发一个电子邮件，交流一下有关一个会议资料的准备工作”，毫无疑问，你将其中有许多事情，要比那些已经明确了定义的行动更加重要。在你给弗兰克打电话讨论“汽车警报器”之后，你还要处理“报警器”的其它事情；你给伯纳发出电子邮件之后，还需要考虑会议涉及的其他方面的问题。我希望你能像我一样，从一个广泛的角度认识定义工作的真实原因：如果你已经明确的那一步行动无法完成整个工作，那么你还需要在地上埋几根木桩来提醒你其它悬而未决的行动，直到任务完成。你应该列出一个工作清单，它可包罗万象，从“开一次节日晚会”到“减去一条小装饰物的生产流水线”到“确定赔偿计划”。这个清单的目的并不是为了反映这些事物的先后顺序，仅仅是为了确保所有悬而未决的问题在清单中都有自己的位置现在恐怕你拥有30－100件工作无论你是刚刚开始处理工作的阶段就动手拟定了“工作”清单，还是当你已经确定了行动清单之后才着手起草，这其实并不重要。事实上，你只需要在某一阶段落实这个步骤，并妥善保存它就可以了。因为这个工作清单是确保你了解自己正处于哪一个阶段，以及你期望达到何种目标的关键性因素。就目前情况而言，我们要保证你所建立起的系统确实能推动工作的发展进程。第七章