官僚机制是一种用来约束变异的防卫机制，它设定办事程序，以保证结果具备可预测性。不幸的是，它往往会阻碍变革。有些官僚规定是必不可少的，否则就会出现无政府主义的混乱。但是，在官僚机制过重的组织里，严格规定了每个人能做什么（却没有提供进行变革的简易程序）以及怎么做——对任何全面质量项目而言，这种情况都是一种巨大阻碍。有一点要注意，我们在工作中感受到的束缚，往往想像的成分比实际要多。因此，尽管处在官僚作风的包围圈中，还应该鼓励大家运用才智、创造力来推动变革。另外，我们要做好准备，减少真实约束，简化复杂程序，因为它们抵消了改进工作的热情。要接受更大的风险，以允许更多人参与变革。要控制弱化官僚机制过程的内在风险，其方法是从教育环节开始，让大家都知道正确的框架和公司文化，并据此决策。当然，即便在那个时候，某些实施的决策可能仍然不够完美，但各级管理者必须接受这一风险，而不能在发生后反应过度。另一方面，要看到还有大量的变革得到了成功实施，并没遇到问题，对建立全面质量组织做出积极贡献。在现代的复杂组织里，无论多少官僚机制和流程都不足以覆盖所有的可能性。因此要传达给员工一套知识体系和态度，当他们遇到特定的情况时，他们本能的知道如何应对，该做什么。一些很成功的零售商对此深有体会，他们着重对员工进行企业文化培训。这样，在出现问题的时候，员工自发的个人决策和公司希望的反应就是一致的。官僚机制弱化后，全面质量项目的组成要素就完整了。再加上“创建共同的公司主旋律、发展客户意识、改进成为工作的常规部分、重估职能目的、持续改进”，以及在“更好的沟通”的支持下，那么我们就具备了所有特征，可以启动新的工作方式——协同作战。下面，让我们评论一下战略对成功的必要性。全面质量管理项目的战略规划战略规划是任何重大行动成功的前提条件，因此我把它作为本次发言的总结，以检查清单的形式向各位提供一份备忘录，也可以把它当作一次回顾检查，来支持你的计划活动。问一下自己，你们的全面质量项目是否做到了：对管理有明确承诺。这不仅要求签发书面通知或信函，还要组织最高层的公开介入及理解。有容易理解的原则。项目必须基于两三条简单的原则，它们能为每个人所记住，并且与每个人都相关。项目的后续发展都应该和这些基本原则相吻合。对全部职能的普遍适用性。要避免选择那些仅适用于组织个别领域的实施方法。应该去寻找大家普遍理解的实施方法，然后允许在个别领域进行少许本地化修正。最多数员工的参与。全面质量体现着每个人的责任和贡献；要警惕那些仅仅指定几个团队、而把多数人排除在外的项目。集中在建设性态度上。这种项目很容易片面化，成为指出他人的问题并要求改正的活动。因此，最好在开始阶段就保证每个人先“自扫门前雪”，然后再帮助清理“他人瓦上霜”。拥有充足的资源。项目需要大量的培训和教育。要保证你在这方面有充足的资源。你会希望利用目前各方面的可用资源，为自己赢得引导和支持。对内部员工开展方法论和技术培训，这样，他们就能接替你继续执行并维护项目。有连续性。这一点必不可少。要严肃地审视项目，尝试去想像在五年、十年、十五年期间，它是否还有潜力可挖。有实施计划。计划可以定义各项行动及其时间坐标，这样就把项目动态地确立了下来，也把它贯彻在组织中，使之成为现实。总结作为总结，我最后再提一些建议。你们大概发现，全面质量项目最大的难点就是确保每个人都充分理解项目，并对此做出完全承诺。有鉴于我此前就沟通方面所做的论述，我相信，你们应该严肃考虑一下，在组织里通过激励性的、小说的形式来传播全面质量概念，会为组织带来多大好处。采用这种方法，可以保证你达到必须的理解和承诺，获得坚实的基础来构建全面质量项目。读完本书，您或许希望您的员工和同事也能分享它。或许，您甚至希望结合本书，开展员工招聘和培训工作。那么，为什么不向该书的出版商批量购买呢？