如果文章很短(支持每一关键句论点的段落少于两个)，读者很容易明白文中的论点和相互之间的关系。给这些观点加上下划线，它们就会跃人读者的眼帘(见表 10—1)。表 10-1 让观点跃入眼帘收件人：发件人：日期：关于：超级决战有奖竞猜我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划执行。我关注以下三方面：1．观众如何了解规则?按我的理解，观众通过收看电视广告就能参加竞猜，意味着他们对正式规则无法直接了解。如果不使用彩票，只能通过在"3x 5"大小的白纸上手写结果并注明"全明星"字样进行投票。由于规则只在报纸上刊登，观众就得购买报纸，还可能产生抽奖的问题。2．有没有必要进行竞猜?规则草案中说奖项是通过随 抽 决定的，但并没有提及只有竞猜正确者才参加抽奖，代理商也是这么说的。如果是这样的话，还有必要进行竞猜吗?1613．广告是否明白无误?我也向代理商提过，有奖竞猜的结果应该明白无误地告诉观众。沿用上季度用于广告的高速技术，可能会带来一些麻烦。期待您的答复。多谢。如果文章较长，支持每一关键句论点的段落多于两个，可以如表 10-2 所示，通过标题来介绍和反映你的论点。表 10—2 系统安排关键句观点收件人：发件人：日期：关于：8 月 25 日现场销售会在 8 月 25 日举行的现场销售会上，我们计划讲授如何为超市连锁店设计具有潜在盈利能力的饮料销售区，并将设计提交连锁店管理层。为了进行练习，我们需要每个区域各一家存在问题连锁店的概况。也就是说，我们的要求是：?在 7 月 11 日前选出一家符合我们要求的连锁店?在 8 月 10 前收集所需资料?在 8 月 15 日前整理并返回资料如何选择连锁店为适合我们的目的，你选择的连锁店应该是??多级标题法使用多级标题的基本方法是：不同层次的思想观点用不同的标记区分；层次越低的思想观点离页面的左端越远；同一层次的思想观点采用同一视觉形式(见表 10—3)。因此，主要思想观点可以采用每节标题左端对齐的形式；次要思想观点可以采用小节标题的形式；次次要思想观点可以采用编号段落的形式，依次类推。当然，标题的选择不一定非要墨守陈规，但不论采 何种形式，一个标题应该代表一个思想层次。表 10—3 标题应配合思想观点的层次1．这是每章的标题每章的标题应该编号和居中排列，并反映每章的主要思想。紧接标题(或题目)的段落应该清楚地表达主要概念，并提供读者需要的其他一切信息，以保证在提出论点以及论证方法之前你和读者"处于同样位置" 。接下来其他章的标题也应采 同样的形式。思想的不同侧面，可以用段落标记或其他明显标记加以区分，如；★ 第一主要思想★ 第二主要思想162这是每节的标题每节的标题措辞也要反映每节的思想，第一节标题和其他各节标题也应采 同样的形式。每节可以进一步划分为若干小节或编号段落(如果论点不长的话)。必须介绍每一小节的主要思想，不同思想可以用段落标记加以区分：★ 第一次要思想★ 第二次要思想这是小节标题同样，小节标题也应反映小节的主要思想，所有小节标题应采 同样的形式，可以用段落标记加以区分小节内的不同思想。1、这是编号段落。可以在首句或第一个词组下划线，以强调所有编号观点具有相似性。说明一个观点可能需要不止一个段落，但最好不要超过三个。—这是划符号段落，用以区分编号段落的不同思想?这是点符号段落，一般很少把一个思想观点细分到此* * *除了以上划分思想的方法外，还可以使用星号(*)和段落标记(★)。三个星号居中排成一行，说明下面是一节的总结性评论(见上文)。使用段落标记(★)进行罗列，当包括的项目少于 5 个时(例如上面所列的每节标题)，或某一段落里含有要强调的论点，需引起特别注意。★ 这些段落应使用粗体字，并 量简短1．每一层次的标题不可能只有一个标题反映的是金字塔里不同层次的思想，每一层次不可能只有一项内容。因此，文章里不可能只有一个章节标题，一个小节标题，一个编号段落或一个划项段落。说得更清楚一些，就是不要像报纸杂志那样，仅仅为了使页面好看，用一个标题把上下文分开。标题的目的是为了引起读者注意，它所代表的观点是一组观点中的一个，所有的观点共同解释或捍卫它们支持的整体思想。2．相同的思想观点应采用相同的形式每一组思想观点都是同一类的思想观点，为了强调这种同一性，每个标题的措辞应该采用同样的语法形式。所以，如果第一节的标题中第一个词是动词，其他各节标题的第一个词也应该是动词；如果第一小节的标题中第一个词是介词，其他各小节标题的第一个词也应该是介词，举例如下：163任命一位全职的总经理协调各项活动实施各项改进建立明确的职权范围根据支持的需要对饭店重新分组安 专人负责海外业务从指挥链中撤走所有委员会从上例中可以看到，第一组中各小节标题的第一个词是动词，并不意味第二组中各小节标题第一个词也必须是动词。记住，在主要章节的组与组之间的思想观点之间有一堵看不见的墙。因此，要强调的是同一组中各小节思想观点之间、而不是不同组的各小节之间的同一性。3．标题用词应反映思想的精髓标题的作用是提示，而不是统领下文，因此应该 量简明扼要。例如，在前面的例子中，第一节的标题如果写成"任命一位全职的总经理来 行明晰的中央集权"就太累赘了。4．标题和正文应分开考虑标题更多的是为眼球而写，而不是为头脑而写。因此，很少有人仔细阅读标题，不能靠它作为正文的一部分来传递信息。比如说，不要这样写：任命一位全职的总经理这一行动 进一步明确日常的职责??相反，紧接标题的第一句话应该表明你在转向一个新的话题。整篇文章要做到即使没有标题，读起来也非常顺畅。但是这一原则不适用于编号段落。编号段落是正文的必要组成部分。5．每组标题应予以介绍这样做是为了说明该组标题将解释或辩论的主要论点，以及将要提出的思想观点。如略去这段介绍，读者可能一头雾水，只有读到文章的结尾才弄明白你在本节中想要证明的论点，而这时他可能记不起文章的开头部分了。因此，千万不要紧接着文章题目写每一章节的标题；也千万不要紧接着每一章节的标题写每一小节的标题。6．不要滥用标题这可能是所有规则中最重要的一条。只有当标题有助于说清楚所要传达的信息，有助于读者领会你思想的细枝末节时才使用。通常情况下，没有必要在每一节标题下再设置分支。标题如果安得恰当，可以作为所写报告的目录摘要，是另一个对读者有用的工具，使164读者与作者的思维保持一致。从上文注意事项 2 的例子中可以了解它对于沟通的价值。当然，只有把真 的思想观点放在金字塔的方框里，这一方法才能奏效。如果目录中的标题和下面例子中的一样，就失去了和读者沟通的价值：目 录序言背景发现结论建议1231523通常情况下，切忌在报告中使用诸如"序言"和"背景"之类的标题。上例中，序言和背景有重叠的部分，都包含介绍性的信息；另外也没有必要。标题是用来表示思想的不同层次的，而在上例中，"思想"直到"发现"这一关键句层次才算理论上的开始。下划线法另一种表示思想观点层次的常用方法是用下划线标出关键句层次下的所有支持性论点(见表 10—4)。更低层次的支持性论点也全部用下划线标出，但在字体和行首缩进上有所区别 (英文用大小写加以区别，而中文用字体或字号或加粗加以区别——译者注)。表 10—4 行首缩进和下划线也可以表现层次题目反映中心论点关于情境，写一个自然段左右。XXXX XXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXX关 于冲突 和疑问 ，写一 个自然 段左右 。有时 候疑 问是隐含 的。 XXX XXXXXXXXXXXXX XXX XXXX XXX XXXX XXXXXXXX说明中心论点。如果文章长度超过 7 个自然段，用关键句说明论点：★ 第一关键句论点★ 第二关键句论点★ 第三关键句论点安上符合第一关键句论点的标题写一段简短的介绍引出并重申第一关键句论点。如果一节的长度超过 7 个自然段，在下面各行中说明支持性论点，并居中排列，然后：1651．紧靠页边给支持性论点编号；大写；加下划线。(1)行首缩进至下一层次；编号带括号；加下划线；大小写混用。1．如果文章很长，编号不带括号；行首缩进至下一层次；加下划线；大小写混用。?行首缩进至下一层次，加固点；只有首字大写。—行首缩进至下一层次，加短划线；只有首字大写。这种页面的形式非常难看。现在，很多人把主要论点用粗体字表示，而把低层次的支持性论点用下划线表示，这样做起码能使页面更有吸引力。1．紧靠页边给支持性论点编号；大写；加下划线。(1)行首缩进至下一层次；编号带括号；加下划线；大小写混用。1．如果文章很长，编号不带括号；行首缩进至下一层次；加下划线；大小写混用。无论采用哪种形式，下划线法的目的都是为了阅读方便和提高阅读速度。对读者来说，只需浏览一遍主要论点就能轻松地理解整篇文章，但对作者来说有点难度，因为其中有许多苛刻的原则：1．必须严格运用问／笞逻辑下一层次的各个论点必须而且只需直接回答上一层次论点提出的问题。这种格式不允许用优美的语言或详细描述，因为会 坏对逻辑清楚明确的展示。如果确有必要，可以在每一节的序言或结束段落里详细描述或给出背景资料。2．必须注意论点的措辞，说明论点的信息越少越好如果读者必须费力看完 30 个单词后才能抓住论点，就很难理解文章的逻辑关系。所以当你发现自己的论点超过 12 个单词，或者包含不止一个主语和谓语时，就应该重新考虑论点的措辞。3．必须坚决把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内很多人无视这一要求，只是简单地罗列观点，而忽略了演绎和归纳的细节。在演绎推理的链条中，永远不会有四个以上的论点；在归纳推理的链条中，则不会超过五个。如果发现自己的论点超过了以上数字，你很可能没有对自己的论点进行分组。这时，你应该重新考虑自己所说的一切。小数编号法许多公司以及大多数政府 构都喜欢用数字而不喜欢用标题强调文章的细分部分，有的甚至给每一个段落编上号。这种方法的优点在于，任何一个话题或建议都能方便准确地查找到。166但是，频繁的使用索引编号容易分散读者对文章整体或整节内容的关注。另一个明显的缺点是，如果修改文章时删去一个或几个段落，就需要对所有后续的段落重新编号，文字的处理也是件令人讨厌的事情。虽然编号法方便查找，但最好和多级标题法配合使用。多级标题的优点是可以帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章，多级标题可以起到恢复记忆的作用。此外，作为查找参考，你会发现"第四章第一节有关制造利润??"的说法比只说"第四章第一节??"更清楚。看到前一种说法，读者在查找具体章节时头脑中已经有了大概的了解，而在后一种情况下，读者必须找到该章节后才能开始考虑文章大意。表 10—5 中的文字是从安东尼?杰伊的《有效的演示》一书第五章开头部分摘录的，用来说明使用标题／编号法后文章的最后版面：我们应该使用什么样的编号体系呢?下面是常见的一种：I．没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命1．1 其他动物在危险来临时会 开1．1．1 狗会留下来1．1．1．1 即使留下意味着死亡167下面这种使用起来更简单：I．没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命1．其他动物在危险来临时会 开a．狗会留下来i．即使留下意味着死亡任何一种编号体系都应该反映文章中思想的 际层次。对于序言、总结性概括、连接性评论或次要论点的引言所在的段落，不必编号。行首缩进法有时你的文章很短，标题或编号不适合用来突出思想的层次。然而你仍然要处理不同组