问题是没有进行授权(见图 7—2)。明确地指出公司存在的问题后，他就可以将思维的重点转到找出解决方案上。图 7—2 "缺乏思想"的句子 盖了思考不完全的事实因此，费一点劲儿从思想组中得出正确的概括性思想是非常重要的。那么，我们应该怎样进行正确的概括呢?首先，如上一章所述，你必须检查该组思想的分组基础，保证其相互独立／完全穷 (Mutually exclusive，Collec-tively exhaustive)(即：其逻辑顺序反映的是一个有效的过程、结构或分类)。然后，你还需要确定准备得出的概括性思想的语句类型。思想的表达方式与其分组基础无关，可以是行动性语句，即告诉读者做某事；也可以是96描述性语句，即告诉读者关于某事的情况。★ 概括行动性思想时，应说明 施行动后的结果。★ 概括描述性思想时，应说明这些思想具有的共同点的含义。如图 7—3 所示，在概括归纳性的思想组时，应指出 施行动后产生的结果或从其共性中得出某种推论。图 7—3 论述的形式决定概括的过程说明行动产生的结果商业文书中的很多思想都是行动性语句，即可以用"步骤"、"建议"、"目标"或"改革"之类的复数名词表示的语句。在编写操作手册时、拟定行动计划时、介绍系统功能时或说明解决问题的方案时，你都会用到行动性语句。但是，对行动性思想进行表述、关联和概括，以说明采 某项行动的方式或某事运作的方式，是我所知道的最艰难的思维过程。世界上难以读懂的操作手册不胜枚举，以管理目标为手段进行管理而失败的例子更是数不胜数。难点在于行动性思想之间的联系方式。我们知道，由于采 行动总是要达到某种目的，因此，对一系列行动的概括也必定是 施这些行动所产生的结果。任何一组相互独立和完全穷 的行动思想加上其导致的结果，就能够形成一个独特的封闭体系。也就是说，如果某人采 了一系列特定的行动，就肯定能够产生此前已经说明的特定结果。由大量行动性思想组成的过程可能包括一系列在不同层次上的独特的封闭体系（见图 7-4）。97图 7—4 根据行动性思想产生的结果进行分组到这一步还没有什么难处。问题在于：任何一组中的行动性思想除了共同导致特定结果之外没有任何明显的关联。换句话说，虽然某些行动性思想可能分 不同层次上的原因或结果，但是所有的行动性语句看起来都很相似。这些句子都可以用"你应该??"或"我们将??"之类的词语开头，然后接上一个动词。因此，你无法从单独的句子上看出行动性思想之间的联系，而必须根据你希望达到的结果作出判断。也就是说，当你罗列出了一些你认为 现某一目标应当采 的行动时，你必须先指出这些行动应当达到的结果，然后才能判断自己是否遗漏了任何行动。但是，行动可能达到的结果又 决于共同 施的特定行动。这种行动与结果的相互依赖性使你难以理顺自己的思路，尤其是当你准备说明一个包括许多步骤和阶段的过程时更是如此。别着急，我们还有一些能够帮助你理顺思路、轻松表达的技巧：★ 在将各行动性思想联系起来之前，先用 量明确的语言表述各行动性思想。★ 找出一些明显的因果关系组合， 量使每一组思想中的步骤保持在五个以下。★ 直接从行动性语句中概括出行动结果。使用明确的语言在一个由因果关系组成的多级结构中，你可以说： "我做最下面的这些事情是为了达到上面的这个结果，我做上面这一组事情是为了达到更上面的结果"，等等，依此类推。每一个思想都必须与其同组的另一个思想相互独立(即没有重合)，而且每组中的思想针对其概括性思想而言都必须是完全穷 (即没有遗漏)。在判断某组思想是否是完全穷 时，我们必须能够非常明确地指出其要达到的结果，明确到就像手中拿着成品一样。举个例子，你不能含糊地说 "：我 做这三件事是为了提高利润。因为利润提高 10 个百分点和提高 2 个百分点都是提高，但是为此而采 的措施肯定不同。"98为了使读者理解得更清楚，也为了便于自己检查思路，你可以这样表达："我做这三件事是为了在明年 1 月 15 日以前将利润提高 10 个百分点。''这种明确的措辞有助于判断你罗列的措施是否确 能够造成该结果。当然，你想要达到的结果不一定总是可以用数字表达的目标，但是必定有某种明确的方式可以判断是否 现了这一结果。你可以采 的一种有效的方法，就是想象一个真 的人确采 了这些行动，以便了解他所能获得的结果，然后再根据这一结果修改行动性思想的措辞。根据上面的判断标准，下面这个句子简直就是胡言乱语：我们必须培养一种世界意识，使每一个人都认识到自己是世界社会中的一员。这句话想让我们做什么?我们怎样才能知道自己已经达到这一目标?你能将一个已经"培养了世界意识"的人，与一个还没有做到这一点的人区分开来吗?如果不能，就说明你根本无法了解作者的 际意图。更糟的是，你也没有办法想出为 现这一目标必须采 的措施。也就是说，你无法回答"如何做到厂这个问题，无法填写下图中的空白方框。从这个意义上说，上面这句话没有任何思想价值。当然，也可能有人会认为这句话还是具有感情价值的。如果你用模糊的语言表达一系列行动步骤，问题可能就更严重了，因为人们几乎不可能理解你究竟想让他们做什么。例如：为了就事论事、进行健康有益的辩论，减少 矛盾演化为冲突的可能性，特 工作组必须做到以下几点：★ 处理好各种个人态度问题；★ 同公司员工建立良好关系；★ 培养良好的谈话技巧；★ 有效安 和进行谈话；★ 学会求同存异。特别工作组究竟要做到什么才能保证进行健康有益的辩论呢?如果他们做到了这五件事情，将会达到什么结果呢?我们无法想象最终的结果，也就无法明确地判断我们完成的结果99就是这些行动步骤应当达到的结果。而且，由于不知道最终的目标究竟是什么，我们也无法判断这五个步骤是否确 能够 现这一目标。惟一能够避免出现这种问题的方法，就是迫使自己找到一个明确的最终结果或临界点，使你能够据此判断某步骤已经完成，然后再根据这一结果对各行动步骤的语言进行修改。表7—1 列举了一些典型的措辞含糊的例子，并根据作者的真 意图进行了相应的修改。表 7-1 行动性思想的措辞必须明确原表达方式1、加强地区作用。2、减少应收账款3、评估管理过程。4、改善财务报告。5、处理战略问题。6、重新部署人力资源。原来的函意1、赋予各地区编制计划的权力。2、建立追讨逾期账款的 制。3、确定管理过程是否需要修正。4、建立能够预报变化的系统。5、制定明确的长期战略。6、将人员部署在与其能力相应的职位上。你可以看到，修改后的句子都比修改前更容易理解了，因为修改后的句子能够使大脑产生某种形象。在阅读的过程中，如果能够"看到"某种形象，将使读者对文章产生更大的兴趣。这种将结果明确化的方法对作者而言具有更重要的意义，因为这种方法能够 使作者进一步深入思考。例如，在表 7—1 中的第一个例子中，当我假定我已经将编制计划的权力授予各地区后，我可以想象到各地区在编制年度计划。这会 使我进一步思考：除了这些计划，是否还需要做什么以达到更高的目标?譬如：★ 我怎样才能知道各地区编制的计划是否正确?★ 计划提交给我以后该怎么办?我想到，也许除了授权，我还应当建立一个确定年度计划目标的系统；也许我还需要成立一个计划评估小组，以管理整个计划编制过程。但是，对于"加强地区作用"，我能够想象到什么?地区作用应当是怎样的一种意象?这种不明确性无法 进下一步思考。在前面的图 7—4 中，你可能已经注意到：在多级结构中，一项行动可能既是原因又是结果。因此，不论处于哪一个层次，每一个步骤(行动)的措辞都必须非常明确。如果某一项结果的表述不明确，你就无法判断你是否已经列出了达到这一结果的所有步骤。例如，以下是一组作者建议采用的行动步骤：确定和追讨逾期应收账款：1001．定期计算大额和中等金额款项的逾期时间。2．根据金额和逾期时间发出催款通知。3．追收逾期账款。4．长期逾期账款多在董事层级解决。5．必要时使用追账公司。该作者认为，如果公司执行了这些步骤，就能够 现最上面列出的目标。但是这个目标本身就不明确(究竟如何"追讨"逾期账款?)，而且多数步骤也不明确。 到我提出的质疑后，该作者说： "这很容易" ，并画了下面这张表格。时间数额超过 10 万美元1 万—10 万美元少于 1 万美元1 个月2 个月3 个月4 个月5 个月6 个月他说： "应收账款的逾期时间在 1 个—6 个月之间，数额在 100 美元至 10 万美元之间。我想做的是这样：1．逾期 1 个月的账款，不要采 任何行动，只是让财务部门按正常 径寄出账单。2．逾期 2 个月的账款，由财务部门寄出催款通知。3．逾期 3 个月的账款，由销售人员上门催款。4．逾期 4 个月的账款，由公司董事催款。5．超过 4 个月的逾期账款，交由追账公司办理。他忽然说，"啊，我知道我应该怎么说了。"他在纸上写下了这样的文章结构：减少应收账款：1． 逾期账款按逾期时间和金额分类。2．根据逾期账款的严重性分 按以下方式催收。——财务部门——公司董事——销售人员——追账公司这样的思路显然更清晰，但是文章的主题思想仍然有问题。只有在收到账款后，才能减少应收账款。但是，以上任何步骤都无法直接导致收到账款。因此，如果该公司执行这两个步骤，将得到什么结果呢?也许是追讨逾期账款的 制。这时，我们还可以看到明确的语言对指导思维的 际意义。一旦你明白你希望公司达到101的明确目标是建立一个追讨逾期账款的 制，你就可以回过头来再仔细地想一想，这两个步骤是否足以建立这样的 制。我想，至少你还应当再加上某种后续的步骤，也许可以是"要求销售部门不再向长期未付款的客户发货" 。对于使用明确的语言表达最终结果的必要性，我无论怎样强调也不为过。除非你使用的语言达到了这一要求，否则你根本就无法客观地判断你列出的行动过程是否包括了所有应当包括的步骤。有的人认为，他们可以通过使用疑问句绕过必须使用明确的语言这个要求。他们认为，对问题的回答将引出明确的结果。但是，这种方法 际上只能使你的思路更加复杂，因为你还是避免不了要想象最终的结果，并确定这一结果是否如你所愿。请看下面的例子：为了使内部和外部股东都能够看到战略联盟带来的普遍利益，并为此提供支持(股东同意 )，必须回答以下问题：1．相关的股东是否相信此结盟行动符合其利益?2．此举 对公司的声誉产生什么影响?市场对此 作出什么反应?3．主要高层管理人员是否愿意进行联盟(看到此举不会对其权力和位置构成威胁)?4．如果联盟可能对公司的任何个人或群体构成威胁，如何说服他们继续努力工作，以便取得联盟后的成功?5．客户、供应商、现有的联盟伙伴、金融机构和竞争者 如何反应?判断这种提问的方式是否有意义的最简单的方法，就是想象你派出五名亲信为你收集有关的信息。他们每一个人回来后都会向你提供一份答案。你得到的五类不同的信息，这些信息之间也未必存在关联。12345主 要 管理人员 使人们为联盟的 反应来自于：的反应成功而努力的方 2 客户法2 供应商2 现有合作伙伴2 金融 构2 竞争者股东们的看法 市场的反应你也可以想象自己只有一名不是很精干的职员为你提供帮助，时间非常有限，并且没有任何预算。什么方法能够最有效地指导该职员合理利用时间，并最终使你得到一份能够使股东们看到战略联盟的利益的计划?你可以这样做：102列举可能受到联盟行为影响 预测市场的反应的群体股东主要管理人员客户供应商现有伙伴金融 构竞争者决定使用其为联盟的成功而努力的方法这样，所有的人都能够理解这一过程，而且这一过程的第一步(第一栏)已经完成了。你现在只需派出一名职员完成第二步(第二栏)，完成第二步之后你再进行第三步(第三栏)。我再重复一遍，在处理行动性思想时，理顺自己的思路的最简单的方法，就是想象自己确 采 了这些行动，然后根据完成这些行动将导致的明确结果，修改各行动步骤的语言，使之更加明确。区分行动的层次大多数人在说明一系列行动步骤时，都倾向于采用他们希望你采用的顺序，但是这样做通常会使他们把原因和结果都放在同一个层次上。因此，你还需要掌握一种方法，即看到不同的行动性思想时，要有意地区分其层次，以便将每一个层次上的行动步骤控制在五个以内。这样能够使你更容易看清某一过程的总体结构，也能够使你在总结概括性"结果"时考虑较少的行动步骤。